Laporan account payable: Cara membuat dan contohnya
Pernahkah Anda membayangkan menjalankan bisnis tanpa memanfaatkan pelaporan akuntansi yang akurat dan tepat waktu? Kondisi ini tentu tidak akan ideal untuk sebuah bisnis.
Laporan akuntansi yang mampu menyampaikan detail penting tentang bisnis, dapat membantu manajemen untuk membuat keputusan penting.
Bahkan laporan ini dapat berperan dalam menentukan langkah bisnis selanjutnya seperti memperoleh pinjaman atau menarik investor.
Laporan account payable yang baik memberi tahu kita berapa banyak uang yang kita berhutang kepada vendor dan pemasok kita, jika pembayaran dilakukan tepat waktu atau secara konsisten terlambat, dan bahkan dapat memberi tahu kita jika kita menghabiskan terlalu banyak uang.
Apa itu laporan account payable?
Laporan account payable adalah proses berkelanjutan yang dilakukan untuk melacak dan merekam seluruh pengeluaran bisnis dalam perusahaan, baik perusahaan besar atau kecil. Laporan account payable berfungsi memastikan data keuangan yang akurat.
Laporan ini mencakup pengeluaran tunai, hipotek atau sewa, pembayaran utilitas, dan biaya keseluruhan dalam menjalankan bisnis.
Setiap laporan yang dijalankan dalam sistem AP biasanya sensitif terhadap waktu. Catatan keuangan ini hanya berlaku untuk jangka waktu tertentu dengan data yang sesuai.
Jangka waktu ini dapat berubah tergantung pada frekuensi pemilik usaha kecil membayar hutang dan bagaimana cara mereka mengelola arus kas.
Biasanya, laporan dalam software akuntansi Anda diperbarui setiap bulan untuk memperlihatkan pembayaran baru yang dilakukan atas hutang berulang.
Pembayaran ini terkait dengan hutang yang lebih besar yang dapat mencakup:
● Hipotek atau sewa
● Pembayaran utilitas
● Pinjaman pribadi
● Biaya melakukan bisnis
Utang dagang juga dapat mencakup pembayaran satu kali yang dilakukan untuk pembelian aset, yang melibatkan hal-hal seperti:
● Peralatan
● Pemeliharaan dan penggantian suku cadang
● Biaya iklan
● Program software yang dipilih, periode waktu software juga harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Jenis laporan account payable
Setiap jenis laporan AP yang Anda jalankan memerlukan kriteria khusus yang akan mengungkap informasi jelas tentang keuangan perusahaan.
Meski begitu, sebagian besar software pembayaran tagihan memungkinkan Anda menyesuaikan bentuk pelaporan yang dibutuhkan.
Namun sebagai pengingat, berikut ini adalah jenis dan contoh account payable standar yang penting untuk diingat.
1. Accounts payable aging report
Contoh laporan account payable yang satu ini membantu perusahaan mengidentifikasi tagihan mana yang lewat jatuh tempo dan memprioritaskan mana yang harus dibayar terlebih dahulu.
Laporan account payable ini mengelompokkan utang terutang berdasarkan tanggal jatuh tempo.
2. Payment history report
Laporan riwayat pembayaran ini menangkap semua informasi tentang pengeluaran selama periode akuntansi tertentu, biasanya dikelompokkan berdasarkan kategori pengeluaran, atau terkadang berdasarkan vendor.
Tergantung dari strukturnya , laporan ini memberikan tampilan ringkasan pengeluaran berdasarkan kategori atau daftar terperinci dari setiap pembayaran.
3. Voucher activity report
Laporan aktivitas voucher adalah contoh laporan account payable yang memberikan informasi terperinci untuk melacak pengeluaran berdasarkan proyek, lokasi, atau departemen.
Voucher akan mendokumentasikan pembayaran tagihan vendor dan bertindak sebagai kontrol internal untuk memastikan pembayaran disahkan oleh orang yang tepat sesuai dengan hierarki persetujuan internal dan kebijakan pencairan.
Laporan aktivitas voucher dapat dipersempit untuk memeriksa pembayaran yang telah dilakukan oleh kelompok atau proyek tertentu, serta pembayaran yang akan jatuh tempo.
4. AP trial balance report
Laporan neraca saldo AP adalah contoh laporan account payable yang meringkas informasi pengeluaran berdasarkan tanggal, vendor atau kategori lainnya. Saldo dari neraca AP menunjukkan debit dan kredit ke setiap akun general ledger.
Ini dapat digunakan untuk memastikan saldo akun dan pengeluaran telah dikodekan dengan benar.
5. Top vendor report
Seperti namanya, contoh laporan account payable ini mencantumkan pemasok teratas dari sebuah perusahaan. Laporan ini diukur dari berapa banyak pengeluaran perusahaan untuk setiap vendor.
Laporan tersebut dapat membantu memprioritaskan pembayaran dengan menunjukkan siapa yang berhutang uang paling banyak dan saldo mana yang harus dibayar terlebih dahulu.
