Invoice vs kwitansi - Detail pembahasan perbedaannya

• Tuliskan detail penjual yang meliputi nama perusahaan, alamat email, nomor telepon dan alamat website.

• Bagian ini membantu mengidentifikasi penjual barang dan detail kontak sehingga bisa dilacak ketika terdapat masalah seperti keluhan.

•  Informasi pembeli terdiri dari nama pelanggan atau perusahaan, alamat kantor, nomor telepon dan alamat email.

• Nomor ini merupakan nomor unik identifikasi di setiap invoice. Setiap nomor invoice antara satu dengan lainnya namun dengan nomor yang berurutan.

• Nomor invoice membantu membedakan diantara banyaknya invoice yang menumpuk.

• Penjual menuliskan jumlah barang yang dibayarkan dan dikirimkan berdasarkan tarif per unit.

• Kode barang disebutkan dalam beberapa invoice, meskipun tidak wajib untuk menambahkannya. Perusahaan besar menggunakannya sebagai pengkodean kategorisasi invoice.

• Metode pembayaran secara transfer atau pembayaran di tempat.

• Penjual menuliskan jumlah barang yang dibayarkan dan dikirimkan berdasarkan tarif per unit.

• Kode barang disebutkan dalam beberapa invoice, meskipun tidak wajib untuk menambahkannya. Perusahaan besar menggunakannya sebagai pengkodean kategorisasi invoice.

• Metode pembayaran secara transfer atau pembayaran di tempat.

• Bagian ini berhubungan dengan pembayaran tagihan dan juga tarif pajak yang dikenakan pada produk.

• Hal ini disebutkan pada tanggal jatuh tempo nomor invoice dan metode pembayaran yang sebaiknya digunakan.

• Selain itu invoice menyertakan kolom diskon untuk pembayaran.

• Perusahaan terkadang tidak melakukan penandatanganan dan cap di invoice. Sebagai pembuktian keaslian invoice, membubuhkan tandatangan dan cap tidak seharusnya diabaikan.

Nomor kwitansi biasanya berada di sebelah kanan atas, namun terkadang juga ada yang terletak di sebelah kiri atas. Adanya nomor ini sebagai tanda urutan catatan pengeluaran perusahaan. Tujuannya untuk menghindari pemalsuan kwitansi yang dibuat. Hal ini berarti jika ada nomor yang urutannya salah, maka bisa dipastikan sebagai kwitansi palsu karena tidak sesuai.

Letak nama lengkap berada di sebelah kiri setelah nomor. Nama lengkap menjadi bagian penting dalam proses pembayaran dan sebaiknya sesuai dengan identitas. Penting untuk diperhatikan ejaan nama, terutama ketika terjadi transaksi jual beli dengan nominal yang besar. 

Tujuannya yaitu ketika terjadi permasalahan di masa depan maka, segala bukti yang dimiliki sesuai dengan yang seharusnya.

Salah satu tujuan pembuatan kwitansi yaitu untuk mengetahui besarnya nominal pembayaran secara pasti. Nominal di kwitansi biasanya ditulis dengan dua cara yaitu menggunakan huruf dengan dieja dan langsung mencantumkan nominal menggunakan angka dilengkapi keterangan mata uang yang digunakan.

Keterangan pembayaran atau seringkali juga disebut sebagai tujuan pembayaran yang harus diisikan dengan benar. Hal ini bertujuan agar bukti pembayaran tercatat dengan detail dan sejelas mungkin, disamping itu ketika ingin melakukan komplain atau pun klaim membantu Anda untuk mempunyai bukti yang kuat dan bisa diakui lebih mudah.

Tanggal menjadi bagian yang tidak bisa diabaikan sebagai kejelasan bukti pembayaran dilakukan. Isilah tanggal sesuai dengan kejadian transaksi yang dilakukan, bukan membiarkannya kosong.

Tanda tangan menjadi bagian yang wajib dilakukan, harus sesuai dengan identitas yang tertera. Hal ini dikarenakan kemungkinan tanda tangan dicocokan saat melakukan proses pengklaiman atau pun audit. 

Seringkali mengindikasikan bahwa pembayaran terproses dengan baik secara lunas. Sebagai informasi tambahan, stempel ini memperkuat keabsahan transaksi yang dilakukan dengan perusahaan.

Ketika Anda melakukan transaksi jual beli barang, khususnya dengan nominal yang besar sebaiknya menggunakan materai yang sah dimata hukum. 

Hal ini bertujuan sebagai jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan memberikan Anda kemudahan dalam mempunyai bukti transaksi yang kuat, terutama bila transaksi Anda mempunyai nominal yang cukup tinggi. Materai yang digunakan saat ini adalah materai 10.000.

• Invoice dan kwitansi adalah satu-satunya bukti penjualan, terlebih menjaga dan menyimpan dokumen ini dengan baik-baik menjadi sebuah hal yang krusial agar tidak terjadi suatu hal yang tidak diinginkan di masa depan.

• Selain hal itu, dokumen tersebut disyaratkan di akhir tahun untuk mempersiapkan laporan keuangan dan pendapatan pengembalian pajak (restitusi).

• Penerbitan invoice juga membantu perihal pengembalian penjualan.

• Melindungi penjual dari tuntutan hukum, sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan kepada pembeli dengan keabsahan yang memadai.

• Menjadi bukti ketika terjadi kesalahan pengiriman atau kekeliruan perhitungan nilai tagihan.

• Menjaga detail invoice penjualan dan kwitansi memungkinkan peningkatan visibilitas terhadap inventaris dan memprediksi bagaimana stok di masa depan tetap terjaga.

• Invoice memberikan kemudahan untuk mengetahui rata-rata jangka waktu pelunasan yang diperlukan oleh pembeli barang, membantu arus kas bisa tetap terkelola dengan tepat.

• Data invoice atau kwitansi dapat membantu dalam memproyeksi penjualan karena memuat informasi tentang jumlah detail barang, tanggal dan jenis produk yang dibeli.