Invoice adalah: Definisi, jenis, dan alur pemrosesannya
Invoice adalah salah satu dokumen yang penting dikelola dalam bisnis. Kenali fungsi dan manfaatnya untuk bisnis.
Pencatatan keuangan adalah hal yang paling penting diperhatikan dalam sebuah bisnis. Untuk menjaga catatan keuangan tetap valid dan tepat, setiap pelaku bisnis perlu melengkapi dokumentasi dalam catatan keuangannya.
Salah satunya merupakan invoice. Invoice adalah dokumen keuangan yang erat kaitannya dengan utang dagang atau account payable. Pahami informasi seputar invoice lewat ulasan di bawah ini.
Apa itu invoice?
Invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli saat pesanan diselesaikan pembeli.
Dalam bahasa Indonesia, invoice dikenal sebagai faktur atau tagihan. Fungsi utamanya adalah untuk menagih pembayaran dari pihak yang membeli barang atau jasa.
Faktur merupakan dokumen yang harus selalu akurat, informatif, dan tepat waktu karena faktur akan membantu menjaga arus kas bisnis tetap stabil.
Dalam pencatatan akuntansi, faktur adalah dokumen yang sangat penting karena berisi semua data terkait transaksi yang telah dilakukan dalam bisnis.
Nantinya, faktur dapat digunakan sebagai bukti saat pembukuan atau ketika diadakan audit secara internal. Termasuk, sebagai bukti pemenuhan kewajiban pajak.
Informasi yang ada di dalam invoice
Setiap perusahaan memiliki format dan gaya penulisan invoice masing-masing. Secara umum, invoice memuat informasi berikut:
1. Detail perusahaan
Berisi detail kontak informasi penjual/ merchant mulai dari nama perusahaan, alamat, email, nomor telepon, dan alamat situs web. Bagian ini akan membantu mengidentifikasi data penjual dan memungkinkan pelacakan jika ada keluhan.
2. Informasi pembeli
Informasi pembeli dalam invoice adalah informasi seputar nama pelanggan/perusahaan, alamat/alamat kantor, nomor telepon, dan alamat email.
3. Nomor invoice
Nomor invoice adalah nomor identifikasi unik pada setiap invoice yang berbeda satu sama lain tapi berurutan. Nomor invoice adalah cara untuk membantu membedakan invoice di antara tumpukan invoice lainnya.
4. Keterangan barang/jasa
Dalam sebuah invoice juga terdapat informasi jumlah barang atau jasa yang dibeli dengan tarif yang dikenakan.
5. Nomor pesanan pembelian
Nomor pesanan pada invoice adalah informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi invoice. Untuk itu, informasi nomor pesanan harus persis seperti yang disebutkan dalam pesanan pembelian yang diterima.
6. Syarat pembayaran dan pajak
Bagian ini berisikan pembayaran tagihan, tarif pajak, tanggal jatuh tempo, dan cara pembayaran.
7. Tanda tangan dan stempel
Untuk membuktikan keaslian invoice, sejumlah perusahaan menggunakan cap dan tandatangan resmi pada invoice.
Baca juga, Invoice pembelian: pengertian, fungsi dan tips kelola
Fungsi invoice untuk perusahaan
Selain sebagai bukti transaksi, fungsi invoice adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan laporan keuangan
Faktur adalah bukti transaksi dalam bisnis, oleh karena itu perusahaan perlu menjaga dokumen faktur untuk menghindari hal yang tidak diinginkan di masa depan.
Di akhir tahun, kumpulan faktur juga dibutuhkan untuk menyiapkan laporan keuangan dan pengembalian pajak penghasilan.
2. Bentuk kepatuhan hukum
Sebagai bentuk kepatuhan hukum, penjual wajib menerbitkan dokumen faktur atau invoice setelah pembeli menyelesaikan transaksi. Menerbitkan faktur juga dapat membantu pembeli dan penjual saat menghadapi kasus retur terkait penjualan.
3. Manajemen inventaris
Mengelola faktur penjualan dan rincian tanda terima juga akan membantu meningkatkan visibilitas atas inventaris yang dimiliki saat ini serta memprediksi stok di masa depan.
4. Bagian dari citra perusahaan
Citra yang baik dari suatu merek tentu akan meningkatkan kredibilitas di pasaran sekaligus meningkatkan nilai perusahaan secara keseluruhan. Untuk membangun citra perusahaan, ada banyak faktor yang bisa ditingkatkan.
Salah satunya, pengelolaan dokumen akuntansi. Faktur adalah dokumen dasar yang mengkonfirmasi transaksi yang melibatkan penjualan jasa atau barang.
Pengelolaan faktur yang tepat akan meningkatkan hubungan baik dengan vendor sehingga membantu mengelola citra perusahaan.
Persingkat proses manajemen invoice vendor Anda
Jenis invoice
Ada banyak jenis invoice yang dapat digunakan dalam bisnis dan setiap invoice memiliki tujuan penggunaannya masing-masing. Namun secara umum, jenis faktur dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yakni:
Invoice biasa
Faktur yang biasa digunakan pada transaksi jual-beli sederhana. Di dalamnya terdapat informasi berupa rincian item yang dibeli, jumlah item, harga satuan item, dan harga total.
