Nomor invoice adalah: definisi, contoh dan cara membuatnya
Meski merupakan bagian kecil, nomor invoice adalah salah satu hal terpenting yang tercantum di invoice. Rangkaian karakter unik ini dapat ditemukan di bagian atas faktur di bagian header.
Setiap invoice baru harus memiliki nomor unik yang dibuat untuk membantu menyortir dan mengidentifikasi faktur dalam sistem akuntansi.
Dengan memiliki sistem penomoran faktur yang terorganisir dengan baik dan efisien, pengaturan keuangan bisnis Anda akan lebih baik juga.
Nah, langkah pertama untuk mencapai hal ini adalah dengan merancang sistem penomoran faktur yang jelas dan efisien. Berikut ini adalah penjelasan seputar nomor invoice dan cara membuatnya.
Apa itu nomor invoice?
Nomor invoice adalah nomor catatan unik yang dihasilkan untuk setiap faktur yang Anda keluarkan. Anda dapat menemukan nomor invoice pada faktur digital maupun kertas sebagai cara untuk melacak pembayaran.
Nomor ini akan dihasilkan secara otomatis ketika Anda menggunakan software invoice atau Anda dapat membuatnya secara manual saat menerbitkan invoice.
Arti nomor faktur bersifat subjektif, dan umumnya bertindak sebagai bentuk catatan untuk vendor dan pelanggan.
Anda dapat menggunakan ini sebagai referensi saat mengajukan pertanyaan seputar penagihan, pelacakan pendapatan, dan pajak di kemudian hari.
Anda dapat menemukan nomor faktur pada faktur digital dan kertas sebagai cara untuk melacak pembayaran.
Ketika klien melakukan pembayaran, mereka akan mereferensikan nomor ID invoice untuk melihat pembayaran tersebut dilakukan kemana dan untuk apa.
Nikmati proses invoice yang transparan
Apa yang harus ada di dalam invoice?
Secara umum, invoice yang tepat mencakup komponen berikut:
• Tanggal
• Nomor invoice
• Nama kontak vendor, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email
• Nama kontak klien, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email
• Nomor pesanan pembelian
• Deskripsi produk atau layanan, termasuk harga dan jumlah
• Tanggal pengiriman untuk produk atau layanan
• Pajak
• Total keseluruhan
• Ketentuan pembayaran (tanggal jatuh tempo pembayaran)
• Peringatan biaya keterlambatan
• Opsi pembayaran
Apa fungsi dari nomor invoice?
1. Melacak jumlah uang yang dimiliki
Anda dapat melihat berapa banyak uang yang Anda tunggu dengan mengidentifikasi invoice yang mana yang belum dibayar.
Dengan begitu, Anda dapat merencanakan anggaran bulanan, melihat berapa banyak uang tunai yang dapat Anda harapkan dalam waktu dekat, dan menilai seberapa cepat Anda dapat mengharapkan perputaran faktur dan pemrosesan pembayaran.
2. Melacak pembayaran klien
Fungsi nomor faktur lainnya adalah untuk melacak pembayaran klien. Saat Anda melihat bahwa klien tertentu saat ini memiliki satu atau beberapa faktur yang belum dibayar dan jatuh tempo, Anda tahu siapa yang harus dihubungi.
3. Meninjau riwayat pembayaran klien
Dalam bisnis, klien terkadang meminta informasi tentang transaksi sebelumnya yang pernah mereka lakukan bersama Anda.
Dengan memiliki catatan keuangan dan faktur yang terorganisir dengan baik, dikatalogkan secara menyeluruh menggunakan sistem nomor faktur Anda, Anda dapat dengan cepat dan efisien menemukan pembayaran sebelumnya di sistem Anda.
4. Mencegah pembayaran ganda
Salah satu kerugian yang sering terjadi dalam bisnis adalah melakukan pembayaran ganda. Dengan penomoran invoice dan pengelolaan yang tepat, Anda dapat mencegah terjadinya hal ini.
