Biaya operasional adalah: Definisi, jenis & pengelolaan
Pengeluaran operasional terefleksikan dalam laporan keuangan perusahaan yang muncul setelah perhitungan pendapatan kotor.
Pada perhitungannya, biaya operasional adalah dikurangi pendapatan kotor untuk mengkalkulasikan pendapatan bersih perusahaan.
Biaya operasional ini memberikan gambaran tentang besaran dana yang dikeluarkan perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya.
Pengelolaan biaya operasional secara tepat menjadi suatu hal yang esensial, di samping itu pemantauan pengeluaran sebaiknya dilakukan rutin agar pengeluaran dapat terkendali dengan optimal.
Apa itu biaya operasional?
Biaya operasional mengacu pada biaya yang dikeluarkan bisnis untuk menjalankan aktivitas operasionalnya sehari-hari secara berkelanjutan. Beberapa biaya yang termasuk biaya operasional yaitu biaya inventori, sewa, peralatan, asuransi, penggajian, marketing dan biaya overhead.
Biaya overhead yaitu biaya tambahan yang tidak termasuk dalam proses produksi bisnis secara langsung.
Pengertian biaya operasional di atas juga berkaitan dengan COGS (cost of good sold) atau lebih dikenal sebagai harga pokok penjualan karena bersangkutan secara langsung dengan produktivitas bisnis seperti biaya material atau bahan baku, perbaikan alat dan lainnya.
Akan tetapi hal ini berbeda dengan pengeluaran biaya modal. Biaya operasional adalah erat kaitannya dengan pengeluaran operasional.
Sedangkan investasi yang dilakukan dalam bentuk aset modal, misalnya pabrik dan mesin perlu dikapitalisasikan (dicatat sebagai aset) yang mana termasuk biaya modal.
Biaya ini termasuk biaya jangka pendek, sedangkan biaya modal cenderung untuk melakukan investasi jangka panjang perusahaan. Tentunya biaya ini juga berbeda dengan biaya non operasional.
Apa perbedaan biaya operasional dan non operasional?
Pada bagian sebelumnya telah dibahas mengenai pengertian biaya operasional. Secara sederhana, biaya non operasional adalah biaya yang tidak berkaitan dengan aktivitas utama bisnis. Umumnya, biaya non operasional bisnis adalah kerugian atas biaya bunga dan disposisi aset sehingga nilainya seringkali cenderung lebih kecil.
Sedangkan biaya untuk pengeluaran operasional berkaitan sebagai pendukung aktivitas utama keseharian bisnis. Biaya tersebut dapat dihapuskan dalam jangka waktu tertentu. Agar semakin mudah dipahami, berikut contoh yang termasuk biaya operasional dan non operasional.
Contoh biaya operasional
Biaya ini seringkali dijumpai dalam keseharian aktivitas bisnis yang terdiri dari:
- 1. Penggajian karyawan
- 2. Asuransi
- 3. Lisensi
- 4. Penelitian
- 5. Marketing, termasuk digital marketing
- 6. Sewa
- 7. Penyusutan atau depresiasi
- 8. Biaya perjalanan dinas
- 9. Dan lain-lain

Contoh biaya non-operasional
Biaya non-operasional tidak berhubungan langsung dengan keseharian bisnis, tergolong biaya sekali bayar:
- 1. Biaya restrukturisasi
- 2. Biaya bunga pinjaman
- 3. Biaya transfer bank
- 4. Kerugian penjualan aset bisnis
- 5. Pembayaran gugatan

- 6. Dan lain-lain
Ketahui pengaruh pentingnya biaya operasional bagi bisnis
Pada umumnya, perusahaan selalu ingin memaksimalkan nilai profit.
Profit perusahaan atau laba ditentukan oleh dua hal yaitu meningkatkan pendapatan atau mengurangi pengeluaran operasionalnya.
Pemilihan pengurangan biaya dapat dirasa lebih fleksibel untuk dilakukan dalam meningkatkan laba.
Hal ini dikarenakan laba dipengaruhi oleh biaya, besaran volume penjualan dan harga jual.
Meskipun demikian, sebaiknya tidak memangkas biaya operasional dalam jumlah yang tinggi. Pemangkasan bisa dilakukan sebagai strategi jangka pendek perusahaan bukan jangka panjang karena bisa merugikan.
Pada saat pengeluaran operasional perusahaan meningkat secara tajam, bisa berpengaruh terhadap laba bersih.
Penstabilan atau pengurangan biaya tersebut diperlukan dalam perihal ini. Oleh sebab itu, kenaikan biayanya juga perlu diimbangi dengan kenaikan harga produk.
Akan tetapi, keputusan menaikkan harga produk bisa berdampak kepada pelanggan karena bisa saja perusahaan kehilangan pelanggan yang beralih ke kompetitor dikarenakan lebih memilih barang yang sama dengan harga produk yang lebih rendah.
Kategori biaya operasional adalah
Pengeluaran yang termasuk biaya operasional utama untuk bisnis terdiri dari dua jenis yaitu dibedakan menjadi biaya tetap (fixed cost) dan biaya variable (variable cost).