Contoh laporan account payable
Ada ratusan contoh laporan account payable yang dapat Anda temukan. Setiap contoh laporan account payable dapat memuat variasi yang berbeda dalam setiap situasi.
1. Pembelian atas inventaris
Inventaris adalah sumber daya penting dan aset perusahaan yang selalu dibutuhkan untuk menjalankan sebuah produksi.
Inventaris ini dapat berbentuk barang maupun jasa dan dapat dibeli dengan metode debit maupun kredit. Berikut contoh account payable atas pembelian inventaris.
- Inventaris/Pembelian
- Account payable
2. Pengembalian barang
Pengembalian barang atau refund adalah hal yang umum terjadi jika ditemukan kecacatan atau ketidaksesuaian atas pesanan. Berikut adalah contoh account payable yang dapat digunakan dalam variasi ini:
- Account payable
- Refund
3. Bayar kredit
Pembayaran kredit untuk operasi bisnis dapat dilakukan dan dicatat menjadi laporan account payable. Untuk variasi ini, pencatatannya menjadi:
- Account payable
- Cash
Tips meningkatkan proses account payable
Selain mengetahui contoh account payable di atas, Anda juga perlu memperhatikan celah yang dapat dikembangkan dalam sebuah proses account payable di tim keuangan perusahaan.
Langkah ini penting untuk terus meningkatkan efektivitas kerja tim.
Seperti yang diketahui, proses pembuatan laporan account payable adalah hal yang tidak mudah dijalani. Tim keuangan seringkali menemukan kesulitan dalam mengelolanya.
Untuk itu, berikut adalah tips meningkatkan proses account payable yang penting dilakukan
1. Siapkan pengingat
Salah satu cara efektif untuk meningkatkan kerja di tim keuangan yang bertanggung jawab atas account payable adalah dengan menyiapkan pengingat otomatis.
Dengan begitu, risiko akan keterlambatan pembayaran akan menurun dan Anda dapat menyelesaikan tagihan sebelum tanggal jatuh tempo berlalu.
2. Arsipkan semua data
Semakin banyak data invoice yang sedang dipantau, semakin mudah untuk memproses pembayaran berulang dan menjalankan laporan.
Setelah menerima faktur, segera pindai dan simpan data dalam sistem sebagai file online (biasanya .PDF). Termasuk dokumentasi yang menyertainya seperti:
● Order pembelian
● Tanda terima
● Pemberitahuan dari vendor
Semakin banyak data yang Anda simpan, AP akan semakin akurat. Ini akan membantu untuk mengetahui siapa yang harus membayar, berapa banyak, kapan, dan kondisi lain yang diperlukan untuk bertransaksi secara efisien.
Dokumen-dokumen ini kemudian dapat menjadi rujukan saat membayar faktur dan mengajukan pengembalian pajak.
3. Perbarui informasi kontak
Selalu perbarui semua vendor dan informasi kontak. Anda harus dapat menjangkau pemasok Anda. Simpan semua data di ruang kolektif dan pastikan Anda memiliki informasi seperti:
● Nama perusahaan
● Nama Kontak
● Nomor telepon
● Alamat email
● Lokasi fisik
Sebaliknya, vendor Anda juga perlu menghubungi Anda. Anda bertanggung jawab untuk memastikan semua data perusahaan Anda selalu terbarui di setiap saluran.
4. Manfaatkan potongan harga
Terkadang, tidak ada salahnya bertanya kepada vendor baru apakah mereka memiliki penawaran diskon untuk pembayaran lebih awal.
Ada baiknya juga untuk mengetahui siapa yang membebankan bunga atau biaya keterlambatan untuk lebih memprioritaskan di AP.
Jika Anda memesan barang dalam jumlah besar, mungkin ada peluang untuk mendapatkan diskon juga. Ini akan memberi Anda diskon yang lebih besar pada total.
Pertimbangkan persediaan untuk menghemat uang.
Baca juga, tips for choosing the best accounts payable software
Beralih ke otomatisasi account payable bersama Volopay
Setiap perusahaan tentu terlibat aktivitas penerimaan faktur dan melakukan pembayaran ke vendor. Namun, melakukan proses tersebut secara manual membutuhkan banyak waktu dan sangat mahal.
Account payable yang dijalankan manual juga dapat membebani visibilitas dan sumber daya operasional dan serta tim akuntansi.
Dengan menggunakan otomatisasi hutang dagang, perusahaan dapat merestrukturisasi departemen AP mereka untuk meningkatkan inefisiensi yang terkait dengan proses manual dan mengurangi biaya yang dibutuhkan.
Software otomatisasi AP dapat menyederhanakan proses account payable Anda dari mulai pengambilan faktur hingga pelaksanaan pembayaran sehingga dapat menyediakan informasi keuangan yang akurat dan real-time.
Solusi otomatisasi AP yang dimiliki oleh Volopay dapat membuat proses pembayaran account payable Anda lebih cepat, mudah, serta aman. Anda dapat berhemat sumber daya berharga bagi organisasi Anda: uang dan waktu.