General ledger: Pengertian, fungsi, dan cara membuatnya
General ledger adalah tempat untuk mulai mengatur semua informasi tersebut sehingga Anda dapat menjaga kesehatan keuangan.
Biasanya general ledger disimpan oleh pemilik atau akuntan. Dulu, general ledegr dilakukan dengan manual, tapi sebagian besar bisnis sekarang menggunakan software akuntansi untuk menyederhanakan prosesnya.
Melacak semua transaksi keuangan bisnis Anda dengan cermat sangat penting demi kelangsungan organisasi.
Namun, sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin kewalahan dengan banyaknya akun, kredit, debit, pendapatan, dan hal lainnya yang Anda dengar sepanjang hari.
Apa itu general ledger?
General ledger adalah sistem catatan untuk transaksi keuangan dalam sebuah organisasi. Biasanya sistem catatan ini disimpan di atas kertas, di komputer, atau di cloud.
General ledger adalah dokumen yang memuat transaksi keuangan lengkap dengan akun bernomor, seperti debit dan kredit.
General ledger juga menyimpan semua data yang diperlukan untuk menyiapkan laporan keuangan berkala — seperti neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, dan laporan keuangan lainnya — secara bulanan, triwulanan, atau tahunan.
Data transaksi dalam general ledger disusun berdasarkan jenis: aset, kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan, dan beban. General ledger, terkadang disingkat GL, juga dikenal sebagai jurnal umum.
Untuk perusahaan besar, general ledger dapat berisi ribuan akun, yang dikenal sebagai bagan akun, mewakili saldo yang dihasilkan dari jurnal, sub buku besar, dan data transaksi sistem eksternal.
Manfaat general ledger
General ledger accounting adalah dokumen yang memiliki banyak manfaat terutama untuk memeriksa kesehatan dari keuangan perusahaan. Berikut adalah manfaat dari general ledger.
1. Meningkatkan arus kas
Semua permintaan transaksi dan tagihan dilaporkan secara real-time jika Anda menggunakan software akuntansi. Tim keuangan juga dapat melacak semua transaksi secara akurat tanpa penundaan.
Hal ini akan membuat proses pembayaran menjadi lebih cepat sekaligus meningkatkan arus kas bisnis dan menghasilkan operasi yang lebih baik.
2. Visibilitas yang lebih baik
Meskipun buku besar bisnis melacak hutang, itu hanya jumlah total. Buku besar AP dalam buku besar umum membantu organisasi mendapatkan visibilitas lengkap atas faktur dan kuitansi semua vendor mereka.
Hanya ketika Anda mendapatkan perincian keuangan terperinci mengenai hubungan bisnis Anda dengan pemasok, Anda dapat membuat keputusan perkiraan tentang pengeluaran di masa mendatang.
3. Penghematan biaya
Melacak semua uang yang Anda berhutang dalam buku besar kreditur juga memberi Anda visibilitas atas faktur mendatang yang perlu dibayar.
Hal ini memastikan bahwa Anda tidak melewatkan pembayaran pemasok atau kreditur tepat waktu dan membantu menghindari biaya keterlambatan pembayaran.
4. Efisiensi lebih
Efisiensi di bagian departemen keuangan Anda tidak hanya membantu menutup hutang lebih cepat tetapi juga mencerminkan peningkatan efisiensi untuk departemen lain yang bergantung pada tim keuangan untuk melakukan pembayaran yang diperlukan.
5. Mudah untuk audit
Jika tim Anda tidak memelihara akun anak perusahaan yang tepat untuk setiap vendor atau pemasok, maka akan menimbulkan masalah dalam proses audit.
Ketika buku besar hutang Anda diperbarui dan diisi dengan semua informasi yang diperlukan, maka menjadi sangat mudah bagi auditor untuk memastikan bahwa semua transaksi keuangan perusahaan dilakukan secara sah.
6. Hubungan yang lebih baik dengan vendor
Melacak semua transaksi antara perusahaan Anda dan vendor menggunakan perangkat lunak AP otomatis seperti Volopay membantu membangun hubungan bisnis yang kuat dengan mereka.
