Peran rekonsiliasi pembayaran invoice untuk bisnis

Rekonsiliasi invoice dapat membantu menyelesaikan masalah perbedaan yang ditemukan dalam pengeluaran perusahaan. Proses ini dapat dilakukan secara manual atau dengan bantuan sistem otomatis.

Membayar dengan nominal yang salah untuk suatu produk atau layanan adalah hal yang mungkin terjadi dalam transaksi bisnis. Namun, perusahaan dapat dengan cepat mengatasi hal ini dengan proses rekonsiliasi.

Proses rekonsiliasi dapat membantu menemukan klien atau vendor yang memiliki hutang kepada perusahaan dan belum membayar.

Deteksi penipuan sangat penting untuk keberhasilan bisnis apa pun. Proses rekonsiliasi yang menyeluruh membantu dalam mendeteksi penipuan.

Prosedur rekonsiliasi membantu perusahaan memelihara pembukuan rekening dengan laporan bank, sehingga perusahaan dapat memantau dan melacak setiap transaksi.

Menyelesaikan rekonsiliasi secara teratur dalam periode tertentu lengkap dengan SOP yang disepakati akan membantu menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat. 

Langkah pertama dalam proses ini adalah mengumpulkan semua dokumen untuk vendor tertentu. Kemudian dokumen perlu disusun ulang sesuai dengan tanggal penerimaan untuk dicocokan dengan laporan mutasi bank. 

Langkah ini dapat dilakukan dengan menggunakan dokumen fisik atau digital dan program spreadsheet Excel.

Setelah seluruh dokumen diatur, mulailah cocokan data yang ada pada invoice dengan data yang tertera di laporan bank. Periksa juga tanda terima barang untuk memastikan bahwa transaksi dalam invoice sudah selesai.

Setelah menemukan kecocokan antara invoice dengan mutasi bank, jangan lupa untuk tandai dokumen-dokumen tersebut. Tanda ini menunjukkan bahwa data sudah melewati proses verifikasi sehingga sah. Periksa juga tanggal transaksi dan rincian lainnya.

Dalam proses ini, sangat mungkin ditemukan ketidaksesuaian antara laporan mutasi bank dengan invoice. Invoice juga mungkin hilang, rusak, atau tidak ditemukan. Tandai permasalahan ini dan kumpulkan semua di akhir proses.

Terakhir, tambahkan seluruh jumlah invoice dan sesuaikan dengan laporan mutasi bank. Pastikan jumlah total yang ada dalam invoice sesuai dengan jumlah pengeluaran dalam mutasi bank. Jika ada ketidaksesuaian data, berarti perlu ada pengecekan ulang.

Di masa lalu, perusahaan melakukan rekonsiliasi invoice dengan menelusuri setiap dokumen satu demi satu, baris demi baris. Namun, melakukan proses rekonsiliasi pembayaran invoice secara manual bukanlah cara yang paling efisien. 

Memeriksa semua rincian invoice kemudian mencocokkannya dengan laporan mutasi bank atau buku besar perusahaan akan memakan banyak waktu.

Ditambah, Anda perlu memeriksa kesesuaian antara jumlah uang yang harus dibayar atau diterima dan jumlah barang yang diterima atau dikirim. Kemungkinan terjadinya kesalahan (human error) juga tidak dapat dihindari.

Kini perusahaan dapat beralih menggunakan sistem rekonsiliasi otomatis. Dengan bantuan software manajemen pengeluaran modern, proses pemindaian dokumen dilakukan dengan lebih cepat. 

Dilengkapi teknologi OCR (Optical Character Recognition), software dapat mencocokkan rincian data sekaligus menandai kesalahan. Proses rekonsiliasi pun tidak akan menghabiskan banyak waktu sehingga Anda dapat menyelesaikannya dengan lebih cepat. 

Kedua cara rekonsiliasi yang disebutkan di atas tentu punya kelebihan masing-masing. Setiap pemilik bisnis juga dapat menentukan mana yang paling cocok dengan kemampuan.

