Account payable adalah: Definisi, jenis, peran dan prosesnya
Account payable adalah istilah yang tidak asing lagi baik dalam dunia akuntansi maupun keuangan. Sebagai pemilik atau pelaku bisnis diperlukan pemahaman mengenai apa yang dimaksud dengan bagian ini. AP adalah singkatan dari account payable yang juga kerap disebut dengan utang dagang.
Lalu, seberapa pentingkan peran account payable bagi bisnis? Mari kita selami lebih lanjut pada artikel ini mulai dari pengertian mengenai hutang dagang, jenis, peran penting hingga prosesnya agar mudah dipahami.
Pengertian account payable
Account payable adalah tagihan yang perlu dibayarkan. Hal ini berarti sebagai dana yang terutang oleh vendor atau supplier untuk barang atau jasa yang dibeli secara kredit. Jumlah dari setiap transaksi yang terutang oleh suatu bisnis kepada supplier akan dicatat sebagai saldo utang dagang pada neraca. Sedangkan kenaikan atau penurunan pada total AP dari periode sebelumnya akan muncul sebagai laporan arus kas.
Penting untuk memberikan perhatian pada pembelanjaan bagian tersebut dan menjaga kontrol internal untuk melindungi kas dan aset serta menghindari ketidakakuratan faktur atau invoice. Kontrol internal ini sebagai upaya mitigasi adanya resiko bisnis yang terjadi.
Mempertahankan utang dagang yang terorganisir dengan baik merupakan sebuah kunci sehingga Anda tetap mengetahui efek AP pada keuntungan bisnis Anda. Sedangkan faktur account payable adalah sebuah pengajuan pembayaran yang dikirim dari supplier kepada departemen tersebut.
Contoh utang dagang
Utang ini berbeda dari jenis kewajiban lancar lainnya seperti pinjaman jangka pendek, akrual, deviden yang diusulkan dan tagihan dari exchange payable. Berikut beberapa contoh yang termasuk account payable adalah:
• Transportasi dan logistik
• Bahan baku
• Daya atau energi atau bahan bakar
• Produk dan peralatan
• Leasing
• Lisensi
• Jasa atau layanan
Apabila salah satu hal tersebut dibeli secara kredit, penting untuk segera mencatat jumlahnya ke dalam pencatatan account payable. Hal ini untuk memastikan bahwa neraca Anda selalu diperbaharui dan mempunyai laporan yang akurat atas jumlah yang terutang kepada vendor. Selain itu pencatatan yang segera dilakukan ini juga bisa memberikan transparansi pembukuan dalam proses akuntansi di bisnis Anda.
Jenis- jenis account payable adalah
Terdapat tiga klasifikasi utama hutang atau kewajiban suatu perusahaan. Jenis-jenis hutang tersebut diantaranya:
Hutang jangka panjang
Hutang jangka panjang atau seringkali dikenal sebagai hutang tidak lancar yang mana jatuh temponya setelah satu tahun atau bahkan lebih dari satu tahun. Hal ini termasuk bagian penting perusahaan untuk pendanaan jangka panjang. Perusahaan menggunakannya untuk memperoleh modal langsung guna mendanai pembelian modal asetnya atau investasi dalam proyek modal baru.
Pendanaan jangka panjang penting untuk menentukan solvabilitas perusahaan jangka panjang. Solvabilitas merupakan kemampuan perusahaan dalam mengembalikan pinjamannya sendiri baik jangka panjang maupun jangka pendek.
Apabila perusahaan tidak bisa membayarkan kembali kewajiban jangka panjangnya pada waktu jatuh tempo, maka perusahaan akan menghadapi krisis solvabilitas. Berikut beberapa akun yang termasuk pada kewajiban tidak lancar atau hutang jangka panjang:
• Hutang obligasi
• Utang wesel jangka panjang
• Kewajiban pajak yang ditangguhkan
• Hutang hipotek
• Sewa modal
Hutang jangka pendek
Hutang jangka pendek atau seringkali dikenal sebagai hutang lancar dengan jatuh tempo pembayaran kurang dari satu tahun. Hutang lancar penting untuk diperhatikan oleh manajemen agar bisa memastikan bahwa perusahaan mempunyai likuiditas yang cukup dari aset lancar untuk menjamin hutang atau kewajiban.
Berikut ini contoh kewajiban lancar:
• Hutang dagang atau account payable (AP)
• Hutang bunga
• Pajak penghasilan terutang
• Utang tagihan
• Biaya yang masih harus dibayarkan
• Pinjaman jangka pendek
Hutang kontinjensi
Jenis hutang kontijensi adalah hutang yang berpotensi muncul pada peristiwa yang tidak tentu. Kewajiban ini merupakan kewajiban potensial, misalnya pada saat perusahaan menghadapi tuntutan hukum sebesar Rp 75 juta maka perusahaan akan menanggung kewajiban jika gugatan berhasil terbukti. Akan tetapi bagaimanapun kalau gugatan tidak berhasil, maka tidak ada kewajiban yang muncul untuk dibayarkan.