Semuanya transparan dan terlihat di dasbor sehingga membantu Anda membayar tepat waktu.
Fungsi general ledger
Menyediakan dan menginformasikan laporan keuangan
Menyimpan catatan terperinci seperti buku besar membuat lebih mudah untuk menghasilkan laporan keuangan dan dokumen yang dapat memberi pemilik dan pemangku kepentingan gagasan yang lebih baik tentang posisi keuangan mereka.
Mengisi laporan keuangan lainnya
Laporan lain, seperti neraca Anda (lebih lanjut tentang itu nanti), dapat diisi lebih mudah dengan merujuk ke buku besar.
Menyederhanakan pajak
Memiliki semua dokumen dan catatan Anda di satu tempat dapat menghilangkan pusing saat mengajukan pajak.
Melacak arus kas
Jauh lebih mudah untuk mendapatkan gambaran tentang tren, kekuatan, dan kelemahan saat melacaknya di akun buku besar.
Mendeteksi kesalahan dan penipuan
Demikian pula, ketidakkonsistenan, apakah disengaja atau berbahaya, akan diidentifikasi dengan cepat jika dicatat dan diperiksa secara teratur dalam buku besar umum.
Menyusun neraca saldo
Neraca saldo adalah bagian penting dari catatan akuntansi Anda. Ini melibatkan penggunaan catatan Anda untuk menjumlahkan kredit dan debit Anda untuk memastikan saldo saat ini benar dan untuk mengidentifikasi kesalahan akuntansi.
Anda dapat merujuk ke saldo akun buku besar Anda secara berkala untuk membuat saldo percobaan ini.
Melacak pengeluaran
Mendokumentasikan semua transaksi perusahaan Anda, termasuk setiap pengeluaran, dalam buku besar dapat membuat Anda lebih sadar akan pengeluaran Anda.
Tahukah Anda kalau biaya dan beban adalah faktor utama dalam akuntansi? Baca artikel kami tentang perbedaan antara biaya dan beban dalam akuntansi bisnis yang akan membantu proses akuntansi Anda.
Komponen dalam general ledger
1. Aset
Dalam akuntansi, aset adalah sumber daya yang memiliki nilai finansial.
Aset dapat berupa jangka pendek, jangka panjang, berwujud atau tidak berwujud, dan bisnis dapat menghitung nilai aset mereka dengan menambahkan kewajiban mereka ke ekuitas pemegang saham atau pemilik.
2. Kewajiban
Kewajiban adalah kewajiban keuangan bisnis, seperti pinjaman bank, hipotek, dan upah.
Beberapa bisnis akun kewajiban yang termasuk dalam buku besar adalah hutang dagang, hutang pinjaman jangka pendek, hutang yang masih harus dibayar, pendapatan yang ditangguhkan dan hutang obligasi.
3. Ekuitas
Ekuitas dalam akuntansi mengacu pada perbedaan antara kewajiban dan aset bisnis. Ini mewakili nilai bisnis setelah dikurangi kewajibannya.
4. Pendapatan
Pendapatan adalah jumlah pendapatan yang diperoleh perusahaan dari menjual produk atau memberikan layanan kepada pelanggannya. Sebuah bisnis dapat meningkatkan pendapatannya dengan memperoleh aset atau mengurangi kewajiban.
5. Pengeluaran
Pengeluaran adalah biaya aset yang digunakan bisnis untuk menghasilkan pendapatan. Misalnya, biaya operasi bisnis, seperti sewa dan utilitas, dihitung sebagai biaya.
Tutup buku lebih cepat dengan otomasi akuntansi
Informasi dalam halaman general ledger
Format untuk setiap halaman dalam buku besar biasanya konsisten di seluruh buku besar. Saat memformat halaman buku besar, Anda dapat menyertakan informasi berikut:
• Nama akun: Tulis nama akun di bagian atas halaman buku besar agar mudah ditemukan.
• Nomor rekening: Cantumkan nomor rekening pada baris di bawah nama rekening.
• Tanggal: Siapkan kolom tanggal sehingga Anda dapat melacak tanggal untuk semua transaksi keuangan Anda.
