Proses penyusunan anggaran bisnis - Panduan lengkap
Meskipun proses penyusunan anggaran tidaklah mudah dan dapat menjadi panjang karena terdapat beberapa bagian yang perlu diperhatikan, seperti melibatkan berbagai departemen dalam penyusunannya. Akan tetapi proses ini termasuk keputusan yang sangat strategis bagi bisnis.
Maka dari itu, penting untuk memahami penganggaran perusahaan yang umumnya dilakukan setiap tahun. Meskipun demikian penyusunan anggaran yang merupakan bagian dari perencanaan bukan berarti selalu tepat sasaran karena tergantung pula pada situasi dan kondisi yang sedang terjadi.
Pada bagian ini akan diulas mengenai pengertian proses penyusunan anggaran, keterbatasan hingga strategi penyusunan yang optimal.
Apa itu proses penyusunan anggaran?
Proses penyusunan anggaran adalah sebuah strategi dari perencanaan bisnis yang mengacu pada data historis pengeluarannya. Secara singkat proses penganggaran ini bisa dilakukan melalui beberapa tahapan.
Perencanaan yang pertama yaitu menetapkan sasaran dasar bisnis, kemudian mengembangkan strategi untuk mencapai sasaran tersebut. Selanjutnya bisnis perlu melakukan pemantauan dan evaluasi atas perencanaan yang dilakukan melalui penggunaan metode pengukuran yang tepat.
Bagian akhir yaitu mengatur target yang ingin dicapai pada akhir periode tertentu. Misalnya, identifikasi antara estimasi dan anggaran aktual. Apabila terdapat selisih, sebaiknya segera lakukan tindakan dan melakukan perbaikan secara tepat waktu.
Proses penganggaran ini akan melibatkan beberapa pihak seperti manajemen senior, tim keuangan dan manajer anggaran. Penting untuk mempunyai perencanaan prioritas pencapaian dan tujuan bisnis supaya pengalokasian anggaran bisa mencapai sasaran dan tujuan bisnis.
Tujuan dan fungsi penyusunan anggaran
Penganggaran perusahaan merupakan bagian penting yang perlu diperhatikan bagi bisnis. Penganggaran ini membantu melakukan proyeksi bisnis apakah akan memperoleh profit atau tidak kedepannya. Pada dasarnya, tujuan dari penganggaran perusahaan sendiri yaitu untuk membuat strategi, perencanaan, membantu stabilitas keuangan dan lainnya.
Stabilitas keuangan bisa dicapai bisnis melalui pemantauan pengeluaran dan mematuhi anggaran bisnis yang sudah ditetapkan. Di samping itu, mempunyai anggaran membantu bisnis untuk bisa membayarkan tagihan secara tepat waktu, memiliki dana darurat, mengetahui keefektifan pengalokasian dana hingga jumlah dana yang tersisa dalam kas.
Penyusunan anggaran dapat menjadi tumpuan bisnis terkait keuangan yang lebih baik dalam jangka panjang. Perencanaan anggaran sendiri bisa dilakukan selama periode tertentu seperti setiap bulan, kuartal atau tahunan.
Selain itu, penyusunan anggaran juga dapat menjadikan semua pengeluaran bisa terkontrol secara tertata baik untuk operasional keseharian bisnis maupun pertumbuhannya.
Keterbatasan anggaran bisnis
Akan tetapi dalam proses penyusunan anggaran bisnis, tidak selalu berjalan sempurna. Terdapat beberapa keterbatasan yang dimiliki pada anggaran bisnis:
• Terdapat ketidakpastian dalam melakukan proyeksi anggaran di masa depan. Maka dari itu, kualitas prediksi anggaran dana akan menentukan ketepatan dalam penggunaannya.
• Proses penyusunan anggaran memerlukan biaya dan memakan banyak waktu. Khususnya bagi perusahaan besar yang mempunyai berbagai departemen.
• Mempersiapkan anggaran tidak selalu menjadi jaminan bisnis akan berhasil karena terdapat berbagai faktor lain yang mempengaruhi. Misalkan kondisi ekonomi, kinerja karyawan, manajemen dan faktor lain yang berpengaruh.
