Sistem informasi akuntansi: definisi, fungsi dan contoh
Sistem informasi akuntansi yang efisien sangat penting untuk kontrol yang lebih baik atas keuangan bisnis sebuah perusahaan.
Pencatatan dan pemrosesan transaksi keuangan bisnis yang tidak efisien dapat membuat arus keluar melebihi arus masuk Anda, yang menyebabkan menipisnya modal dan meningkatnya utang.
Untuk mencegah hal tersebut, pastikan kesehatan keuangan bisnis Anda dalam kondisi terbaik. Salah satunya adalah dengan memiliki sistem informasi akuntansi.
Sistem ini membantu analis bisnis Anda melacak dan mencatat semua transaksi dan laporan audit Anda setiap tahun. Berikut ini adalah panduan informasi tentang apa itu sistem informasi akuntansi secara lengkap.
Mulai dari manfaat, fungsi hingga jenisnya untuk bisnis Anda.
Apa itu sistem informasi akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah metode yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data keuangan sehingga manajemen internal dan stakeholder perusahaan dapat menggunakannya untuk kepentingan bisnis.
Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang memberikan informasi keuangan dan akuntansi yang akurat bagi pengguna internal perusahaan untuk membuat laporan.
Berdasarkan laporan ini, pemangku kepentingan merupakan kreditur atau investor, dan manajemen perusahaan–manajer puncak, Chief Financial Officer (CFO), atau auditor, membuat keputusan bisnis.
Bagi pihak luar, keputusannya adalah tentang investasi potensial, sedangkan bagi orang dalam, ini tentang improvisasi operasi perusahaan di masa depan.
Sebagai contoh kasus, Anda ingin memperluas toko pengiriman bahan makanan Anda.
Untuk itu, Anda memerlukan perincian mengenai transaksi keuangan perusahaan, laba tahunan yang diperoleh selama beberapa tahun terakhir, perkiraan laba untuk tahun keuangan berikutnya, dan sebagainya.
Tetapi masalahnya adalah Anda telah mencatat transaksi secara manual, sehingga sangat menantang untuk mengumpulkan informasi dan memprediksi keuntungan di masa depan berdasarkan hal yang sama.
Selain itu, kontrol internal bisnis Anda tidak disederhanakan, yang dapat menyebabkan kerugian di masa mendatang.
Di sinilah sistem informasi akuntansi masuk. Dengan sistem ini, informasi keuangan bisnis Anda hanya dengan sekali klik, akan terorganisir. Memprediksi keuntungan masa depan dan tren pendapatan juga merupakan bagian dari kesepakatan.
Anda akan melihat bagaimana menggunakan sistem informasi akuntansi menyederhanakan data keuangan perusahaan dan memungkinkan Anda untuk mengaksesnya tanpa membuang waktu.
Fungsi sistem informasi akuntansi
Mengumpulkan data dan organisasi
Fungsi utama dari sistem informasi akuntansi adalah mengumpulkan dan menyimpan data tentang penjualan dan pembelian melalui piutang, hutang, tagihan akuntansi, dan lainnya.
Setelah sistem memiliki semua detail transaksional, sistem akan memproses hal yang sama dan mengaturnya dalam jurnal dan buku besar. Ini memberi Anda informasi lengkap tentang debit dan kredit di organisasi Anda.
Kurasi laporan
Penggunaan software informasi akuntansi tidak terbatas pada menyimpan semua data keuangan secara terstruktur. Itu juga mengekstrak laporan berdasarkan data itu.
Laporan yang dihasilkan software informasi akuntansi ini penting bagi tim manajemen–manajer penjualan, analis bisnis, dan kepala departemen lain untuk menganalisis kesehatan keuangan organisasi.
Tidak hanya itu, laporan ini memungkinkan mereka membuat keputusan bisnis yang selaras dengan sumber daya yang tersedia dan tujuan perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya.
Menjaga akurasi dan keamanan data
Fungsi lainnya dari sistem informasi akuntansi adalahi untuk memastikan kemanan data. Dalam hal memastikan keamanan data, departemen akuntansi Anda harus secara strategis membatasi akses data.
Anda dapat melakukannya dengan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menyelamatkan Anda dari menambah industri penipuan dan kejahatan keuangan yang bernilai tinggi.
Berbagi data lintas departemen
Salah satu fungsi utama sistem informasi akuntansi adalah menghubungkan berbagai divisi perusahaan untuk kelancaran arus informasi yang relevan.
