Manajemen biaya lebih nyaman, cepat dan aman
Rasakan perubahan besar dalam tim keuangan Anda dengan expense management software dari kami. Tidak ada lagi pekerjaan lumpsum yang dilakukan pada akhir bulan maupun melakukan pengejaran pembayaran. Gunakan sistem otomatisasi dari Volopay agar dapat mengontrol manajemen biaya.
Digitalisasi menjadi solusi untuk proses keuangan Anda agar expense management dikelola dengan lebih baik. Dukung dan berikan kesempatan tim Anda untuk melakukan yang terbaik bagi perusahaan dalam mengelola pengeluaran.
Dipercaya oleh tim keuangan para start-up dan perusahaan global.
Kartu kredit perusahaan untuk manajemen biaya
Lacak setiap rupiah yang digunakan. Volopay menghadirkan fasilitas bagi karyawan Anda melalui penggunaan kartu kredit perusahaan yang bisa disinkronisasikan dengan expense management software.
Anda bisa melakukan kontrol penuh di dasbor dengan mengatur pengeluaran sesuai kebijakan. Kartu ini memberikan solusi melalui pengkategorian pada buku besar secara khusus, mengatur limit waktu penggunaan (harian, mingguan, bulanan atau limit sekali bayar) dilengkapi data histori transaksi keseluruhan untuk transparansi bisnis.
Pengaturan kartu corporate unlimited
Buat kartu corporate unlimited untuk berbagai fungsi spesifik seperti pembayaran vendor, karyawan maupun departemen/projek. Berikan kartu ini kepada setiap karyawan Anda dengan penetapan limit dan sesuaikan batas maksimal pengeluaran yang diperlukan.
Kenyamanan kartu fisik
Software manajemen keuangan usaha kami juga menawarkan kartu fisik perusahaan untuk transaksi pembayaran secara offline saat bepergian. Semua transaksi dan bukti pembayaran akan tercatat dan tersimpan rapi. Disertai persetujuan transaksi otomatis dengan insight dari dasbor analitik di merchant tertentu.
Reimbursement lebih cepat
Software manajemen keuangan usaha kami mempunyai kemampuan dalam melakukan pengelolaan reimbursement. Mudah mengupload tumpukan bukti pembayaran dengan jumlah banyak untuk pengajuan klaim. Sistem OCR yang tersedia dapat mempercepat penggantian dana.
Mendukung pembayaran secara otomatis setelah semua klaim disetujui. Sistem ini juga meringankan pengajuan reimbursement karyawan atas perjalanan yang sudah ditempuh.
Kartu virtual untuk atur subscriptions
Expense management software dari Volopay dapat menangani subscription secara global. Kartu virtual kami membuat pembayaran SaaS menjadi lebih mudah melalui sistem pengaturan jarak jauh.
Cukup muat dan masukkan nomor kartu yang dimiliki pada portal pembayaran. Selanjutnya kartu ini secara otomatis melakukan pelacakan atas segala transaksi dan juga dapat dipakai kembali kapanpun diperlukan. Proses akuntansi menjadi lebih cepat dengan kartu khusus untuk setiap subscription.
Kustomisasi persetujuan multi-level
Mengejar persetujuan pengajuan anggaran adalah pekerjaan yang menghabiskan banyak waktu. Namun, bersama software manajemen keuangan usaha dari Volopay, Anda dapat meninggalkan hal tersebut.
Sistem pemeriksaan yang tersedia memungkinkan Anda melakukan penyetingan persetujuan multi-tier hingga 5 level dan mempunyai akuntabilitas di setiap pengeluaran. Tolak secara otomatis permintaan dana yang melebihi jumlah tertentu. Pemberi persetujuan bisa melakukannya dari jarak jauh dan cepat.
Lacak pengeluaran secara real-time
Berhentilah menunggu pernyataan akhir bulan yang bisa membuat Anda terkejut. Sinkronisasikan pengeluaran secara langsung dengan software manajemen keuangan usaha, fleksibel monitor pengeluaran dengan segera dari ponsel maupun laptop sesudah transaksi dilakukan.
Expense management software memudahkan pelacakan secara instan dan dihubungkan dengan buku besar untuk laporan pengeluaran yang lebih baik. Transparansi pada frekuensi pembayaran dan penyetingan jumlah dana menjadi lebih mudah untuk diterapkan.
Cegah pengeluaran berlebih
Khawatir akan pengeluaran yang terlalu banyak bukan tanpa alasan dalam dunia manajemen keuangan perusahaan. Tenang, kontrol spesifik dan kebijakan pengeluaran memberikan Anda wewenang untuk memonitor jumlah penggunaan biaya sebelum dilakukan.
Kebijakan pengeluaran seluruh perusahaan dapat diatur melalui platform Volopay dengan sistem kustomisasi per departemen atau per projek. Lewat sistem kebijakan klaim fleksibel dan non-fleksibel, limit setiap kategori pengeluaran bisa diatur dan tetap sesuai jalur agar anggaran tetap terjaga.
Lebih cerdas kontrol pengeluaran bisnis
Manajemen pengeluaran keuangan usaha yang lebih baik datang dengan kontrol dan kesadaran kebijakan yang lebih baik. Kemampuan untuk bisa mengamankan dana bisnis Anda dapat dilakukan dengan mengaktifkan pemberi persetujuan kebijakan sebaik mungkin melalui pelacakan berbagai macam pengeluaran. Sebagai tambahan, karyawan Anda juga mempunyai aksesibilitas.