5. Mendokumentasikan pendapatan
Dengan bantuan ID faktur, kantor pajak dapat dengan mudah meninjau faktur terhadap penjualan dan pengeluaran bisnis Anda.Tugas utama ini menjadi lebih mudah diselesaikan dengan penerapan sistem penomoran referensi berurutan.
Nomor faktur berurutan menunjukkan dengan tepat berapa banyak faktur yang telah diterbitkan dalam jangka waktu tertentu.
Itu sebabnya akuntan menghargai penomoran faktur: mereka tidak perlu khawatir ketika musim pajak tiba. Perhitungan pendapatan entitas Anda dan pelacakan pembayaran menjadi sangat mudah.
Bagaimana cara membuat nomor invoice?
Untuk membuat dan memberi nomor invoice, sebenarnya tidak ada peraturan keuangan khusus. Namun, Anda disarankan untuk memiliki sistem yang jelas dan konsisten yang sesuai untuk Anda.
Ketika membuat nomor invoice, jumlah digit di dalamnya dapat Anda tentukan sesuai kesepakatan dan kebutuhan karena jumlah digit dalam nomor invoice tidak memiliki standar yang pasti.
Jumlah digit invoice bervariasi tergantung pada negara dan bisnis atau organisasi tertentu.
Sebagian invoice mungkin memiliki 3 digit, sementara yang lain mungkin memiliki 10 digit atau lebih, namun perlu diperhatikan bahwa nomor faktur harus unik untuk setiap faktur yang diterbitkan.
Untuk memastikan jumlah digit nomor invoice Anda dapat memeriksa peraturan atau pedoman negara tempat faktur dikeluarkan untuk persyaratan khusus terkait nomor invoice.
Secara umum, berikut adalah cara membuat nomor invoice:
1. Penomoran berurutan
Anda dapat membuat nomor invoice dengan cara pertama yakni sesuai urutan yang naik satu demi satu secara numerik di setiap faktur baru.
Anda bisa mulai dengan 1, 2, 3, atau 00001, 00002, 00003. Pendekatan penomoran faktur berurutan yang paling umum adalah mulai dengan 0000000001 (9 nol, diikuti dengan 1).
Saat melakukan penomoran ini secara manual, selalu tuliskan nama pelanggan dan jumlah yang terutang di lembar terpisah. Jika Anda mengalami kesalahan ketik atau duplikasi, informasi ini penting untuk referensi di masa mendatang.
Sebaliknya, saat menggunakan software akuntansi, dengan setiap transaksi baru, nomor faktur berikutnya akan secara otomatis ditetapkan. Bahkan jika Anda mencoba memasukkan nomor duplikat, perangkat lunak tidak akan mengizinkannya.
2. Penomoran kronologis
Cara untuk menghasilkan nomor invoice yang lebih panjang dan detail adalah dengan menambahkan tanggal pembuatan invoice. Cara ini dikenal sebagai metode kronologis.
Misalnya, invoice pertama hari itu untuk tanggal 05 Februari 2023 akan terlihat seperti ini:
Nomor invoice: 20230205-001
Format: YYYYMMDD-001
Format alternatif dari sistem kronologis adalah 30102020-001 (DDMMYYYY), 10302020-001 (MMDDYYYY), dan seterusnya.
Jika Anda ingin lebih mempersonalisasi nomor invoice, Anda juga dapat menambahkan nomor pelanggan. Misalnya, jika nomor klien untuk penjualan sebelumnya adalah 203 (CCC), ID faktur akan terlihat seperti ini:
ID invoice: 20230205-203-001
Format: YYYYMMDD-CCC-001
3. Penomoran faktur pelanggan
Selanjutnya, cara membuat nomor invoice adalah dengan menetapkan nomor faktur berdasarkan nomor pelanggan, Anda dapat memilih untuk memasukkan tanggal atau tidak.
Dalam format ini, ID faktur diawali dengan nomor pelanggan, diikuti dengan tanggal (opsional), dan diakhiri dengan nomor urut
Perlu diingat bahwa dalam setiap sistem penomoran, nomor urut selalu ditempatkan di akhir. Ini membantu Anda melacak penomoran dan menghindari duplikat.