Pada standar akuntansi, kewajiban kontinjensi hanya tercatat jika kewajiban tersebut mempunyai kemungkinan besar. Kemungkinan besar ini didefinisikan yang mana cenderung akan terjadi. Jumlah kewajiban yang dihasilkan dapat diperkirakan dengan wajar. Berikut ini beberapa contoh dari hutang kontinjensi:
• Gugatan atau perkara hukum
• Garansi produk
Baca juga, Definisi hingga perbedaan piutang dan utang pada bisnis
Atur & bayar setiap tagihan dengan mudah!
Mengapa account payable berperan penting?
Secara umum account payable mempunyai peranan penting dalam bisnis, antara lain:
Menjaga hubungan bersama vendor
Menjaga hubungan positif dengan vendor menjadi salah satu bagian utama bisnis. Ketika bisnis Anda mampu membayarkan utang secara tepat waktu, maka akan membangun kredibilitas yang kemudian memudahkan negosiasi saat diperlukan.
Misalkan saja kemampuan mendapatkan harga bahan baku yang lebih rendah dari hasil negosiasi yang terjalin bersama vendor.
Kepatuhan terhadap peraturan
Membayar tagihan tepat waktu dan sesuai regulasi yang berlaku menjadi bagian krusial yang sebaiknya diperhatikan. Gagal bayar menjadikan bisnis Anda bisa terkena denda dan berpotensi memunculkan ketegangan yang berdampak pada kredibilitas usaha.
Maka dari itu, kelola setiap tagihan account payable Anda dengan baik. Salah satunya melalui platform otomatis seperti Volopay.
Berkaitan dengan arus kas
Sebagian besar kunci keberhasilan bisnis yaitu dari pengendalian arus kas. Meskipun arus kas negatif tidak selalu berarti buruk, tetapi arus kas negatif dapat menjebak dan mengantarkan bisnis berada pada krisis keuangan di masa mendatang sehingga sulit mendanai operasionalnya.
Mengatur proses dari struktur pembayaran yang menguntungkan bisnis dan sesuai bagi kedua belah pihak dapat menjadi opsi.
Melancarkan pengauditan
Ketika Anda mempunyai bagian tim account payable yang mempersiapkan segalanya dengan tepat, maka akan melancarkan pengauditan. Menjaga pencatatan agar tetap lengkap dan terorganisir, membantu mendorong proses pengauditan jadi lebih simpel dari yang semestinya.
Proses pengauditan ini tidak terlepas dari bisnis Anda, jika berantakan dapat mempengaruhi pada usaha yang sedang berjalan.
Fungsi account payable adalah
Salah satu fungsi dari account payable adalah mendukung kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan operasional perusahaan yang umumnya dilakukan antara lain:
Biaya perjalanan dinas
Hal ini seringkali terjadi pada perusahaan besar yang mana sebagai salah satu kegiatan operasional perusahaan. Biaya perjalanan dinas ini mencakup pembelian tiket pesawat, sewa tempat tinggal maupun biaya sewa kendaraan.
Bayar vendor
Utang dagang bisa membantu dalam melunasi utang atau pembayaran eksternal yang dilakukan oleh perusahaan. Pada umumnya ketika perusahaan melakukan pembelian dalam jumlah tertentu maka tidak langsung dibayarkan melainkan dibayar secara bertahap.
Selain hal di atas, account payable adalah berfungsi untuk pembiayaan internal perusahaan hingga menjadi indikator kesehatan keuangan bisnis. Jatuh tempo pembayaran hutang juga menggunakan akun tersebut sebagai acuan, mana yang harus dibayarkan terlebih dahulu.
Apa elemen utama dalam proses utang dagang?
Adapun tiga elemen utama yang biasanya diperlukan dalam proses account payable yaitu pembayaran pesanan, penerimaan laporan seperti kwitansi pembelian barang dan faktur vendor. Bagaimanapun pembayaran pesanan dan kwitansi adalah opsional yang tergantung pada bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya.
• Pembayaran pesanan digunakan untuk memulai pembelian yang dikirim dari departemen purchasing sebuah bisnis kepada vendor. Pembayaran ini juga menyertakan daftar barang yang diminta, jumlah setiap item yang diminta dan harga akhir pesanan.
• Setelah bagian purchasing menerima barang, laporan penerimaan dibuat untuk mendokumentasikan pengiriman. Laporan ini mencakup segala kerusakan atau perbedaan kuantitas pesanan.
• Terakhir, faktur vendor dikirim oleh vendor kepada bagian purchasing sebagai pengajuan pembayaran barang atau jasa yang ditawarkan. AP menerima faktur dari vendor dan memprosesnya dalam sistem manajemen perusahaan.
Baca juga, Account payable turnover: Definisi, rumus & cara hitung
Bagaimana proses account payable (AP)?
Proses account payable secara umum dibagi menjadi lima tahapan:
Penerimaan faktur
Proses pertama dimulai dari penerimaan faktur atau tagihan yang belum dibayarkan (utang). Penerimaan dokumen ini merupakan kunci pencatatan.