• Pengalokasian anggaran biasanya dilakukan oleh manajemen senior. Pada pengalokasian tersebut, tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik karena masalah tertentu.
• Pengalokasian anggaran sebaiknya dilakukan secara tepat waktu supaya dilakukan tindakan yang tepat dari setiap individu yang bertanggung jawab bila diperlukan.
Meskipun perencanaan penyusunan anggaran mempunyai beberapa keterbatasan. Anda bisa melakukan beberapa strategi dalam proses penganggaran yang dibahas pada bagian selanjutnya untuk meminimalisir terjadinya beberapa hal yang tidak diharapkan.
Atur limit anggaran dan miliki kontrol lebih baik
Strategi proses penyusunan anggaran
Proses penyusunan anggaran adalah membantu merencanakan pola pengeluaran yang rumit dengan target pendapatan tertentu. Adanya sebuah tool penganggaran bisnis memudahkan dalam pengalokasian dana, mencapai target pendapatan dan tujuan jangka panjang perusahaan.
Berikut tujuan dari penganggaran perusahaan:
• Pertumbuhan dan peningkatan
• Riset dan development
• Manajemen risiko
• Kompetensi dan produktivitas
Selain beberapa hal di atas, perusahaan Anda barangkali juga mempunyai tujuan lain yang ingin dicapai. Meskipun demikian, sekalinya tujuan diatur, langkah selanjutnya yaitu memberikan perhatian pada bagian tertentu atas anggaran perusahaan dan penyusunan rencana yang komprehensif.
Semua keputusan yang berkaitan dengan anggaran dana tergantung pada jumlah dan kualitas data yang tersedia. Biasanya setiap perusahaan mempunyai strategi dan pencapaian targetnya sendiri.
Terdapat perbedaan antara penganggaran perusahaan top-down dan button-up. Penganggaran top-down yaitu misalnya mulai dari senior manajer yang kemudian diikuti oleh para karyawan. Sedangkan button-up yaitu dipersiapkan oleh setiap departemen dan diteruskan ke bagian senior manajer.
Bagaimana proses penyusunan anggaran bottom-up?
Proses penganggaran ini dipersiapkan oleh masing-masing departemen yang kemudian dilanjutkan ke senior manajer. Pemberian nama anggaran dan kemana anggaran harus diteruskan selanjutnya perlu diuraikan.
Proses bisa dimulai ketika setiap departemen secara jelas menetapkan dan mengidentifikasi tujuan dan sasaran projek departemen tertentu untuk dikerjakan pada tahun mendatang dan biaya yang diperlukan dalam perencanaannya.
Setelah departemen menyiapkan daftar biaya proyek yang akan datang dengan biaya yang diperlukan, sebaiknya mengkombinasikan semua keperluan biaya tersebut menjadi satu. Semua anggaran tersebut kemudian diserahkan kepada departemen keuangan oleh masing-masing pimpinan kepala departemen untuk pembuatan keseluruhan anggaran.
Pada akhirnya, anggaran kemudian diberikan kepada manajemen senior perusahaan untuk dilakukan evaluasi dan persetujuan. Evaluasi perlu dilakukan dengan cermat dan seksama, apakah penetapan anggaran sejalan dengan nilai dan tujuan perusahaan.
Setelah persetujuan anggaran lengkap, pengestimasian kemudian dikirim kembali ke departemen keuangan dan didistribusikan ke setiap departemen.
Bagaimana proses penyusunan anggaran top-down?
Prose ini diinisiasi oleh senior manajer perusahaan yang menyusun anggaran dan meneruskannya kepada karyawan. Senior manajer akan mengatur meeting untuk mengagendakan tujuan penyusunan anggaran pada periode selanjutnya. Saat melakukan penyusunan ini diperlukan data historis dan laporan keuangan periode sebelumnya.
Sejalan dengan ini, perlu menganalisa informasi secara paralel untuk dinamika perubahan bisnis dan perencanaan pasar. Tahap penyusunan anggaran juga termasuk melibatkan tujuan bisnis.