Biaya tetap dan variabel menghasilkan total biaya pengeluaran operasional bisnis. Meskipun demikian, dalam praktiknya terkadang juga terdapat biaya semi-variabel dengan penjelasan sebagai berikut:
1.Biaya tetap
Biaya ini tidak berubah, dilakukan secara konstan meskipun terdapat peningkatan atau penurunan baik penjualan maupun produktivitas.
Hal ini dikarenakan biaya tersebut harus tetap dibayarkan tanpa terpengaruh terhadap kinerja perusahaan seperti volume produksi.
Misalnya, biaya sewa yang perlu dikeluarkan perusahaan setiap bulannya. Meskipun penjualan bisnis bertambah atau berkurang, pengeluaran sewa tetaplah harus dibayarkan sehingga termasuk kategori biaya tetap. Biaya tetap ini juga termasuk, biaya overhead, asuransi, biaya keamanan dan peralatan.
Biaya tetap ini dapat dilakukan melalui perjanjian kontrak selama periode waktu tertentu dan tidak berubah selama perjanjian tetap berjalan.
Meskipun demikian, biaya tersebut membantu bisnis untuk mencapai menghasilkan profit per unit yang lebih banyak karena menghasilkan lebih banyak unit.
Berdasarkan hal tersebut, biaya tetap berkaitan dengan unit yang diproduksi sehingga produksi menjadi lebih efisien yang dibarengi dengan peningkatan produksi melalui pengurangan biaya produksi rata-rata per unit.
Oleh sebab itu, perusahaan besar dapat menjual barang yang sama dengan perusahaan kecil dengan biaya yang lebih rendah. Biaya tetap dapat tingkatkan berdasarkan jumlah produksi perusahaan.
Seperti pada saat bisnis mempunyai tingkat produksi yang semakin bertambah, maka perlu memperbesar ruang produksi agar bisa mengakomodasi produktivitas bisnis.
Contoh biaya tetap yang seringkali dijumpai yaitu pajak bangunan, gaji karyawan, sewa, depresiasi, biaya bunga, asuransi dan lainnya.
2. Biaya variabel
Berbeda dengan biaya tetap, biaya variabel adalah biaya yang bertambah atau berkurang tergantung dari produktivitas atau output bisnis.
Hal ini seringkali terjadi ketika perusahaan memesan produk dalam jumlah yang besar sehingga dapat memperoleh potongan harga atau diskon lebih murah. Jadi, biaya produksi per unit dapat sedikit berkurang.
Contoh biaya variabel yaitu biaya pembayaran listrik, biaya bahan baku, upah pekerja berdasarkan volume produksi, biaya logistik dan lainnya.
3. Biaya semi-variabel
Biaya yang terdiri dari biaya tetap dan biaya variabel seperti upah pekerja lembur. Biasanya upah pekerja reguler termasuk dalam biaya tetap.
Alasan upah pekerja lembur dianggap sebagai biaya variabel karena jumlah jam kerja lembur yang dibayarkan akan meningkat seiring produksi meningkat dan begitu pula sebaliknya, sesuai dengan produktivitas bisnis.
Berdasarkan penjelasan di atas, secara singkat biaya tetap adalah dikeluarkan secara konstan,tidak bersifat fluktuatif. Sedangkan biaya variabel dan semi-variabel dapat bersifat fluktuatif dari hari ke hari.
Biaya operasional adalah mempunyai peranan penting dalam laba bersih perusahaan sehingga jika tidak terkelola dengan baik, memunculkan berbagai masalah.
Beberapa kendala ketika biaya operasional kurang terkelola optimal
Biaya operasional adalah perlu dibandingkan dengan selama periode tertentu sebagai bentuk analisis perkembangan tentang apa yang terjadi. Perbandingan ini dapat dilakukan melalui perbandingan dengan kinerja pendapatan dan laba bisnis.
Pemotongan pengeluaran operasional dapat dilaksanakan selama periode yang ditetapkan, akan tetapi bukan sebagai pilihan strategi jangka panjang. Pemangkasan ini diharapkan bisa meningkatkan pendapatan bisnis secara temporer.
Selain itu, investor dan pemangku kepentingan perlu melakukan pengamatan atas naik turunnya biaya kemudian membandingkan dengan pendapatan dan keuntungan bisnis.
Apabila data biaya pengeluaran tidak bisa dikelola dengan baik, maka kualitas laporan yang diperoleh berpotensi mempunyai hasilnya yang kurang akurat. Tentunya ini berdampak pada pengambilan keputusan untuk strategi bisnis di masa depan.
Proses yang tidak efisien dan informasi yang tidak akurat, juga membuat bisnis kesulitan untuk mempertahankan arus kasnya.
Mempertahankan arus kas yang cukup untuk mendanai operasinal bisnis yang sedang berjalan dapat terkendala karena perusahaan sulit mengetahui jumlah ketersediaan dana operasional yang akurat untuk pembiayaan aktivitasnya.
Berikut cara kelola biaya operasional agar lebih efisien
Ketidakefisienan sebaiknya dihindari dalam bisnis sehingga diperlukan pencatatan yang akurat dan strategi terbaik. Supaya pengelolaan biaya operasional adalah dapat meningkatkan kinerja tanpa mengganggu penerimaan pendapatan.