Tetapi, memilih metode pengerjaan yang tepat dan paling sesuai dengan kebutuhan bisnis akan memberikan dampak yang besar. Baik untuk perusahaan dan juga untuk tim yang bekerja di dalamnya. 

Baca juga, Invoice vs kwitansi: Detail pembahasan perbedaannya

Tingkatkan proses rekonsiliasi menjadi lebih cepat dan efisien dengan software yang tepat. Software memungkinkan proses pengecekan menjadi lebih singkat tanpa memakan banyak waktu.

Untuk perusahaan yang masih bekerja dengan cara manual, membangun sistem kerja yang tepat adalah hal yang tidak boleh dilewatkan. Perusahaan dapat membuat SOP alias Standar Operasional Prosedur untuk menjalankan proses rekonsiliasi.

Selain itu perusahaan juga perlu meningkatkan kemampuan timnya. Hal ini penting untuk menunjang kecepatan dan akurasi dalam proses rekonsiliasi. Pastikan SDM memiliki kemampuan dalam menggunakan spreadsheet atau excel yang baik.

Proses rekonsiliasi juga dapat dibantu oleh akuntan profesional. Untuk membantu mempercepat prosesnya, siapkan seluruh data terkait yang dibutuhkan. 

Volopay memungkinkan pencocokkan data dari tiga arah yakni email, software akuntansi Anda, dan platform Volopay. 

Invoice yang ada di dalam email dan software akuntansi dapat ditarik ke dasbor Volopay dan software akuntansi juga dapat mengekstrak data transaksi dari platform Volopay. 

Dengan begitu, dapat dipastikan bahwa tidak ada tagihan yang terlewat, tidak dibayar, atau terlambat dalam pembayaran. 

Anda juga dapat membuat akun vendor individu yang dapat membantu mengatur invoice dengan lebih baik. Setelah Anda menerima invoice mereka, secara otomatis invoice tersebut akan dipetakan di bawah nama vendor. 

Dengan cara ini, Anda dapat langsung melihat invoice yang perlu dibayar dan sudah dibayar.

Dalam proses rekonsiliasi, langkah pertama yang dilakukan adalah mencari data invoice. Tim keuangan perusahaan perlu mengumpulkan dan menyortir semua invoice sebelum memulai proses pencocokan. 

Volopay memungkinkan penyimpanan invoice yang dapat diakses dengan mudah dan cepat. Setiap invoice diunggah ke Volopay dalam format file PDF atau JPG kemudian disimpan. 

Tidak ada lagi invoice kertas yang hilang atau rusak. Anda juga tidak perlu mencari invoice dalam kotak masuk email untuk menemukan dokumen salinan. 

Setiap kali sistem menerima invoice baru, teknologi OCR (Pengenalan Karakter Optik) akan memindai dokumen dan mengekstrak informasi penting yang ada di dalamnya. Ekstraksi data ini akan membantu invoice lebih mudah dipetakan secara otomatis.

Software Volopay dibangun sedemikian rupa sehingga dapat membantu memahami informasi yang penting dan relevan untuk proses rekonsiliasi invoice. 

Jadi setelah melewati tahap ekstraksi data, software akan mencocokannya dengan struktur yang telah Anda tetapkan dalam platform dan mengisi informasi yang diperlukan.

Sebagai gambaran, proses pemindaian dokumen akan mengekstrak data penting seperti nama vendor, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo, deskripsi item, jumlah, jumlah, dan tarif pajak yang tertera pada invoice secara otomatis. 

Kemudian, software akan menyinkronkannya dengan perangkat lunak akuntansi untuk tagihan yang sudah dibayar.

Setelah langkah-langkah pemindaian data, ekstraksi data, dan proses rekonsiliasi selesai, software akan membantu menandai dan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat. 

Kini, Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk menandai kesalahan dalam rekonsiliasi. Dengan begitu, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk memperbaiki kesalahan.