Anda cukup membuat dasbor di sistem yang terdiri dari semua informasi berguna untuk departemen terkait untuk mengakses dan melanjutkan proses mereka.
Misalnya, tim pemasaran dapat memasukkan faktur untuk vertikal pemasaran yang berbeda seperti konten, desain grafis, dll., dan departemen akuntansi dapat mengakses dan menghapusnya sekaligus.
Bingung dalam menerapkan sistem akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda? Baca artikel kami untuk tahu tentang sistem akuntansi terintegrasi serta manfaatnya dan dapatkan ide untuk menggunakan sistem akuntansi untuk bisnis Anda.
Manfaat sistem informasi akuntansi
Meminimalisir biaya
Mengadopsi sistem informasi akuntansi untuk menyimpan catatan semua keuangan bisnis Anda di satu tempat akan mengurangi kebutuhan akan karyawan terpisah yang bertugas mengelola akun untuk departemen yang berbeda. Secara drastis, langkah ini akan mengurangi biaya sumber daya Anda. Misalnya, Anda mempekerjakan akuntan yang berbeda untuk mencatat data bisnis yang berbeda-beda.
Mulai dari penjualan, data manajemen inventaris, membuat laporan penjualan, dan masih banyak lagi— Anda harus membayar gaji mereka, hal ini tentu meningkatkan biaya Anda. Nah, sistem informasi akuntansi terintegrasi dapat memusatkan akuntansi Anda dan mengurangi kebutuhan personel Anda sehingga menurunkan biaya yang perlu Anda keluarkan secara signifikan.
Aksesibilitas tinggi
Pembukuan yang dilakukan secara fisik memiliki aksesibilitas yang rendah. Dokumen mungkin hilang, tidak bisa dibawa pergi, rusak, dan sebagainya. Namun, dengan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi Anda dapat menghilangkan kerumitan ini. Anda dapat dengan cepat menelusuri keuangan bisnis Anda bahkan saat dalam perjalanan, karena Anda dapat mengakses sistem akuntansi ini dengan internet melalui ponsel atau laptop Anda.
Misalkan Anda bertemu dengan investor dan lupa membawa buku fisik rekening. Dalam hal ini, Anda tidak dapat melanjutkan rapat karena ketergantungan Anda pada metode akuntansi konvensional. Namun dengan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi, Anda dapat langsung mengakses data Anda di mana saja dan menghemat waktu dan tenaga.
Keamanan data
Jika selama ini Anda mengandalkan proses akuntansi manual, Anda harus mempertimbangkan kembali. Kami mengatakan ini karena pemrosesan manual menempatkan data sensitif Anda pada berbagai risiko. Beralih ke Sistem Informasi Akuntansi dapat menjaga kontrol internal perusahaan tetap utuh, di mana hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses data keuangan.
Sistem ini memiliki tingkat keamanan yang tinggi sehingga penyebaran data hanya akan terjadi berdasarkan izin Anda. Langkah ini dapat melindungi kontrol internal perusahaan Anda. Misalnya, tim manajemen inventaris hanya dapat mengakses data penjualan, bukan data penggajian atau laporan laba rugi, karena tidak relevan bagi mereka. Sistem informasi akuntansi, dengan demikian, menyimpan data sensitif Anda di tangan yang benar dan teraman.
Meningkatkan kualitas komunikasi
Manfaat lain dari sistem informasi akuntansi adalah meningkatkan kualitas komunikasi. Dengan sistem informasi akuntansi, semua departemen dapat mengakses akuntansi yang terpusat. Mereka dapat melakukan tugas masing-masing berdasarkan anggaran masing-masing. Hal ini memungkinkan departemen terkait untuk memiliki pembaruan tugas secara real-time dan mengurangi kesenjangan komunikasi (yang terjadi jika tidak ada sistem informasi akuntansi terintegrasi).
Misalnya, departemen marketing menyiapkan dan mencantumkan anggaran untuk diikuti oleh tim manajemen inventaris. Tim inventaris dapat mencatat anggaran, memesan stok yang sesuai dan memperbaikinya di database, sehingga memudahkan departemen akun untuk menghapus hutang dagang. Jadi, Anda melihat bagaimana AIS mengelola data keuangan perusahaan Anda dengan mudah.
Efektivitas waktu kerja
Sebagai pemilik bisnis, ratusan tugas tentu menunggu untuk diselesaikan dari daftar tugas. Terutama dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Untuk menghilangkan beban akuntansi ekstra, Anda perlu mengandalkan sistem informasi akuntansi yang dapat mencatat, menyortir, dan mengatur informasi keuangan. Sistem ini juga mengotomatiskan tugas berulang, memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas strategis dengan lebih baik.