Pengkajian
Tim departemen utang dagang secara berhati-hati akan melakukan pengkajian atas faktur yang diterima, melakukan identifikasi vendor, item yang dibayarkan, total, tanggal diterbitkan dan pembayaran. Faktur perlu dicocokan dengan barang yang dipesan untuk memastikan validitas data.
Persetujuan invoice
Persetujuan faktur melibatkan pengkajian dan persetujuan faktur supplier. Seringkali departemen yang bekerja pada bagian utang dagang mondar-mandiri bersama dengan kertas faktur di sekitar kantor untuk memperoleh persetujuan yang diperlukan.
Pembelian harus memperoleh persetujuan dari manajer departemen utang dagang beberapa hal yang disetujui biasanya berupa kuantitas, harga dan tujuan pembelian perlu diverifikasi.
Pencatatan
Setiap pengeluaran dicatat pada buku pengeluaran perusahaan bersamaan dengan faktur dan data terkait untuk disimpan sebagai referensi ketika diperlukan nantinya.
Eksekusi pembayaran
Mengikuti otorisasi pembayaran, faktur dibayarkan hingga detail remitansi yang perlu dikirim ke vendor. Tim utang dagang akan mengirimkan pembayaran secara elektronik atau melalui cek dengan otorisasi yang tepat. Segala pembayaran harus dilakukan secara tepat waktu atau lebih awal.
Baca juga, Cara membuat laporan account payable beserta contohnya
Apa yang terjadi ketika proses account payable adalah dilakukan manual?
Proses account payable yang dilakukan secara manual bisa memberikan hasil kinerja dan ketidakakuratan pelaporan keuangan serta dapat mencegah anggota tim dalam melakukan aktivitas yang lebih produktif agar bisa berkontribusi untuk laba perusahaan.
Adanya inefisiensi yang dikarenakan oleh kesalahan manusia karena tidak bisa dihindari mengakibatkan keterlambatan pembayaran sehingga kehilangan diskon pembayaran di awal hingga pembayaran yang tidak akurat.
Selain itu manual proses ini juga bisa meningkatkan kecurangan atau penggelapan. Berdasarkan alasan ini maka penting untuk mempunyai tim utang dagang yang selalu melakukan pencatatan secara mutakhir dan teratur. Tujuannya untuk memastikan bahwa perusahaan Anda tidak kehilangan kesempatan atau ketidakakuratan pelaporan keuangan.
Seringkali bagian akuntansi mencocokan item dengan faktur yang diterima secara manual, melakukan pengecekan dengan membandingkan dokumen secara berdampingan sebagai bagian dari proses manajemen faktur. Tentunya metode ini memakan banyak waktu karena tanpa otomatisasi sistem pada proses account payable.
Baca juga, Tips memilih software hutang dagang terbaik
Masalah proses account payable yang bisa terpecahkan bersama Volopay?
Volopay perusahaan berbasis teknologi finansial berinovasi memecahkan beberapa masalah account payable yang seringkali terjadi secara manual seperti yang disebutkan di atas melalui software ataupun aplikasi. Masalah yang berhasil terpecahkan diantaranya:
• Membantu mengurangi proses pencatatan data manual hingga kecurangan yang mungkin bisa terjadi
• Membantu mengingat tanggal pembayaran tagihan mana yang perlu diselesaikan sehingga tidak ada pembayaran yang terlewatkan
• Membantu manajer untuk menyetujui segala pengeluaran berkala di satu tempat
• Membantu menampilkan segala jenis faktur di satu tempat, tidak ada faktur yang tercecer atau hilang
• Membantu tim keuangan yang seringkali mengejar kepala departemen atau manajer untuk konfirmasi persetujuan pengeluaran secara otomatis, bukan manual lagi
• Membantu melacak pembayaran kepada vendor secara lebih tertata, diskon pembayaran awal bisa diperoleh
Otomatisasikan proses hutang dagang di bisnis Anda sebagai solusi dari rumitnya proses manual yang dijalankan melalui pengintegrasian mutakhir dengan software akuntansi yang dimiliki.
Anti pening dengan proses otomatis
FAQ's
Secara singkat, terdapat langkah-langkah umum dalam proses account payable yaitu penerimaan faktur, memberikan review atau pengkajian, persetujuan invoice hingga eksekusi pembayaran.
Pengelolaan account payable yang tepat dapat membuat arus kas lebih sehat. Memberikan gambaran dalam pengambilan keputusan apakah nantinya pembayaran vendor sebaiknya dilakukan secara tunai atau berhutang.
Hutang usaha merupakan salah satu jenis liabilitas. Dalam konteks akuntansi atau keuangan, liabilitas mempunyai arti yang lebih luas sebagai kewajiban atau hutang. Misalkan utang bisnis kepada vendor.
Ap adalah singkatan dari account payable atau juga kerap dikenal sebagai hutang dagang.