Pentingnya account payable, peran dan optimasinya
Pentingnya account payable bagi perusahaan karena merupakan salah satu hal yang berkaitan dengan kesehatan keuangan. Perusahaan mempunyai bagian departemen utang dagang yang berperan secara esensial untuk menjaga keakuratan pembayaran serta bertanggung jawab agar dapat memastikan bahwa proses pembayaran dilakukan secara tepat.
Berkaitan dengan hal tersebut, maka ini merupakan perihal penting bagi bisnis karena termasuk bagian yang menguntungkan dan peran account payable penting untuk berbagai ukuran bisnis baik ukuran bisnis kecil maupun menengah hingga berskala besar.
Adapun beberapa cara yang bisa dilakukan agar mempunyai utang dagang yang teroptimisasi dengan memahami beberapa poin pada pembahasan berikut ini.
Kasus yang sering terjadi pada bagian account payable
Beberapa kasus yang sering terjadi di bisnis yang berhubungan dengan utang dagang yaitu invoice (faktur) hilang, tidak akurat, pemalsuan faktur hingga pembayaran dobel yang dijabarkan pada bagian ini:
Invoice hilang
Invoice hilang hingga transaksi tanpa invoice bukan hal yang terdengar asing, terutama pada bisnis kecil yang mana mempunyai kontrak dengan bisnis kecil lainnya.
Pada hal ini ketika dua bisnis kecil melakukan transaksi secara berkala terkadang mengabaikan pembuatan invoice.
Meskipun perjanjian bisnis dilakukan secara langsung namun tetap perlu mempunyai dokumentasi. Kehilangan invoice juga bisa menyebabkan pembayaran menjadi terlambat.
Proses hutang dagang memerlukan perhitungan setiap pengeluaran bisnis, tetap diperlukan bukti transaksi di atas kertas hingga selesai.
Pembayaran dobel
Semakin besar tim Anda semakin sulit mengelola proses hutang dagang secara jelas. Bagaimana Anda bisa tahu bahwa pembayaran telah dilakukan? Bisa jadi faktur tidak tercatat dengan tepat.
Kemungkinan lain misalnya saja pembayaran barang sudah dilakukan dan hanya memerlukan faktur untuk dokumen.
Akan tetapi saat akuntan lain melakukan pembayarannya tanpa mengerti lebih lanjut.
Sistem kepemilikan, proses tahapan yang ditentukan dan komunikasi tim yang baik bisa mencegah adanya pembayaran dobel.
Invoice tidak akurat
Kesalahan pencatatan nomor atau jumlah pembayaran cukup marak terjadi.
Meskipun terlihat sepele, namun pencatatan dasar seperti ini dapat berdampak pada pada seluruh lini bisnis termasuk pengambilan keputusan perusahaan karena penulisan angka yang keliru.
Kejahatan pemalsuan invoice
Faktur atau invoice bisa dibuat dalam situasi tertentu. Faktur bisa berasal dari vendor yang dulunya pernah dibuat untuk barang yang tidak pernah dipesan atau memang perusahaan membeli barang tersebut tetapi total pembelanjaan menjadi bertambah.
Pada kasus tersebut diperlukan proses pengecekan sehingga bisa mengetahui faktur palsu sebelum dibayar.
Pengelolaan utang dagang
Perusahaan perlu untuk mengelola arus kas masuk sehingga dapat memproyeksikan arus kas masa depan perusahaan. Pada sisi yang sama, perusahaan juga perlu untuk mengelola arus kas keluarnya.
Sedangkan hutang dagang berkaitan dengan arus kas keluar seperti pendanaan sebuah bisnis atau investasi hingga pembayaran pengeluaran. Account payable penting karena apabila perusahaan bisa mengelolanya dengan baik maka kas akan tetap berada pada posisi yang semestinya, investasi hingga pembayaran vendor menjadi lancar.
Ketika pengelolaan utang dagang kurang maksimal, keterlambatan pembayaran bisa terjadi dan sebaiknya membayar secara tepat waktu. Adanya hubungan yang baik membuat perusahaan dapat memperoleh diskon maupun persyaratan yang dapat dinegosiasikan dengan supplier.
Selain itu mempermudah perusahaan pada saat memerlukan dana urgent untuk berinvestasi ketika terdapat peluang yang bagus. Hal ini dikarenakan perusahaan dapat memperpanjang hari utang usahanya melalui negosiasi.
Pentingnya peran departemen utang dagang di perusahaan
Hutang dagang adalah salah satu bagian terpenting dari pembukuan karena tidak ada bisnis yang ada tanpa kehadiran fungsi ini. Departemen utang dagang mempunyai peran penting yang bertanggungjawab untuk pencatatan, menjaga keakuratan pelacakan yang dimiliki kepada supplier, memastikan proses pembayaran dan penerimaan dengan tepat.
Informasi yang akurat mengenai utang dagang adalah perihal esensial untuk memproses keakuratan neraca.
Selain itu akun ini menunjukkan kondisi kesehatan perusahaan, melakukan peningkatan untuk efisiensi melalui otomatisasi menjadi perihal pentingnya account payable.
Jumlah uang pada AP sebaiknya tidak melebihi persentase tertentu dari nilai keuntungan.