Anggota manajemen senior mereview feedback dari setiap kepala departemen dan laporan yang dibuat oleh setiap departemen pada tahun sebelumnya. Setelah tujuan diatur dan terorganisir secara jelas, langkah departemen keuangan selanjutnya yaitu mengintegrasikan semua tujuan tersebut dalam penganggaran perusahaan.
Tugas dari departemen keuangan adalah membuat anggaran melalui pendistribusian dana ke berbagai departemen berdasarkan data historis keuangan periode sebelumnya dan melakukan penyesuaian terhadap pencapaian target yang diharapkan.
Selanjutnya, anggaran tertentu akan diteruskan ke bagian departemen dan tanggung jawab pembuatan anggaran khusus akan diserahkan kepada kepala departemen. Setiap level departemen harus mempunyai tujuan spesifik dan menunjukkan cara pengalokasian dana sehingga dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan dan profit bisnis.
Tahap terakhir yaitu departemen keuangan mengkombinasikan setiap level anggaran departemen dan mereview sebagai upaya memastikan segalanya sesuai dengan tujuan bisnis. Meskipun demikian, tetap perlu ada penyesuaian yang dibuat berdasarkan kesesuaian keperluan departemen.
Setelah semua prosedur dilengkapi, departemen keuangan harus melihat kinerja dari setiap departemen dan memastikan bahwa semuanya selaras dengan apa yang diperlukan serta anggaran harus menjadi buku panduan bagi manajemen dalam melakukan perubahan dan pengalokasian sumber daya yang sesuai.
Tahapan proses penyusunan anggaran belanja bisnis
Proses penganggaran bisnis membantu perusahaan untuk menyusun strategi dan menyiapkan anggaran selama jangka waktu tertentu, biasanya selama periode satu tahun.
Tahapan proses penganggaran bisnis melibatkan analisa anggaran periode sebelumnya, evaluasi dan perkiraan pendapatan perusahaan di masa depan serta mengelola anggaran tim untuk pengalokasian dana.
Setelah semua dilakukan, anggota manajemen senior memberikan masukan mengenai penyusunan anggaran. Sedangkan tim keuangan dan manajer anggaran mengkombinasikan semuanya dan menyusun anggaran final.
Tahapan penyusunan anggaran strategis, membantu menetapkan prioritas dan target yang akan datang dan pengalokasian untuk mencapai tujuan perusahaan.
1. Analisa biaya
Sebelum proses penganggaran dimulai, kumpulkan informasi yang cukup misalnya yang berkaitan dengan biaya operasional bisnis dan biaya lain. Informasi menyeluruh mengenai biaya akan dapat membantu Anda untuk menyusun anggaran yang efektif.
Jika anggaran sementara dibuat dalam bentuk kasar dan menyadari bahwa bisnis membutuhkan lebih banyak dana untuk beroperasi, maka dapat berpengaruh pada target dan pertumbuhan bisnis.
Anggaran sebaiknya membantu meningkatkan pendapatan bisnis dan memberikan cukup profit dalam mendukung perluasan dan pertumbuhan bisnis. Anggaran terbagi dalam beberapa komponen seperti biaya tetap, variabel, sesekali dan tak terduga.
Biaya tetap sendiri terdiri dari mesin, uang sewa atau asuransi. Sedangkan biaya variabel seperti komisi dan HPP (harga pokok penjualan). Jika bisnis Anda baru, maka sebaiknya pertimbangkan biaya pendiriannya juga.
2. Negosiasi dengan vendor
Bagian ini akan sangat berguna saat bisnis Anda sudah berjalan lebih dari satu tahun dan termasuk bagian dari industri yang menjual baik produk maupun jasa. Sebelum membuat anggaran, akan sangat membantu bila melakukan pembicaraan dengan vendor sebelumnya.
Pembicaraan tersebut tentu saja untuk menegosiasikan harga apabila terdapat kesempatan untuk memperoleh diskon pada produk, material atau layanan penting yang berkaitan dengan keberlangsungan bisnis.
Negosiasi ini memberikan bisnis Anda kesempatan untuk membangun kepercayaan terhadap hubungan bersama vendor yang bisa memberikan dampak positif terhadap pertumbuhan arus kas.
