Tips dan cara mengatur biaya akomodasi dalam perjalanan dinas
Biaya akomodasi perjalanan dinas merupakan salah satu faktor utama yang mampu menguras sumber keuangan perusahaan.
Cukup sulit juga bagi perusahaan untuk membuka kunci sistem manajemen perjalanan perusahaan yang benar-benar efisien.
Namun, perusahaan sering tidak menyadari bahwa kebijakan dan pendekatan perjalanan yang tidak efisien dapat membebani manajemen biaya perjalanan secara berlebihan.
Mari kita pahami akomodasi perjalanan dinas dan tips mengelolanya di bawah ini.
Apa itu biaya akomodasi?
Akomodasi atau biaya perjalanan adalah biaya yang dikeluarkan oleh seorang karyawan melalui perjalanan untuk kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan dan jauh dari tempat kerja biasanya.
Biaya transportasi dan akomodasi perjalanan bisnis diganti oleh perusahaan saat karyawan mengajukan klaim.
Biaya akomodasi dalam perjalanan dinas harus memiliki kaitan atau alasan dengan bisnis atau dikeluarkan untuk tujuan melaksanakan pekerjaan bagi organisasi.
Sebagian besar organisasi memiliki kebijakan dan proses klaim pengeluaran yang berarti karyawan harus memberikan kuitansi dan pembenaran bisnis untuk setiap biaya transportasi dan akomodasi perjalanan bisnis yang mereka klaim kembali.
Misalnya, organisasi dapat meminta deskripsi tentang alasan transportasi dan akomodasi perjalanan bisnis. Atau biaya mungkin harus diberi kode dengan nomor proyek, klien, atau pusat biaya.
Beberapa sistem manajemen perjalanan memungkinkan Anda memesan perjalanan bisnis secara langsung terhadap peluang, proyek, atau kampanye dalam CRM.
Ini membantu organisasi untuk menghitung dan memahami laba atas investasi (ROI) dari biaya perjalanan.
Kebijakan pengeluaran perusahaan akan menetapkan jenis biaya perjalanan yang dapat diklaim karyawan dan dapat menetapkan batasan pada pemasok atau biaya dari berbagai jenis pengeluaran.
Biaya transportasi dan akomodasi perjalanan bisnis dapat menjadi hal yang sangat signifikan bagi organisasi jika pekerjanya harus melakukan perjalanan secara teratur. Tim marketing misalnya, seringkali memiliki anggaran biaya perjalanan yang besar, jika mereka menjangkau wilayah geografis yang luas untuk mengunjungi pelanggan dan prospek.
Tanpa biaya transportasi dan akomodasi perjalanan bisnis , tim penjualan berbasis lapangan tidak dapat melakukan pekerjaannya dan pendapatan perusahaan dapat runtuh.
Hal yang sama berlaku untuk karyawan berbasis lapangan termasuk tim pemeliharaan dan layanan, karyawan yang bekerja di lokasi klien pada proyek, dan untuk tim inspeksi dan audit.
Biaya perjalanan bisnis umum meliputi:
• Akomodasi: hotel, penginapan
• Transportasi: tiket pesawat, kereta api, bus, sewa mobil, biaya bensin
• Hiburan: restoran, pertunjukan, acara
• Per diem: tunjangan khusus negara untuk makanan, akomodasi, dan jarak tempuh
• Elektronik: komputer, ponsel, tablet
Cara klaim akomodasi perjalanan dinas
Karyawan seringkali melakukan pembayaran sendiri untuk akomodasi perjalanan dinas kemudian mengajukan klaim biaya akomodasi dalam perjalanan dinas kepada perusahaan mereka untuk mendapatkan penggantian sesudahnya.
Karyawan harus menyerahkan semua invoice pengeluaran biaya perjalanan ke tim keuangan pada akhir setiap periode penutupan buku. Tahapan ini sering menjadi tantangan bagi banyak perusahaan. Mulai dari audit, pengumpulan invoice, dan sebagainya.
Untuk mengajukan reimbursement terhadap perjalanan bisnis, perusahaan biasanya menentukan syarat dan ketentuan yang dimiliki. Umumnya, perusahaan membutuhkan dokumen berikut:
• Tiket transportasi
• Bukti pemesanan hotel
• Tagihan makanan
• Jadwal perjalanan bisnis
Setelah mengumpulkan dokumen tersebut karyawan perlu mengajukan reimbursement ke tim keuangan perusahaan. Kemudian menunggu tim keuangan untuk melakukan verifikasi dokumen hingga akhirnya melakukan penggantian dana.
Lihat artikel kami untuk tau lebih lanjut tentang prosedur klaim reimbursement dan cara mengotomatiskannya
Tips perjalanan perusahaan agar hemat biaya
Mengelola biaya atas akomodasi perjalanan dinas memang rumit, tetapi bukan berarti seluruh ekosistem perusahaan harus terganggu.
