Otomatisasi utang dagang: Singkat bayar faktur & vendor
Sebagai upaya mengembangkan bisnis modern yang dimiliki, diperlukan meminimalkan kesibukan yang ada sehingga waktu yang dimiliki dapat dialokasikan untuk membangun strategi bisnis. Salah satu cara terbaik agar bisa mencapai hal ini yaitu dengan memanfaatkan teknologi. Pada saat Anda bisa melakukan proses otomatisasi utang dagang di bagian keuangan tentunya akan menghemat waktu dan mengurangi adanya kesalahan manusia.
Setiap perusahaan mempunyai bagian account payable (AP) yang bertanggungjawab mengelola faktur dan hutang perusahaan yang seringkali dilakukan manual. Otomatisasi account payable perusahaan dapat memberikan berbagai keuntungan seperti menghemat waktu, biaya hingga mempersingkat prosesnya.
Apa yang dimaksud dengan otomatisasi utang dagang (AP)?
Otomatisasi utang dagang mengacu pada sebuah teknologi yang dapat digunakan untuk menyederhanakan dan melakukan proses otomatisasi hutang. Proses ini dapat mengeliminasi pekerjaan manual yang dilakukan oleh staff yang mana bisa menghabiskan banyak waktu.
Selain itu, otomatisasi utang dagang memberikan sebuah penawaran adanya visibilitas yang lebih baik pada bisnis sehingga bisa melakukan kontrol terhadap data penting perusahaan. Perusahaan Anda dapat melakukan optimisasi atas portofolio para vendor, mencegah adanya duplikasi atau pembayaran yang keliru dan memperoleh keuntungan dari adanya pembayaran lebih awal seperti diskon dari vendor.
Masalah yang seringkali terjadi pada proses account payable secara manual
Adapun kegagalan dalam mengadopsi utang dagang bisa menghambat perusahaan untuk dapat memproses faktur secara tepat waktu, memanfaatkan diskon yang tersedia, menetapkan jangka waktu pembayaran yang lebih lama maupun lebih pendek dengan supplier, tergantung mana yang bisa lebih berdampak positif bagi perusahaan. Beberapa permasalahan diantaranya:
Permasalahan pembayaran hingga kelalaian
• Perusahaan terlalu mengandalkan proses manual yang mana tingkat kesalahan bisa rawan terjadi. Kesalahan ini seperti menyetujui permintaan, memindai faktur supplier dan mengeluarkan tagihan pembayaran.
• Gagal menerbitkan pesanan pembelian untuk setiap pesanan baru dikarenakan proses manual yang masih dilakukan perusahaan. Hal ini bisa menyebabkan keterlambatan bahkan kegagalan untuk menerbitkan pesanan pembelian baru.
• Kehilangan diskon pembayaran awal karena memperpanjang siklus pembayaran kepada vendor.
• Kurangnya proses dan sistem untuk bisa mencegah pembayaran yang terlambat, pembayaran kurang atau pun pembayaran berlebih.
• Pembayaran ganda atau pun dobel tidak menutup kemungkinan terjadi saat dilakukan proses pencatatan secara manual. Hal ini termasuk dalam kelalaian yang bisa berdampak kurang baik bagi perusahaan.
Apalagi ketika perusahaan mempunyai tim yang semakin bertambah, maka pengelolaannya bisa menjadi semakin sulit. Adanya sistem kepemilikan, penentuan tahapan proses dan komunikasi tim dapat mencegah pembayaran faktur yang dobel (duplikat).
• Kehilangan faktur, hal umum lainnya yaitu faktur bisa saja terselip atau pun hilang sehingga membutuhkan waktu untuk mencarinya. Selain itu proses penginputan data menjadi terhambat.
Permasalahan ketidakamanan dan ketidakakuratan
• Ketidakakuratan faktur merupakan permasalahan umum dalam perusahaan. Anda akan seringkali menjumpai hal ini baik ketidakakuratan maupun ketidaklengkapan faktur.
