Panduan pembayaran bisnis pakai kartu virtual
Transaksi pembayaran bisnis pakai kartu virtual membantu bagian keuangan yang seringkali menghadapi berbagai tantangan saat mengelola pembayaran. Mulai dari pengelolaan pembayaran bisnis yang ketat, keamanan transaksi, pembayaran yang harus dilakukan tepat waktu, pelacakan dan masih banyak lagi.
Kartu virtual baik berbentuk kartu debit atau kartu kredit virtual menjadi salah satu opsi yang memberikan solusi atas berbagai tantangan tersebut.
Jenis pembayaran transaksi bisnis konvensional
Kartu kredit fisik
Kartu kredit fisik menjadi salah satu bentuk pembayaran yang umum dilakukan. Cara kerja kartu kredit berbeda dengan kartu debit.
Kartu debit terhubungkan dengan rekening bank dan bisa dilakukan penarikan sejumlah uang di ATM beserta saldo dalam rekening menjadi berkurang saat penarikan dilakukan.
Sedangkan kartu kredit terhubungkan dengan lini kredit pengguna dan berasal dari kredit dengan pembayaran tagihan yang dilakukan setiap bulan.
Transfer bank
Transaksi pembayaran melalui transfer uang adalah metode yang paling bisa diandalkan, sebelum pembayaran unik menggunakan informasi ID muncul.
Metode pembayaran ini lebih disukai terutama untuk nominal dengan jumlah yang besar.
Dengan kata lain, juga disebut sebagai wire transfer (transfer uang antar bank di negara lain). Metode ini sebagai salah satu yang paling aman dan handal dengan pengenaan biaya tertentu saat transfer dilakukan.
Pembayaran tunai
Metode pembayaran yang paling konvensional yaitu pembayaran tunai dan tidak sedikit orang yang masih menggunakannya.
Meskipun demikian, metode pembayaran ini akan diperlukan saat bertransaksi dalam nominal kecil dan domestik.
Pembayaran tunai dengan jumlah nominal besar, cenderung kurang aman dan sulit dilacak. Selain itu, vendor atau pembeli harus berada di lokasi yang sama.
Apakah kartu virtual jadi alternatif pembayaran konvensional?
Kartu virtual menjadi alternatif pemenuhan berbagai kebutuhan pembayaran. Mulai dari pengeluaran belanja yang direncanakan maupun sebaliknya dengan beberapa fungsi.
Metode pembayaran ini membantu minimalisir adanya kecurangan yang mungkin terjadi dan memanfaatkan berbagai fitur otomatisasi yang menguntungkan bagi transaksi pembayaran bisnis pakai kartu virtual.
Kartu virtual juga dapat menjadi solusi tepat dalam bertransaksi antar bisnis (B2B) karena ketersediaan keunggulan yang ditawarkan membantu memperlancar transaksi secara aman dan efisien.
Pengaturan limit transaksi yang tersedia juga dapat membantu keberadaan arus kas tetap sesuai jalur sehingga operasional bisnis terpenuhi. Di samping itu, tanpa adanya kartu fisik mengurangi risiko kehilangan kartu, lupa menaruh atau keteledoran lain.
Kefleksibelan transaksi pembayaran juga bisa diperoleh baik melalui ponsel maupun perangkat elektronik lainnya. Berdasarkan ini maka pembayaran bisnis pakai kartu virtual bisa menjadi pertimbangan dan akan diuraikan lebih dalam pada bagian berikutnya.
Baca juga, Manfaat kartu kredit virtual dan tips untuk bisnis
Mengapa perlu mempertimbangkan kartu virtual untuk bisnis?
Kartu virtual dapat menjadi solusi tepat dalam bertransaksi antar bisnis (B2B) karena ketersediaan keunggulan yang ditawarkan membantu memperlancar transaksi secara aman dan efisien.
Pengaturan limit transaksi yang tersedia juga dapat membantu keberadaan arus kas tetap sesuai jalur sehingga operasional bisnis terpenuhi.
Di samping itu, tanpa adanya kartu fisik mengurangi risiko kehilangan kartu, lupa menaruh atau keteledoran lain.
Kefleksibelan transaksi pembayaran juga bisa diperoleh baik melalui ponsel maupun perangkat elektronik lainnya.
Berdasarkan ini maka pembayaran bisnis pakai kartu virtual bisa menjadi pertimbangan dan akan diuraikan lebih dalam pada bagian berikutnya.
Tipe kartu virtual untuk transaksi pembayaran bisnis
Pembayaran sekali
Kartu ini dirancang untuk pembayaran sekali dengan pembuatan yang cukup mudah. Hanya perlu menentukan masa berlaku kartu dan nominal kredit yang diinginkan.