Seorang akuntan perlu waktu lama untuk menyiapkan berbagai buku besar, akun P&L, serta laporan arus kas bila dikerjakan secara manual. Namun, dengan sistem informasi akuntansi hanya butuh waktu sedikit untuk aktivitas akuntansi dan bisnis. Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang juga secara otomatis membuat perubahan pada lembar akuntansi jika ada perubahan dalam transaksi, menghemat waktu dan tenaga secara luar biasa.
Akurasi data lebih tinggi
Sistem informasi akuntansi adalah sistem terintegrasi yang modern dan berjalan berdasarkan instruksi yang telah ditentukan. Sistem ini melibatkan intervensi manusia seminimal mungkin serta tidak menyisakan ruang untuk kesalahan dalam laporan keuangan.
Software sistem informasi akuntansi akan memberi tahu Anda jika ada perbedaan dalam entri baru dan data masa lalu yang terkait ditemukan. Anda cukup mengubah sistem yang sama sebelum bergerak maju, menghasilkan laporan yang akurat dan keputusan bisnis yang lebih tepat.
Mencari software untuk integrasi akuntansi?
Bagaimana sistem informasi akuntansi (SIA) digunakan?
Sistem informasi akuntansi adalah basis data terpusat yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses informasi akuntansi mereka. Termasuk pendapatan, pembelian, pajak, dll. Personil yang berwenang memasukkan data keuangan dan akuntansi ini untuk diproses lebih lanjut. Sistem menyiapkan laporan keuangan berdasarkan informasi yang diproses untuk mengukur kinerja perusahaan secara keseluruhan.
SIA menyimpan data penting seperti pendapatan, pembelian, karyawan, pelanggan, dan pajak. Bagian terbaik dari SIA terintegrasi modern adalah dibuat menggunakan program komputer (bahasa kueri terstruktur) yang memungkinkan modifikasi data.
Berikut adalah singkat dari dua jenis utama sistem informasi akuntansi
Manual
SIA manual adalah sejenis pembukuan yang biasanya digunakan usaha kecil untuk mencatat keuangan. Jenis SIA ini tidak memerlukan infrastruktur teknologi informasi (perangkat lunak atau komputer) untuk mencatat transaksi.
Sebaliknya semua informasi akuntansi disusun dengan melewati entri data dan menyiapkan catatan fisik terpisah untuk akun yang berbeda menggunakan kertas dan pena.
Sistem ini menghilangkan kebutuhan untuk memperoleh perangkat lunak, mengatur komputer atau melatih karyawan, yang menyebabkan penurunan biaya yang signifikan.
Tapi itu menyita sebagian besar waktu dan tenaga Anda dalam melakukan akuntansi secara manual. Selain itu, kemungkinan kesalahan meningkat, yang menyebabkan biaya dan tenaga 10x lebih banyak.
Modern
Perangkat lunak SIA terintegrasi modern memungkinkan Anda untuk mengelola semua kebutuhan akuntansi Anda secara efisien. Perangkat lunak ini bekerja dengan mudah setelah prosedur dan instruksi atau transaksi dan aturan pemetaan dimasukkan ke dalam sistem.
Demi kenyamanan Anda, Anda dapat menautkan rekening bank bisnis Anda ke perangkat lunak untuk mengambil dan memproses semua transaksi secara otomatis.
Ini kemudian menyinkronkan dan memperbarui informasi secara otomatis di buku besar dan lembar akuntansi jurnal. Anda bahkan dapat menentukan sebelumnya kode pajak untuk akun dan laporan yang akurat.
Mulailah dengan Volopay
Volopay adalah ekosistem manajemen pengeluaran dengan alat keuangan cerdas seperti kartu kredit perusahaan, pembayaran faktur vendor, dan kemampuan otomatisasi akuntansi.
Kami memiliki integrasi asli dengan beberapa alat akuntansi yang paling umum digunakan seperti Xero, Netsuite, Deskera, dan Quickbooks.
Dengan cara ini Anda dapat secara otomatis menyinkronkan semua pengeluaran dari platform Volopay ke buku besar perusahaan Anda.
Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak apa pun yang disebutkan di atas, Anda masih dapat mengotomatiskan akuntansi dengan mengekspor semua transaksi dalam file CSV khusus yang diformat sesuai dengan perangkat lunak akuntansi Anda.