Misalnya dalam melakukan penginputan data sederhana yang seharusnya sebesar Rp 695.000 menjadi Rp 965.000 atau yang ekstrimnya yaitu daftar total tahunan bukan angsuran bulanan. Adanya kesalahan yang dilakukan oleh manusia bisa berpengaruh pada jumlah angka yang seharusnya dibayarkan.
• Faktur palsu, resiko lainnya yaitu terdapat kemungkinan adanya pemalsuan faktur karena dalam beberapa hal faktur vendor dapat dibuat. Proses pemeriksaan di sepanjang utang dagang dapat membantu mengetahui faktur palsu sebelum dilakukan pembayaran.
Berdasarkan penjabaran diatas, tentu saja tidak sedikit permasalahan yang muncul, selain itu proses pembayaran faktur dan vendor menjadi lebih lama dan cukup pelik.
Hal ini bisa dilihat mulai dari kesalahan manusia hingga permasalahan lainnya yang memungkinkankan adanya pembengkakan biaya perusahaan jika proses manual tetap dilakukan karena membutuhkan sumber daya tenaga manusia. Modernisasi dalam dunia keuangan mampu mengatasi perihal ini dan menyederhanakannya.
Bagaimana cara otomatisasi utang dagang dan proses kerjanya?
Penggunaan alat berupa software dan teknologi, melalui ini perusahaan bisa melakukan otomatisasi atas proses account payable guna menyelesaikan beberapa masalah tersebut. Hal lain yang bisa dirasakan oleh perusahaan yaitu merampingkan proses account payable dengan adanya faktur digital, persetujuan alur kerja dan kontrol yang lengkap atas seluruh siklus faktur.
Cara kerja proses otomatisasi account payable adalah melalui penggunaan software account payable yang mampu mengubah faktur supplier ke dalam format standar digital. Selanjutnya mereka melalui alur kerjanya dapat melakukan pembayaran kepada supplier. Selain itu bisa dilakukan dengan pengintegrasian bersama software yang digunakan.
Pada awal proses ini menggunakan pengenalan karakter optik (OCR) untuk mengekstrak informasi dari faktur. Sedangkan beberapa produk menggunakan machine learning untuk mengenali pola waktu dan meningkatkan akurasi, misalnya rute persetujuan pembelanjaan berdasarkan data historis perusahaan. Penggunaan otomatisasi ini juga bisa disesuaikan dengan aturan perusahaan Anda seperti hierarki persetujuan pengeluaran dana pembelanjaan.
Account payable yang terotomatisasi
Proses account payable manual akan menjadi masa lalu dan segera berakhir. Bisnis yang cerdas mengetahui betapa produktif dan efisiennya tim mereka setelah melakukan otomatisasi pekerjaan rutin dan menghabiskan waktu dari hari ke hari menjadi lebih produktif.
Selama beberapa dekade, perusahaan begitu mengandalkan penggunaan kertas dalam melakukan prosesnya. Saat ini sudah saatnya untuk melakukan revolusi di bisnis Anda karena sistem yang otomatis mempunyai beberapa kelebihan diantaranya lebih cepat, mudah dimengerti, meminimalisir terjadinya kesalahan serta lebih murah dalam jangka waktu yang panjang.
Permasalahan yang terselesaikan dengan adanya otomatisasi hutang dagang
Penggunaan proses account payable otomatis mampu menyelesaikan beberapa permasalahan dan menyederhanakan prosesnya. Apabila dibandingkan dengan proses manual maka otomatisasi account payable dapat meningkatkan beberapa hal, diantaranya:
Entri data
Melakukan otomatisasi pengambilan keseluruhan data menjadi lebih cepat dan tidak rentan atas terjadinya kesalahan dibandingkan melakukan input data secara manual.