Contoh, barangkali bisnis Anda bersifat musiman. Ketika Anda mempunyai dana yang cukup, maka pembayaran dimuka bisa segera dilakukan. Hal tersebut bisa digunakan sebagai kompensasi saat bisnis berjalan kurang baik maupun saat pembayaran tersendat.
Tujuan akhirnya yaitu membuat sistem pembayaran yang efisien dan mengurangi biaya bisnis Anda.
Jika Anda ragu mengenai bagaimana cara bernegosiasi dengan vendor atau cara memilih vendor yang tepat, artikel kami tentang kriteria pemilihan vendor dapat membantu Anda.
3. Estimasi pendapatan
Banyak bisnis yang telah berjuang di masa lalu dengan melakukan mark-up terhadap pendapatannya. Akibatnya, mereka melakukan pinjaman lebih banyak untuk mempertahankan operasional bisnis tetap berjalan.
Estimasi anggaran yang berlebih bisa mengakibatkan kerumitan. Supaya mempunyai estimasi pendapatan bisnis yang realistis, sebaiknya melakukan analisa pendapatan di masa lalu.
Pelacakan pendapatan secara berkala perlu dilakukan baik secara per bulan, triwulan maupun tahun. Data historis tersebut nantinya bisa menjadi tolok ukur untuk menetapkan pendapatan bisnis di tahun berikutnya.
Langkah terpenting yaitu harus mempunyai dasar asumsi secara cermat yang berdampak pada perkembangan bisnis.
4. Penetapan keuntungan margin
Setelah bisnis menangani semua pengeluaran pada akhir tahun, sisa uang yang dimiliki disebut sebagai margin laba kotor. Hal ini memberikan insight atau wawasan yang berguna mengenai kondisi keuangan atau persyaratan perubahan pada periode mendatang bagi bisnis.
Pertimbangkan contoh berikut untuk memahami pentingnya laba kotor sebagai alat penganggaran perusahaan. Misalnya, bisnis mempunyai laba kotor Rp 150 juta per tahun, namun terdapat hutang yang mesti dibayarkan.
Pada akhir tahun, saat perhitungan dilakukan ternyata didapati bahwa jumlah pengeluaran lebih tinggi dibandingkan jumlah pendapatan. Hal ini berarti bisnis kurang berjalan dengan baik sekaligus bukan pertanda positif untuk pertumbuhan bisnis.
Berdasarkan itu, maka perlu dilakukan identifikasi mengenai pada bagian mana telah dilakukan pengeluaran yang tidak menguntungkan dan mengidentifikasi cara untuk menghilangkannya.
Salah satu caranya yaitu dengan mencantumkan semua biaya produk atau layanan yang dijual dan mengurangi jumlah tersebut dari keseluruhan pendapatan penjualan. Informasi ini tentunya akan memberikan gambaran nyata mengenai performa bisnis.
5. Proyeksi arus kas
Arus kas perusahaan terdiri dari dua bagian yaitu pembayaran pelanggan dan vendor. Penting untuk mencapai keduanya dalam memberikan proyeksi yang seimbang bagi perusahaan.
Proyeksi arus kas merupakan alat penganggaran perusahaan yang efektif. Sebagai upaya untuk memastikan bahwa pelanggan membayar secara tepat waktu, maka berikan ketentuan pembayaran yang fleksibel dan kompatibilitas dengan berbagai metode pembayaran.
Akan sangat disayangkan pula karena kemungkinan Anda akan menemukan sebagian kecil pelanggan yang tidak mematuhi syarat dan ketentuan. Pada bagian ini, arus kas dapat sedikit ditarik kembali karena adanya pembayaran yang tidak terpenuhi.
6. Tren industri & pertimbangan musiman
Mencapai semua tujuan bisnis dan mendapatkan estimasi target yang baik setiap bulan merupakan sebuah hipotesis yang kurang realistis. Terdapat periode yang mana bisnis Anda akan berada di posisi tinggi misalnya penjualan lancar, profit meningkat. Namun juga terdapat fase yang mana bisnis akan mengalami kelesuan.