Invoice proforma
Faktur yang satu ini juga biasa disebut sebagai faktur pengganti karena invoice proforma diterbitkan saat pembeli melakukan pembayaran secara bertahap. Bisa juga sebaliknya, saat penjual mengirim pesanan pembeli secara bertahap.
Invoice konsuler
Faktur ini digunakan khusus transaksi atau perdagangan internasional, seperti ekspor impor. Jenis faktur ini diperlukan oleh beberapa negara untuk kepentingan pajak dan bea cukai serta mempercepat proses impor barang.
Perbedaan invoice dengan nota
Invoice dan nota adalah dua dokumen yang umum digunakan dalam transaksi jual beli dan pengelolaan keuangan dalam bisnis. Keduanya berisi informasi yang sekilas mirip.
Mulai dari nama, alamat, dan detail kontak vendor serta harga dari barang atau jasa yang diperjualbelikan.
Meski sering dianggap sama, invoice dan nota adalah dua dokumen yang berbeda. Perbedaan utamanya terletak pada waktu diterbitkan.
Invoice dikeluarkan sebelum bisnis menerima pembayaran dari pelanggan, sementara nota dikeluarkan setelah pembayaran dikumpulkan.
Secara umum, berikut adalah kegunaan invoice atau faktur:
• Faktur adalah dokumen yang dikeluarkan untuk menagih pembayaran setelah bisnis mengirimkan barang atau jasa kepada pelanggan
• Penjual mengirimkan faktur kepada pembeli untuk memberi tahu pembeli bahwa pembayaran akan jatuh tempo.
• Faktur lebih umum digunakan oleh penyedia layanan dan selama transaksi bisnis-ke-bisnis (B2B)
• Faktur adalah bukti pembayaran ketika pelanggan melakukan pembayaran ke bisnis atau barang atau jasa.
Sementara itu, berikut adalah kegunaan nota:
• Diberikan oleh bisnis pada pelanggan sebagai catatan penjualan
• Nota menguraikan waktu transaksi, item yang diperjualbelikan, serta jumlah pembayaran yang telah dilakukan serta metode pembayaran yang digunakan
• Digunakan sebagai bukti untuk melakukan verifikasi transaksi pada bisnis
• Membantu pembeli melacak pembayaran yang telah dilakukan
Faktur dan nota harus digunakan sesuai dengan kegunaannya masing-masing. Faktur adalah dokumen yang diterbitkan untuk menagih pembayaran, sementara nota diterbitkan sebagai bukti pembayaran.
Keduanya tidak dapat ditukar karena memiliki fungsi yang berbeda. Sebagai contoh, saat dokumen nota yang diterima kurang, bisnis akan kesulitan untuk melakukan konfirmasi atas pembayaran pelanggan pada produk tersebut.
Alur pemrosesan invoice
Secara umum, pemrosesan invoice adalah melewati alur kerja seperti berikut:
1. Penerimaan faktur
Tim keuangan perusahaan akan melakukan verifikasi atas produk atau layanan yang telah diperoleh. Kemudian, akan dilakukan proses pencocokkan tagihan.
Jumlah yang ditagih dengan jumlah pada pesanan pembelian yang asli harus akurat. Jika ada perbedaan dalam jumlah yang dibebankan, hal ini harus diselesaikan dengan vendor sebelum faktur diproses lebih lanjut.
2. Persetujuan faktur
Saat informasi yang tercantum dalam faktur sudah tepat, tim keuangan akan mengarahkan faktur ke dalam proses persetujuan sesuai dengan kebijakan dan peraturan perusahaan.
3. Pembayaran faktur
Setelah melalui proses persetujuan, faktur akan dibayarkan berdasarkan persyaratan yang telah disepakati bersama vendor. Dalam beberapa kasus pembayaran, perusahaan dapat memilih membayar faktur lebih awal untuk memanfaatkan diskon.
Dengan alur kerja dan pemrosesan faktur yang matang, tim keuangan perusahaan dapat bekerja lebih efisien. Mereka dapat melacak apa saja terutang kepada vendor, memastikan pembayaran disetujui dengan tepat, hingga menyelesaikan proses pembayaran.
Informasi yang tepat dan akurat tentang hutang dagang sangat penting untuk laporan keuangan sehingga bisa menghasilkan neraca yang akurat.
Pentingnya pengelolaan faktur dengan software untuk bisnis Anda
Mengelola urusan faktur yang berantakan adalah hal yang menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Ada banyak tantangan yang mungkin terjadi saat mengelola faktur seperti hilangnya catatan atau kesalahan entri.
Tantangan ini tidak hanya membuat perusahaan kehilangan catatan keuangan yang lengkap tapi juga menghambat pelaporan keuangan yang dibutuhkan untuk keperluan perpajakan.
Namun, dengan software pengelola faktur yang dilengkapi fitur otomatisasi, mengelola faktur akan menjadi lebih nyaman. Karyawan tidak lagi perlu berhadapan dengan tumpukan faktur dan mengerjakannya secara manual.
Pembukuan juga dapat dilakukan dengan lebih nyaman dan cepat. Dengan software pengelolaan faktur, Anda dapat menghemat waktu dan uang untuk mengelola tugas akuntansi.
Volopay menawarkan solusi bisnis untuk semua kebutuhan akuntansi dan keuangan Anda. Perangkat lunak kami memungkinkan Anda membuat dan mengirim faktur tanpa banyak campur tangan manusia.
Baca juga - Invoice vs kwitansi: Detail pembahasan perbedaannya