Mengadopsi software manajemen perjalanan perusahaan seperti Volopay memungkinkan Anda mengelola perjalanan bisnis, anggaran perjalanan perusahaan, dan pengeluaran biaya perjalanan yang diperlukan dengan lancar.
1. Pilihan yang ramah anggaran
Memilih hotel mewah dan memilih penerbangan kelas bisnis langsung menghabiskan anggaran Anda bukanlah langkah yang bijak untuk dilakukan. Untuk menurunkan biaya perjalanan rata-rata Anda, pilih opsi seperti Volopay.
Platform ini dapat langsung memberi Anda semua alternatif yang tersedia sehingga Anda dapat memilih yang terbaik di antara mereka.
2. Kebijakan perjalanan yang ketat
Perusahaan tidak memiliki kebijakan perjalanan perusahaan atau jika mereka memilikinya, itu ditulis dengan samar-samar tanpa penerapan yang ketat.
Dengan software perjalanan otomatis seperti Volopay, Anda dapat dengan mudah menggabungkan kebijakan perjalanan Anda, menerapkan aturan dan panduan, serta memastikan kepatuhan.
Setiap transaksi di luar kebijakan akan segera ditandai agar manajemen dapat mengambil tindakan dan ketahui besaran biaya perjalanan dengan tepat.
3. Laporan perjalanan yang dioptimalkan data
Menghabiskan uang tanpa mengikuti aturan adalah pemborosan. Dengan Volopay, Anda mendapatkan analitik pengeluaran berdasarkan aktivitas dalam software.
Ketahui kinerja perusahaan dalam mengelola biaya perjalanan, apakah pengeluaran sudah sesuai dan kebijakan perjalanan mudah diterapkan, kategori biaya mana yang paling berkontribusi terhadap anggaran, dan rincian riwayat perjalanan yang jauh lebih terperinci.
4. Pengelompokan biaya perjalanan
Software Anda harus menunjukkan jumlah yang dibelanjakan di belakang setiap kategori untuk menarik garis perbedaan yang jelas antara pengeluaran departemen, pengeluaran hotel, pengeluaran biaya perjalanan untuk penerbangan, dan banyak lagi.
Pada saat tutup akhir bulan atau tutup akhir tahun, Anda tahu departemen mana yang paling banyak bepergian, berapa banyak yang mereka habiskan untuk makan dan biaya akomodasi dalam perjalanan dinas. Ini dapat membantu Anda mengambil langkah yang tepat ketika anggaran terlampaui atau tidak terpakai.
5. Fitur pemesanan sendiri
Sekali lagi, dengan memiliki fungsi pemesanan mandiri, karyawan dapat dengan mudah memesan penerbangan dan hotel untuk diri mereka sendiri tanpa bergantung pada departemen keuangan.
Software menjalankan pemeriksaan kebijakan internal untuk memastikan bahwa pemesanan sesuai dengan kebijakan dan karyawan tidak menyalahgunakan wewenangnya.
Tips untuk mengelola transportasi dan akomodasi perjalanan bisnis
Mengelola pengeluaran perusahaan untuk perjalanan bisnis bukanlah hal yang mudah. Berikut ini adalah tips mengelola transportasi dan akomodasi perjalanan bisnis.
Pengajuan instan
Karyawan harus didorong untuk mengajukan penggantian biaya perjalanan segera setelah diperlukan. Dengan cara ini, mereka dapat memastikan semuanya terdokumentasi dengan benar, dan buktinya dilampirkan.
Pengajuan cepat juga bermanfaat bagi departemen akuntansi dan keuangan karena mereka memprosesnya secara instan dan menutupnya pada waktu yang tepat.
Kategorisasikan pengeluaran
Pisahkan biaya perjalanan ke dalam beberapa kategori seperti makanan, perjalanan, hiburan, dll. Mudah untuk melacaknya saat dikategorikan. Membagi menjadi beberapa kategori dan menambahkan biaya di bawah kolom masing-masing adalah salah satu cara terbaik untuk mengatur T&E.
Karyawan Anda dapat mengikuti ini saat mengirimkan dengan menambahkan label.
Singkirkan dokumen
Baik itu tagihan atau register manual tempat Anda menulis pengeluaran, inilah saatnya Anda membuangnya untuk selamanya.
Proses perjalanan dan pengeluaran manual hanya membuat Anda stres jika Anda tidak dapat menemukan tanda terima atau entri. Mereka dapat dihancurkan dari waktu ke waktu dan membutuhkan banyak file dan lemari untuk disimpan. Abaikan dokumen dan pindah ke solusi digital.
Lepaskan beban dari proses penggantian
Pengeluaran yang paling signifikan dan utama dalam setiap perjalanan bisnis karyawan adalah pemesanan penerbangan.