Tugas account payable dan tanggung jawabnya
Perusahaan melakukan pelacakan utang dagang pada bagian akun kewajiban lancar. Tergantung seberapa besar ukuran perusahaan, tanggung jawab antara utang dagang dan piutang dagang bisa dikombinasikan. Akan tetapi berbeda dengan perusahaan besar, mereka memisahkan tanggung jawab keduanya, berikut peran dan tanggung jawabnya:
Pengkajian dan pencatatan faktur
Pada bagian ini staff utang dagang bertanggung jawab untuk melakukan pengkodean faktur hingga mencocokkan faktur dan menyelesaikan perbedaan jika terdapat ketidakcocokan misalnya antara faktur dan jumlah yang dibayarkan.
Selain itu mereka juga mengorganisir untuk mengetahui faktur mana yang perlu dibayar lebih dahulu.
Menjaga hubungan dengan vendor
Memastikan para supplier mempunyai informasi yang mutakhir serta akurat dalam sistem perusahaan.
Menjaga dan meningkatkan hubungan agar menghasilkan persyaratan pembayaran yang baik serta memperoleh diskon dan negosiasi bisa dilakukan lebih baik ketika diperlukan.
Pembukuan dan proyeksi
Seorang staff utang dagang harus melakukan pencatatan dan menganalisa laporan secara rutin.
Memastikan pembukuan dan proyeksi secara akurat juga perlu dilakukan sehingga modal kerja bisa dioptimalkan yang memberikan nilai tambah pada bisnis.
Mengapa peran account payable penting bagi sebuah bisnis?
Berdasarkan pemaparan di atas, kita memahami bahwa banyak kasus yang terjadi di bagian utang dagang yang mana tidak bisa dipandang sebelah mata sehingga menjadikan account payable penting. Selain itu pengelolaan hingga departemen utang dagang mempunyai peran dan tanggung jawab yang perlu diperhatikan dalam bisnis.
Oleh sebab itu, pengelolaan pentingnya account payable yang baik bisa berdampak pada beberapa hal, diantaranya:
• Hemat waktu dan biaya karena tidak perlu mencocokkan jumlah barang yang dipesan dengan faktur yang dimiliki ketika ingin melakukan verifikasi. Selain itu, pengecekan berulang tidak dilakukan berkali-kali.
• Meningkatkan rasa kepercayaan supplier dan memudahkan negosiasi karena pembayaran dilakukan tepat waktu hingga terhindar dari denda keterlambatan pembayaran.
• Kas perusahaan dapat berjalan semestinya sesuai rencana yang ditetapkan.
Cara mengoptimasi account payable
Peningkatan hutang ini berhubungan dengan modal kerja ketika ingin melakukan optimalisasi terhadap modal kerja, seharusnya peningkatan hutang menjadi strategi inti. Tidak sedikit bisnis yang memilih untuk memperluas hutang mereka selama mungkin agar bisa memaksimalkan arus kas.
Akan tetapi jika jangka waktu pembayarannya terlalu lama, tentu saja akan memunculkan permasalahan dan tidak selalu baik. Hal ini bisa terlihat seperti niat baik supplier yang terkikis, menghasilkan waktu pengiriman yang lambat, menanggapi pertanyaan lebih lambat dan persyaratan pembayaran bisa menjadi lebih berat.
Berikut ini yang bisa dilakukan pada pentingnya account payable dioptimasi:
1. Pemusatan utang dagang dan alur kerja
Pemusatan ini bertujuan untuk memastikan para anggota staf mematuhi praktik dan standar umum perusahaan serta mengukur kinerja perusahaan secara lebih mudah.
Selain itu adapun keunggulan lainnya yaitu dapat menyelesaikan banyak pekerjaan dengan lebih cepat dan sedikit sumber daya yang diperlukan sehingga mengurangi biaya pengeluaran perusahaan.
Pembuatan alur kerja persetujuan rute digital agar persetujuan dan pengiriman dokumen pun menjadi lebih cepat serta pelacakan lebih tertata dan mudah diketahui.
2. Pemrosesan yang tidak lagi menggunakan kertas
Bisnis yang mengotomatisasikan akun sistem pembayaran melalui komunikasi digital dengan vendor, memperoleh keuntungan yang signifikan. Diskon pun bisa diperoleh dari vendor karena pembayaran lebih awal.
Selain itu, mengecek dan menerima faktur secara otomatis, menyetujui permintaan, melacak barang yang diterima serta membayar faktur secara tepat waktu. Faktur bahkan bisa dipindahkan secara otomatis dan tanda terima dapat dilacak dengan mudah.
3. Menyiapkan portal supplier
Otomatisasi melalui pemusatan data dalam satu sistem bisa memudahkan Anda dan juga supplier untuk pelacakan atas status barang yang dipesan, penjadwalan, potensi kekurangan produk dan penerimaan pembayaran.
Sebagai tambahan menggunakan metode ini bisa hemat waktu, sistem ini juga dapat mengurangi kesalahan manual yang dapat terjadi dan meningkatkan akurasi pemesanan.
Optimalkan proses hutang dagang di departemen Anda bersama Volopay
Program utang dagang Volopay membantu Anda untuk mengoptimalkan proses kerja tim utang dagang hingga pengelolaannya. Tim utang dagang bisa lebih fokus kepada pekerjaan yang lebih produktif melalui utang dagang yang diotomatisasi sehingga aktivitas perusahaan berjalan dengan efisien dan efektif.
Bebaskan tim Anda dari penatnya proses manual. Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda lebih lanjut bersama kami dan dapatkan manfaatnya secara maksimal!