Pencocokan faktur
Pencocokan faktur bisa dilakukan secara otomatis dengan dokumen pendukung seperti pembayaran pesanan dan penerimaan dokumen. Otomatisasi ini lebih cepat dan akurat daripada pencocokan secara manual. Apalagi bagi bisnis yang menyimpan dokumennya di lokasi yang berbeda.
Pengkodean faktur
Anda bisa membuat aturan yang secara otomatis bisa mengatur dan mengkoreksi kode pada buku besar dengan benar untuk setiap faktur, menghemat waktu dan mengeliminasi adanya inkonsistensi pada pengkodean secara manual.
Persetujuan rute transaksi
Mengatur rute digitalisasi ke seluruh pemberi persetujuan yang diperlukan menjadi lebih cepat dibandingkan pengiriman dokumen secara manual kepada masing-masing pemberi persetujuan serta pelacakan di seluruh alur kerja yang lebih baik.
Proses perampingan faktur & bayar vendor melalui otomatisasi utang dagang
Software account payable membantu dalam mengelola pembayaran seluruh vendor, supplier dan kreditor. Sistem ini membuat pembayaran otomatis yang bisa menghemat waktu dan membuat operasi bisnis menjadi lebih efisien. Proses perampingan faktur dan pembayaran vendor secara otomatis bisa Anda dilakukan karena dapat mentransformasi bisnis Anda melalui operasi keuangan yang lebih baik.
Perampingan ini bisa dilakukan melalui proses yang simpel dan faktur terbayarkan secara lancar. Sistem manajemen faktur memudahkan Anda untuk melihat semua faktur melalui satu dashboard. Sistem ini mampu melakukan semua pembayaran secara langsung sehingga menjadi lebih lancar dan lebih cepat menuju supplier Anda. Selain itu, Anda bisa memperoleh akses untuk dapat melacak setiap pembayaran yang terjadi secara langsung.
Sedangkan pembayaran vendor bisa dilakukan dengan membuat akun vendor yang terpisah. Hal ini dapat memberikan keyakinan bahwa tidak ada satu pun pembayaran yang terlewatkan sehingga hubungan Anda bersama dengan vendor dapat terjaga dengan baik.
Baca juga - Definisi hingga perbedaan piutang dan utang pada bisnis
Bagaimana Volopay membantu mempersingkat bayar faktur dan vendor secara sederhana?
Volopay memberikan solusi untuk mempersingkat pembayaran faktur dan vendor di bisnis Anda melalui layanan terpadu software hutang dagang, segalanya bisa diproses hanya dengan menggunakan satu tempat. Berikut ini cara menyederhanakannya:
1. Tagihan pembayaran
Pembayaran luar negeri sebaik pembayaran domestik yang bisa dikelola secara kolektif melalui platform manajemen pengeluaran vendor. Tagihan pembayaran bisa dilakukan secara otomatis dan terjadwalkan.
2. Sistem alur kerja persetujuan
Alokasi anggaran dan permintaan tambahan dana bisa secara langsung dilakukan ke manajer yang ditugaskan. Persetujuan ini bisa dilakukan hanya dalam beberapa menit baik melalui platform website maupun ponsel.
Semua persetujuan tersinkronkan dengan software akuntansi Anda sehingga memudahkan pelacakan. Selain itu, pengaktifan beberapa pemberi persetujuan juga bisa dilakukan guna memperoleh akuntabilitas yang lebih baik.
3. Proses faktur
Sistem manajemen faktur membantu Anda mengumpulkan dan membayar faktur serta dilengkapi dengan catatan yang bisa sepenuhnya dilacak dan otomatis.
4. Mudah digunakan
Anda bisa dengan mudah beradaptasi bersama kami tanpa memerlukan pengetahuan teknis yang mendalam maupun kewajiban untuk ahli dalam bidang komputer.
Otomatisasi sistem account payable (AP) di perusahaan Anda dapat menjadi pertimbangkan tersendiri untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan tersebut terjadi serta merampingkan proses pembayaran faktur dan vendor.