Selain itu, bersama Volopay kebijakan perusahaan juga bisa dihubungkan dengan kartu dan menghubungkannya dengan anggaran untuk pembukuan yang lebih baik.
Pembayaran berkala
Pembayaran berkala, menjadi bagian pengeluaran terbesar bisnis. Mempunyai kartu virtual yang khusus untuk pembayaran berkala kepada vendor dapat meringankan tugas management.
Semua bukti pembayaran bisa dilampirkan ke kartu. Membuat analisa pengeluaran lebih cepat dan minim kesalahan.
Fitur penting yang dimiliki kartu virtual
• Persetujuan untuk mengontrol pengeluaran berlebih
• Transparansi atas seluruh pengeluaran dan akuntansi otomatis
• Kurangi risiko kejahatan
• Meningkatkan produktivitas karyawan melalui kemudahan membayar online
• Software SaaS dan pembaharuan perangkat lunak
Tantangan keuangan yang sering kali dihadapi bisnis
• Pengelolaan laporan keuangan yang menghabiskan banyak waktu
• Rentan terjadi penipuan atau manipulasi data
• Sulit mengatur arus kas
• Sulit melakukan pemantauan pengeluaran bisnis
• Sulit melakukan rekonsiliasi pembayaran
• Sulit mengatur anggaran dengan tepat
• Sulit mengelola subscription
Cara pembayaran bisnis pakai kartu virtual
Ini tergantung pada penerbit dan jenis platform yang digunakan karena proses penggunaan kartu virtual bisa saja berbeda. Langkah pertama yang dibutuhkan, buat akun dengan penerbit kartu yang dipilih, berikut uraian langkah selanjutnya:
• Buat kartu virtual yang bisa diterbitkan secara instan untuk karyawan
• Atur limit pengeluaran yang sudah ditetapkan berdasarkan anggaran perusahaan untuk setiap karyawan
• Tetapkan alur persetujuan untuk menerima dan menolak pengajuan dana
• Bayar online melalui desktop atau aplikasi ponsel menggunakan akses kartu virtual
Perlu kartu virtual untuk mengelola pengeluaran bisnis?
Keuntungan utama pembayaran bisnis pakai kartu virtual
Proses pembayaran bisnis antara lain pembuatan pengaturan pembayaran, pengiriman tagihan dan menunggu pembayaran dilakukan. Selanjutnya, pencairan dana juga memerlukan waktu tunggu sebelum digunakan. Begitu pula sebaliknya saat membayar vendor.
Volopay memberikan inovasi pembayaran antar bisnis. Sekaligus memberikan fleksibilitas, keamanan dan kenyamanan saat bertransaksi.
1. Kartu virtual tanpa batas
Berikan setiap karyawan kartu virtual yang terpisah dan muai atur anggaran pakai Volopay. Menghilangkan pemakaian banyak kartu, membantu meningkatkan kemandirian karyawan dan transparansi menyeluruh atas pengeluaran bisnis.
2. Pengontrolan keuangan lengkap
Melakukan pelacakan pengeluaran anggaran bukanlah perkara mudah, terutama penggunaan kartu konvensional.
Volopay memberikan solusi detail pelacakan pengeluaran real-time, seperti kapan, dimana dan alasan mengapa uang digunakan.
Buat kategori pengeluaran spesifik sesuai pemegang kartu dan persyaratannya.
3. Arus kas meningkat
Pembayaran bisa dilakukan secara tepat saat menggunakan kartu virtual, membuat modal kerja bisnis menjadi optimal.
Tim keuangan, terlebih juga bagian hutang dagang tidak lagi diharuskan menyimpan dana lebih lama.
Melalui adanya wawasan tentang pengeluaran berlebih atau pembayaran subscription dobel maka arus kas bisa dikelola lebih baik.
4. Menambah produktivitas
Bayar tagihan domestik dan internasional lebih cepat melalui fitur Bill Pay dari Volopay. Buat pembayaran segera atas setiap faktur (invoice) vendor.
Kirim uang ke lebih dari 150 negara di dunia baik menggunakan pilihan pembayaran SWIFT maupun non-SWIFT.
5. Rekonsiliasi mudah
Integrasikan pengeluaran bisnis dengan sistem akuntansi yang mengupdate data secara otomatis dan akurat.
Rekonsiliasi dan laporan keuangan dengan semua pengkodean otomatis bisa dilakukan dalam pembayaran bisnis pakai kartu virtual.
6. Manajemen subscription
Kartu virtual memberikan kebebasan untuk mengelola semua pembayaran subscription online secara berkala di satu dasbor.