Berikut tampilan obral untuk klien dengan nomor klien 3928, pada tanggal 30 Oktober 2023 menggunakan nomor pelanggan:
ID invoice: 3928-001 atau ID invoice: 3928-20231030-001
4. Penomoran faktur berbasis proyek
Pilihan terakhir sebagai cara membuat nomor invoice adalah melalui nomor proyek. Metode ini paling cocok untuk bisnis yang terlibat dalam mengerjakan banyak proyek, atau yang nomor proyeknya paling penting, seperti perusahaan konstruksi.
Ada dua cara organisasi utama untuk metode ini:
nomor proyek + nomor pelanggan + nomor urut atau,
nomor pelanggan + nomor proyek + nomor urut.
Untuk nomor proyek VLPY382, dan nomor klien 213, nomor faktur yang ditetapkan adalah:
ID invoice: VLPY382-213-01 atau ID invoice:213-VLPY382-01
Tahukah anda invoice dan kwitansi memiliki perbedaan fungsi? Baca artikel di bawah ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang perbedaan invoice vs kwitansi.
Dapatkah nomor invoice diperbarui?
Melakukan perubahan metode penomoran invoice adalah hal yang mungkin saja dilakukan. Misalnya, Anda awalnya setuju dengan membuat nomor faktur menggunakan metode berurutan dan menganggapnya sebagai opsi terbaik untuk bisnis Anda.
Namun, seiring berjalannya waktu Anda memutuskan untuk beralih ke proyek, atau sistem nomor faktur pelanggan.
Sebagai tips, Anda sebaiknya hanya memperbarui nomor faktur Anda pada akhir periode akuntansi, yang sesuai dengan tahun fiskal bisnis. Dengan cara ini Anda menghindari kebingungan dan mencegah terjadinya kesalahan.
Umumnya kesalahan pada invoice dapat menimbulkan pembayaran duplikat akibat dari salah ketik, kesalahan ejaan, atau kesalahan penghitungan manusia.
Dalam akuntansi, aturan praktisnya adalah invoice tidak boleh dihapus, apa pun alasannya. Jadi, untuk mengatasi masalah tersebut, sebaiknya buat faktur baru dengan informasi yang benar.
Kemudian, sebaiknya kirimkan faktur ini ke klien Anda dengan catatan koreksi, untuk menghindari kebingungan.
Baca juga, Peran rekonsiliasi pembayaran invoice untuk bisnis
Bagaimana Volopay dapat membantu pengelolaan invoice lebih baik?
Merasa lelah dengan rumitnya mengatur faktur yang tak ada habisnya? Tak perlu pusing, temukan solusinya revolusioner dari Volopay.
Kami memahami kerumitan yang timbul akibat penanganan faktur secara manual – mulai dari kesalahan entri data hingga pembayaran yang terlambat.
Dengan Volopay, Anda dapat terbebas dari masalah-masalah ini. Platform mutakhir kami menyederhanakan seluruh proses faktur, dari penerimaan hingga pembayaran, memastikan akurasi dan efisiensi pada setiap langkahnya.
Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memproses invoice adalah sekitar 2 hingga 3 hari. Namun, dengan Volopay Anda dapat mengotomatiskan pembuatan nomor faktur sehingga proses menjadi lebih cepat dan hemat waktu
Nikmati pembayaran faktur bebas rumit serta tampilan antarmuka yang intuitif. Volopay memungkinkan Anda dengan mudah mengunggah, mengategorikan, dan mengelola faktur, menghilangkan kebutuhan akan entri data manual.
Sistem otomatis kami akan membandingkan rincian faktur, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan pemrosesan pembayaran yang lancar.
Tidak ada lagi tenggat waktu yang terlewat atau dokumen yang hilang – Volopay menjaga segalanya terorganisir dan mudah diakses.
Kelol pengelolaan faktur Anda dengan Volopay dan dapatkan kembali waktu berharga untuk fokus pada hal yang benar-benar penting yakni mengembangkan bisnis Anda.