Hal ini dikarenakan bisnis bisa saja bersifat musiman.Inkonsistensi dalam perputaran bisnis dapat berdampak kurang baik yang mengakibatkan arus kas menjadi negatif. Pada saat ini terjadi, sebaiknya bisnis membelanjakan uangnya secara cermat supaya dapat terus berjalan.
Sebagai persiapan, sembari menyusun anggaran, Anda bisa mengumpulkan semua data pada situasi dan bulan seperti apa bisnis bisa memperoleh pendapatan yang lebih optimal.
Setelah diketahui bulan puncak penjualan, supaya bisa menghasilkan pendapatan yang cukup selama kurun waktu tersebut. Persiapkan pula bisnis Anda untuk dapat tetap bertahan pada periode penjualan yang lebih lambat atau di luar musim tersebut.
Misalnya, ketika bisnis Anda bergerak dibidang retail pakaian maka penjualan yang tinggi seringkali pada bulan tertentu seperti saat mendekati bulan lebaran. Sedangkan di bulan lainnya penjualan bisa juga didistribusikan ke beberapa lokasi atau memanfaatkan reseller.
Hal tersebut akan membantu menilai seberapa berguna produk Anda selama periode yang kurang begitu ramai dan memahami ekspektasi pendapatan seperti apa yang seharusnya diperoleh selama puncak periode.
7. Penetapan tujuan pengeluaran
Perancangan anggaran bukan semata-mata menambahkan biaya dan menguranginya dari pendapatan. Penting untuk memahami tentang seberapa efektif penggunaan dana dan bagaimana pengaruhnya terhadap kinerja bisnis.
Penetapan tujuan pengeluaran akan membantu Anda untuk mempertahankan sistem mengenai apakah dana perusahaan teralokasikan dengan tepat, juga untuk menghindari pengeluaran yang tidak diharapkan.
Misalnya, pada saat membuat anggaran pengeluaran biaya materai ternyata secara aktual mempunyai nilai sisa yang cukup signifikan. Saatnya melakukan pemotongan atas anggaran tersebut. Uang tersebut dapat dialokasikan kepada bagian yang lebih produktif lainnya.
Perhitungkan dan investasikan dengan cermat pada pengeluaran perusahaan yang dapat menghasilkan lebih banyak pendapatan dalam jangka panjang.
8. Penyatuan anggaran
Setelah Anda melengkapi bagian sebelumnya dan mengumpulkan semua informasi, bagian terakhir yaitu kombinasikan semuanya dan rancang anggaran bisnis.
Kurangi biaya tetap dan biaya variabel dari pendapatan perusahaan untuk mengetahui ketersediaan dana dalam menjalankan operasional bisnis. Pastikan bahwa anggaran juga mempunyai dana darurat yang disisihkan untuk pengeluaran tak terduga.
Selanjutnya, Anda akan siap dalam menggunakan uang anggaran secara efisien untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang bisnis.
Buat anggaran bisnis lebih cepat, mudah dan murah
Ini 4 cara terbaik dalam proses penganggaran bisnis
1. Buat asumsi
Ketika berbicara mengenai anggaran, hal pertama yang diingat adalah berkaitan dengan angka, spreadsheet dan pemecahan masalah. Meskipun demikian, sebaiknya terlebih dahulu membuat anggaran dasar, tujuan dan panduan.
Hal ini dikarenakan asumsi dapat membantu mencapai perhitungan yang diharapkan, yang mana terkadang lebih utama dibandingkan angka sebagai faktor sekunder dalam penyusunan anggaran.
Oleh sebab itu, perihal pertama yang ditunjukkan adalah asumsi mengenai produk atau layanan seperti apa yang akan dijual pada periode selanjutnya, berapa harga dan volumenya.
Bersamaan dengan ini, asumsi juga harus meliputi faktor pendorong pengeluaran perusahaan seperti biaya marketing, jumlah karyawan dan lainnya. Mempunyai anggaran operasional dan keuangan menjadi fokus yang penting karena keduanya bisa mendorong pertumbuhan bisnis.