Dengan cara menghentikan atau membatalkan subscription apapun sehingga tidak mempengaruhi subscription lainnya.
7. Kurangi risiko kejahatan
Kepemilikan kartu virtual bagi setiap karyawan untuk mengeliminasi kebutuhan satu kartu yang digunakan bersama.
Hal ini tentunya mengurangi adanya risiko hilang, dicuri atau kebocoran data.
Lindungi perusahaan dari kejahatan transaksi bisnis melalui panduan penggunaan kartu virtual kami. Pelajari, bagaimana cara melindungi transaksi Anda untuk pastikan keamanan pembayaran.
8. Hemat biaya & lebih cepat
Proses pembayaran bukanlah perihal gratis dan cuma-cuma. Penggunaan pembayaran virtual lima kali lebih murah dibanding cek.
Sebagai tambahan, pembayaran virtual bisa dihilangkan dalam satu atau dua hari dibanding tujuh hingga sepuluh hari pembayaran melalui cek.
Kelemahan utama pembayaran bisnis pakai kartu virtual
Meskipun kartu virtual mempunyai berbagai kelebihan, berikut tiga kelemahan utama yang dimiliki kartu virtual antara lain:
1. Jangkauan terbatas
Tidak semua bisnis dapat menerima pembayaran menggunakan kartu virtual. Terlebih apabila mempunyai klien yang berada di daerah yang mana jaringannya masih belum terjangkau oleh kartu kredit atau debit virtual.
2. Keamanan
Kartu virtual dapat menjadi rentan terhadap kejahatan cyber atau pencurian identitas.
Maka dari itu perlu untuk memilih penerbit kartu virtual yang tepat dengan tingkat keamanan berlapis seperti Volopay.
3. Ketergantungan pihak ketiga
Penggunaan layanan kartu virtual, biasanya bergantung pada pihak ketiga, misal proses verifikasi. Apabila layanan tersebut mengalami kendala teknis, maka juga bisa berdampak pada bisnis.
Pastikan untuk memilih penerbit kartu yang tepat dan bebas hambatan.
Tips pembayaran bisnis pakai kartu virtual
Berikut beberapa tips yang perlu diperhatikan saat melakukan transaksi pembayaran antar bisnis pakai kartu virtual corporate baik kartu virtual debit maupun kredit:
• Pilih penerbit yang terpercaya dengan sistem keamanan yang memadai
• Pilih situs yang terpercaya saat melakukan transaksi dimana transaksi akan dienkripsi dan dilindungi
• Tidak memberikan informasi kartu virtual kepada pihak atau situs yang tidak terpercaya
• Lakukan tahapan verifikasi yang diperlukan untuk mengaktifkan kartu virtual dan buat limit transaksi agar tidak ada pembayaran yang melebihi anggaran
• Pantau semua transaksi secara rutin untuk memastikan tidak ada transaksi mencurigakan yang terjadi
• Hindari transaksi yang tidak relevan dengan bisnis Anda dan pastikan pembayaran tagihan kartu kredit virtual dilakukan secara tepat waktu supaya terhindar dari denda atau biaya tambahan
• Pertimbangkan untuk mengatur pengelolaan dan pembayaran tagihan secara berkala jika mempunyai banyak kartu virtual. Supaya meminimalisir adanya kesalahan guna mencapai pengelolaan anggaran yang lebih efektif
Kapan sebaiknya menggunakan kartu virtual?
Kartu virtual bisa digunakan untuk mengotomatisasikan pembayaran dari adanya proses manual, menghemat waktu dan mengurangi risiko. Pembayaran bisnis pakai kartu virtual menjadi pilihan tepat ketika bisnis Anda memerlukan pembayaran online.
Kapanpun para karyawan perlu melakukan pembayaran online, pembayaran sekali atau untuk pembayaran vendor subscription secara berkala maka kartu virtual bisa menjadi opsi yang sesuai.
Apakah pembayaran pakai kartu virtual Volopay aman?
Volopay mengedepankan keamanan. Penipuan atau pencurian informasi kartu menjadi sulit dilakukan.
Ini dikarenakan kami mengikuti VAPT (Vulnerability Assessment and Penetration Testing) pada jaringan dan aplikasi setiap dua bulan.
Seperti kartu kredit virtual Volopay sebagai salah satu jenis kartu dilengkapi lapisan perlindungan dan pengontrolan ekstra untuk transaksi online.
Anda bisa membuat dan menetapkan kartu terpisah untuk setiap transaksi online.
Mudah mengelola pembayaran online dengan tepat sekaligus memberikan perlindungan akun utama dari kecurangan apapun terkait dengan vendor.