Adapun beberapa hal yang bisa dilakukan untuk memenuhinya antara lain:
1. Pembayaran lebih awal
Pembayaran lebih awal kepada vendor bisa membantu Anda memperoleh diskon sehingga membantu menghemat biaya yang dikeluarkan perusahaan.
Perihal lain, setidaknya pembayaran dilakukan secara tepat waktu untuk menghindari keterlambatan pembayaran maupun pengenaan penalti.
Di samping itu, pembayaran yang terlambat bisa meningkatkan biaya pengeluaran bunga yang harus dibayarkan.
2. Terapkan kebijakan pengeluaran yang cerdas
Setiap bisnis tentunya mempunyai standar operasionalnya masing-masing, penerapan yang jelas penting dilakukan untuk menghindari kekeliruan yang bisa merugikan perusahaan.
Pengeluaran operasional bisa dilakukan melalui kebijakan persetujuan multi-level yang ditetapkan perusahaan secara otomatis.
Kebijakan pengeluaran ini membantu perusahaan untuk menjaga dana operasional tetap berada dalam anggaran karena setiap pengeluaran yang dilakukan bisa disetujui otomatis oleh para kepala departemen.Â
Tentunya hal tersebut merupakan terobosan menarik karena bisnis Anda bisa memperoleh visibilitas yang lebih baik. Membuat setiap pengeluaran mudah untuk dimonitor dan berada dalam jalur anggaran yang ditetapkan.
3. Pengelolaan otomatis
Digitalisasi menjadi solusi yang sebagian besar perusahaan telah lakukan untuk menghemat biaya tersebut. Anda bisa melakukan pengelolaan pembayaran segala pengeluaran bisnis secara online hingga penggunaan software yang dapat mengotomatisasikan prosesnya.
Misalnya, Anda dapat melakukan pembayaran transaksi keperluan bahan baku bisnis tanpa perlu datang secara langsung ke tempat vendor yang dapat menggerus anggaran operasional karena perlu mengeluarkan biaya logistik.
Melalui otomatisasi memungkinkan Anda melakukan pembayaran secara online, seperti penggunaan dompet digital.
Selain itu, penyimpanan dokumen pengeluaran bisnis secara digital bisa dilakukan. Melalui sistem otomatisasi akuntansi membantu menekan biaya operasional yang cukup besar dikarenakan mengurangi penggunaan tenaga manusia.
Anda juga bisa memperoleh data lebih akurat karena segala pengeluaran tercatat dengan rapi di sistem akuntansi.
4. Terapkan manajemen inventori strategis
Penerapan strategi yang strategis dapat membantu meminimalisir biaya pengeluaran operasional. Satu hal yang paling menantang adalah mengoptimisasi inventori perusahaan.
Biaya inventaris seperti gudang, biaya perawatan, asuransi hingga staf untuk mengoperasikannya dapat mencapai 25% dari total biaya operasional.
Supaya biaya inventori tetap minim, maka perlu menjaga agar aliran inventori tetap rendah, tidak menimbun inventor terlalu banyak sehingga dapat dikeluarkan secara tepat waktu.
Hal ini dikarenakan ketika stok persediaan berlebih maka bisa terjadi backlog (menimbun), membuat perusahaan sulit melakukan penghematan.
5. Berhentikan layanan yang sudah tidak digunakan
Ketika bisnis Anda mempunyai jenis pengeluaran subscription, khususnya bagi digital marketing atau yang termasuk biaya operasional lain, berkaitan dengan subscription.
Anda bisa mengetahui jumlah subscription yang sudah tidak terpakai, berapa yang masih aktif dan mana yang sudah tidak digunakan.Â
Hal ini dikarenakan terkadang jumlah subscription yang masih aktif tapi tidak digunakan bisa menghabiskan dana operasional perusahaan.
Bagaimana Volopay bisa membantu Anda untuk meningkatkan arus kas?
Berdasarkan pembahasan pengertian biaya operasional di atas, kita memahami bahwa mempertahankan biaya pengeluaran operasional untuk meningkatkan arus kas merupakan perihal yang tidak mudah.
Itulah sebabnya sistem manajemen pengeluaran cerdas seperti Volopay, membantu merampingkannya dan memberikan visibilitas atas pengeluaran perusahaan.
Bersama Volopay, Anda bisa mendapatkan visibilitas menyeluruh, memberikan insight real time melalui software. Data transaksi bisa terekam, tercatat dengan mudah karena disinkronisasikan dengan baik di satu tempat.
Anda bisa mengatur pembayaran sekali atau berulang (recurring) untuk setiap subscription sehingga pembayaran bisa dilakukan tepat waktu.Â
Mulai dari fitur Bill Pay hingga kartu corporate fisik atau kartu virtual dan reimbursement karyawan dihadirkan. Dapatkan transparansi yang jelas untuk pengeluaran operasional bisnis Anda dari awal sampai akhir.
Konsultasikan segera dan dapatkan berbagai fitur di atas lainnya untuk meminimalisir biaya operasional.