2. KPI yang jelas dan terukur
Anggaran bisnis untuk bisnis kecil, perlu melibatkan beberapa bagian variabel tujuan dan sasaran bisnis. Perlu diingat bahwa Anda harus menjalankan metode untuk mengontrol pengeluaran perusahaan dan berfokus pada prioritas yang ingin dicapai bisnis.
Hal tersebut nantinya akan melacak progress bisnis saat anggaran ditetapkan sepanjang tahun. KPI (key performance indicator) berperan krusial untuk mengatur dan mengarahkan anggaran perusahaan.
Satu tantangan dalam penetapan KPI yang menjadi pertimbangan yaitu perancangan KPI yang mudah diukur. Beberapa bagian KPI yang termasuk dalam metode penganggaran:
• Penjualan dan pemasaran
• ROI (return on investment)
• Arus kas operasional
• Hutang dagang dan piutang dagang
• Tingkat perputaran
3. Review anggaran
Penting untuk memahami betapa pentingnya mereview anggaran. Anda tidak bisa hanya sekedar membuat anggaran tanpa mereviewnya. Penting melakukan pengecekan dan menganalisanya untuk memperbaiki beberapa kesalahan yang mungkin terjadi seiring dengan berjalannya waktu.
Hal ini bisa membantu Anda untuk melihat kekurangan atau kesalahan mengenai rencana yang dibuat dan untuk memahami tentang stabilitas bisnis Anda. Jadi, Anda bisa memulainya dengan melakukan review atas anggaran secara periodik dan sepanjang waktu.
Selain itu, perlu mempertimbangkan frekuensi dalam pemeriksaan anggaran karena terkadang juga tidak perlu melakukan banyak perubahan seperti melakukannya dalam setiap bulan. Barangkali, Anda juga menemukan saat pengkajian dilakukan terdapat biaya tersembunyi yang bisa dialokasikan ke beberapa hal.
4. Hindari
Terdapat beberapa tahapan dalam proses penganggaran, beberapa bagian yang perlu menjadi perhatian dengan seksama dalam mengambil keputusan dan perihal yang perlu dihindari:
• Tidak disarankan untuk memperbesar perkiraan pendapatan dan laba
• Tidak mengabaikan perhitungan pajak
• Tidak melupakan bahwa bisnis dapat bersifat fluktuatif, misalnya barangkali di bulan pertama segalanya berjalan dengan baik. Sedangkan di bulan selanjutnya mengalami penurunan dan lain sebagainya
Bagaimana Volopay bantu penganggaran belanja bisnis?
Sebagai upaya penyederhanaan pengeluaran dan pencegahan pengeluaran yang tidak perlu, Volopay menawarkan software otomatisasi. Memberikan solusi pengelolaan anggaran berbagai departemen di satu tempat.
Bagi setiap departemen, terdapat dua kebijakan persetujuan dalam mengatur pembayaran. Pengguna bisa memilih kebijakan persetujuan yang umum atau berbeda untuk pembayaran yang dibuat melalui kartu maupun Bill Pay.
Individu yang membuat anggaran departemen dapat menjadi pemilik. Pemilik ini mempunyai otoritas untuk mengedit pendanaan, merubah limit anggaran, menambah atau menghapus karyawan dan mengubah peraturan.
Setiap anggaran departemen mempunyai pengeluaran kotor. Memberikan gambaran terkait pengeluaran bulanan, kartu dan tagihan pembayaran. Tab pengeluaran menunjukkan pembelanjaan yang dibuat atas anggaran dan detail terkait.
Limit departemen dibagi menjadi tiga. Pertama pengeluaran, jumlah anggaran yang dipakai. Kedua penugasan, jumlah yang dialokasikan kepada karyawan untuk melakukan pembayaran. Ketiga yaitu jumlah yang belum dialokasikan.
Mudah rancang anggaran bisnis bersama Volopay dengan dua jenis penawaran. Pertama anggaran berkala yaitu secara otomatis akan mereset sendiri di awal bulan. Kedua anggaran sekali yaitu jumlah anggaran tidak akan diatur otomatis setiap saat kecuali diatur secara manual.