• Penjelasan: Kolom penjelasan memberi Anda tempat untuk memberi nama setiap transaksi dan menyertakan detail sesuai kebutuhan.
• Nomor referensi: Nomor referensi adalah nomor halaman di jurnal umum tempat Anda memposting riwayat transaksi. Menyertakan kolom untuk nomor referensi Anda memudahkan untuk menemukan di mana di jurnal umum Anda mencatat setiap transaksi jika Anda perlu merujuknya.
• Debit: Anda mencatat kenaikan aset atau pengeluaran perusahaan Anda, atau penurunan kewajiban atau aset Anda, di kolom debit untuk setiap transaksi.
• Kredit: Kolom kredit berisi kenaikan kewajiban atau ekuitas perusahaan Anda atau penurunan aset atau pengeluaran Anda.
• Saldo: Di kolom saldo halaman buku besar, Anda mencantumkan saldo awal di sel atas spreadsheet di bawah judul saldo, lalu Anda menambahkan atau mengurangi kredit dan debit untuk setiap transaksi menggunakan saldo awal.
Cara membuat general ledger
Di bawah ini adalah cara membuat general ledger yang umum dilakukan.
1. Buat akun general ledger
Setiap akun harus memiliki halamannya sendiri untuk memudahkan Anda menambah atau menghapus akun. Buat tabel untuk setiap akun dengan judul kolom berikut:
• Tanggal
• Nomor referensi
• Keterangan
• Debit atau kredit (dinyatakan sebagai angka positif atau negatif)
2. Transfer transaksi dari jurnal umum
Transfer transaksi keuangan dari jurnal umum ke akun yang sesuai di general ledger dengan semua detail. Transaksi ini biasanya dicatat setiap hari, dan, seperti buku besar, Anda akan memiliki kredit dan debit untuk setiap entri.
3. Beri nomor transaksi
Di bawah kolom nomor referensi, cantumkan nomor transaksi jurnal pada akun general ledger. Setiap data transaksional penting dalam akun harus ditransfer ke buku pembantu, seperti hutang dagang atau piutang dagang.
Sub-buku besar dalam setiap akun memberikan perincian khusus transaksi di balik entri yang didokumentasikan dalam buku besar akun, seperti jika didebet atau dikreditkan dengan uang tunai, hutang dagang, atau piutang dagang.
Mereka mungkin juga berisi informasi tentang tanggal transaksi, deskripsi, serta jumlah yang ditagih, dibayar atau diterima.
4. Menjaga keseimbangan
Untuk menghitung aset rumus yang diperlukan adalah Aset = Kewajiban + Ekuitas Pemilik (jumlah yang tersisa setelah kewajiban dikurangi dari aset serta jumlah yang diinvestasikan pemilik ke dalam bisnis)
Jika aset yang Anda catat tidak sama dengan nilai kewajiban ditambah ekuitas, saldo akun Anda perlu dianalisis dan diperbaiki untuk menghindari ketidakakuratan dalam laporan keuangan.
Setiap akun dalam general ledger accounting memiliki saldo debit atau kredit. Ketika semua ini ditambahkan bersama, hasil akhirnya harus nol karena maksudnya untuk mengimbangi satu sama lain.
5. Kelola buku besar dengan baik
Ada banyak cara untuk mengelola general ledger. Anda dapat mulai mengoptimalkannya sesuai dengan kebutuhan Anda. Buatlah format yang fleksibel dan perbarui sesuai kebutuhan serta gaya kerja.
Namun, pastikan Anda melakukan peninjauan secara berkala untuk mengurangi potensi kesalahan yang dapat mempengaruhi keuntungan bisnis.
Kelola general ledger lebih mudah bersama Volopay
Jika kegiatan melacak buku besar Anda menyulitkan dan terasa pusing, maka Volopay adalah solusi yang tepat untuk Anda.
Software Volopay dapat memudahkan pengelolaan keuangan bisnis dengan sistem otomasi akuntansi, pengelolaan invoice, hingga dasbor terpusat. Dengan beralih bersama Volopay, Anda dapat menghemat waktu, energi, hingga biaya karena data diproses lebih cepat dan akurat.