Perusahaan dapat mengikuti salah satu dari langkah-langkah ini untuk mengambil biaya ini dari permintaan penggantian. Mengurus pemesanan sebelumnya/bermitra dengan agen perjalanan untuk pemesanan tiket instan.
Memberikan kartu kredit perusahaan pramuat kepada karyawan yang dapat digunakan untuk mengelola pemesanan. Dengan begitu, mereka tidak perlu menyerahkan invoice pemesanan tiket atas biaya perjalanan karena sudah ditangani.
Atur ulang kebijakan perjalanan Anda
Seperti yang sudah dijelaskan, kebijakan perjalanan harus dianalisis dan diubah berdasarkan struktur perusahaan Anda, kebutuhan karyawan, sifat perjalanan atau pengeluaran.
Anda bisa memasukkan masukan dari tim HR, karyawan, dan tim akuntansi agar tidak ketinggalan. Tim keuangan juga harus memberikan opsi alternatif kepada karyawan, jika item tidak dapat ditambahkan ke kebijakan T&E.
Volopay solusi tepat untuk kelola biaya perjalanan bisnis
Volopay menawarkan software manajemen perjalanan perusahaan yang komprehensif guna membantu perusahaan Anda dalam mengelola biaya perjalanan dengan mudah.
Melalui Volopay, Anda dapat merampingkan seluruh ekosistem perjalanan, meningkatkan dan membuatnya lebih berorientasi pada karyawan, memastikan kepatuhan kebijakan perjalanan perusahaan, dan membatasi biaya perjalanan Anda.
Karyawan tidak menyukai proses persetujuan untuk transaksi bernilai rendah. Namun, melalui software kami, karyawan Anda akan senang melakukannya. Alur kerja persetujuan multi-level kami membentang hingga 5 level untuk memastikan tidak ada biaya perjalanan yang keluar dari pemberi persetujuan mana pun.
Proses persetujuan sederhana dengan hampir tanpa embel-embel dan kerumitan pasti akan meningkatkan sistem persetujuan Anda. Belum lagi, pra-persetujuan kami membuatnya lebih mudah untuk menyetujui transaksi bernilai rendah.
Perusahaan tidak dapat menggunakan satu kartu debit atau kredit bagi semua karyawan. Harus ada beberapa kartu untuk menghindari tumpang tindih penggunaan kartu yang sama. Dengan Volopay, Anda dapat dengan mudah membagikan kartu fisik kepada semua karyawan yang bepergian.
Masukkan dana ke dalam kartu dan gunakan seperti kartu kredit lainnya. Kartu perusahaan kami memiliki batas pengeluaran internal; Anda tidak perlu memantau pengeluaran karyawan Anda setiap menit dan memastikan mereka tetap di bawah anggaran.
Saat Anda mengirim karyawan Anda dalam perjalanan bisnis, terkadang terdapat rasa khawatir tentang pengeluaran anggaran mereka yang berlebihan.
Namun, dengan Volopay, Anda tidak perlu memeriksa besaran biaya perjalanan setiap saat. Software bertenaga AI kami menampilkan semua transaksi dan aktivitas yang sedang berlangsung.
Jadi, segera setelah karyawan Anda menggesekkan kartu fisiknya, Anda tahu kapan, di mana, dan untuk tujuan apa mereka menggunakannya.
Ingin mengetahui kinerja manajemen perjalanan perusahaan Anda? Buat laporan pengeluaran instan untuk setiap departemen dan karyawan. Ketahui biaya rata-rata per perjalanan Anda, kategori pengeluaran hemat-belanja, dan cara-cara untuk memotong biaya akomodasi dalam perjalanan dinas tanpa mengorbankan kenyamanan karyawan.
Volopay membantu penggunanya memperoleh wawasan perjalanan berbasis data terkait pengeluaran departemen, total kotor untuk pemesanan penerbangan dan hotel, pembayaran dilakukan dengan kartu fisik, dan banyak lagi. Semua dari satu dasbor yang komprehensif.
Untuk membawa transformasi yang akan sangat menguntungkan bagi karyawan dan tim yang terlibat, Anda memerlukan portal online andal sebagai tempat manajemen bisnis dan mengetahui besaran penggunaan biaya perjalanan secara otomatis.
Lalu, lihat bagaimana Volopay dapat menjadi aplikasi pelacakan pengeluaran yang handal di bagian selanjutnya.
FAQ's
Biaya perjalanan dinas bisnis termasuk biaya operasional (operational expense). Perusahaan perlu menyiapkan anggaran rutin dalam memenuhi kebutuhan pengeluaran perjalanan.
Jarak tempuh dan jenis kendaraan menjadi faktor utama dalam menentukan biaya transportasi dalam perjalanan bisnis.
Pihak yang menanggung biaya perjalanan yaitu kantor. Bila Anda sebagai pegawai negeri, maka negara akan menanggung biayanya. Sedangkan bila Anda sebagai karyawan swasta maka perusahaan yang akan memberikan pembiayaan.