Penerima dapat secara langsung mengupload kwitansi pada platform, menerima permintaan reimbursement dan reimbursement dalam menempuh jarak tertentu dapat dilakukan. Para karyawan juga bisa membuat pengajuan dana di setiap kartu kapanpun serta dimanapun.
Finansial stack untuk bisnis
Anda tidak perlu menggunakan berbagai macam akun bank dan alat transaksi untuk mengoperasikan bisnis dengan cerdas. Kami telah menggabungkan software terbaik dengan setiap layanan perbankan yang diperlukan guna menghasilkan platform keuangan tercanggih.
Berikan karyawan wewenang dengan kartu kredit fisik dan virtual.
Atur dan lacak setiap rupiah yang digunakan oleh bisnis Anda.
Buat rekening global Anda dengan pembayaran multi-mata uang.
Atur vendor, setujui invoice dan lakukan pembayaran otomatis.
Hemat waktu dan tutup buku yang lebih cepat setiap bulannya.
Integrasikan semua tools dan software yang digunakan setiap hari.
Lacak pengeluaran dengan visibilitas real-time
Volopay dapat membantu mengatur tim akuntansi dan keuangan untuk bekerja sama dan menggunakan dana secara efektif. Inilah yang mendasari Volopay menjadi pilihan pertama bagi para pemilik bisnis dalam upaya digitalisasi akuntansi dengan visibilitas real-time.
Wawasan mengenai pengeluaran dobel
Pembayaran dobel berarti pembayaran yang dilakukan dua kali. Hal tersebut sering kali terjadi, terutama jika Anda tidak mempunyai software manajemen keuangan usaha. Bahkan sulit untuk mengetahui saat hal tersebut terjadi.
Ketahui aktivitas transaksi pembayaran melalui visibilitas real-time bersama Volopay.
Proses faktur (invoice) otomatis juga bisa dilakukan, jadi tidak ada lagi pembayaran yang dobel.
Mengurangi risiko kejahatan
Bisnis kecil seringkali rentan terhadap kejahatan. Baik kejahatan berupa kecurangan internal maupun eksternal.
Misalnya akses rekening yang sulit untuk dibatasi, pembuatan faktur palsu dan memproses pembayaran lebih tinggi dari pengajuannya atau vendor yang memberikan faktur keliru.
Supaya menyelamatkan bisnis dari hal itu, Anda perlu aplikasi manajemen keuangan bisnis yang ekstensif. Gunakan fitur autentikasi Google atau Single Sign-On (SSO) untuk memperkuat keamanan. Batasi jumlah pengguna yang bisa mengakses ke akun bisnis guna meningkatkan keamanan pembayaran bersama Volopay.
Identifikasi pelanggaran kebijakan
Kebijakan pengeluaran dibuat untuk mengatur pengeluaran perusahaan. Namun terdapat beberapa karyawan yang menyalahgunakan untuk keuntungan pribadinya.
Lacak dan cegah pelanggaran yang mungkin terjadi dengan sistem pembayaran yang transparan.
Penggunaan expense management software for small business membantu dana bisnis digunakan sesuai jalur dan karyawan akan lebih mengerti dampak dari penyalahgunaan kebijakan baik secara sengaja maupun tidak sengaja.
Evaluasi supplier lebih baik
Menjaga hubungan baik dengan supplier adalah perihal penting untuk keberlangsungan bisnis.
Bayar vendor lebih cepat melalui penggunaan platform manajemen pengeluaran vendor dan permudah evaluasi vendor Anda.
Analisa kinerja vendor mulai dari kualitas barang, layanan pelanggan, biaya, stabilitas keuangan dan lainnya atas pembayaran yang dilakukan. Buat keputusan yang efektif dengan bermitra bersama Volopay.
Scan dan capture bukti pembayaran bersama Volopay
Software manajemen keuangan usaha membantu proses menjadi otomatis dan menggunakan teknologi AI yaitu OCR (Optical Character Recognition) yang dapat mengenali dokumen manual, mengambil data dan mengunggah ke sistem manajemen keuangan bisnis.
Pengecekan kebijakan secara real-time
Bukan hal yang tidak mungkin bagi karyawan untuk mengingat keseluruhan pengeluaran perjalanan dan kebijakan pengeluaran. Tetapi sistem seharusnya dapat diperketat sehingga pengeluaran yang dilakukan hanya sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Volopay melakukan pemeriksaan kebijakan secara real-time dan hanya memproses pengeluaran yang sesuai dengan kebijakan terbaru.
Laporan pengeluaran sekali klik
Bagi karyawan yang sering bepergian, reimbursement dan laporan pengeluaran adalah fokus utama. Bantu karyawan mengajukan reimbursement dan unggah tanda terima yang discan.
Volopay memungkinkan karyawan melakukannya di mana saja, bahkan saat bepergian. Akses bisa dilakukan melalui desktop maupun ponsel.
Persetujuan pengeluaran otomatis
Ketika pengajuan dikirimkan oleh karyawan, secara otomatis akan dikirimkan ke pemberi persetujuan level pertama. Setelah otorisasi tunggal atau ganda, kemudian melakukan perjalanan dan mencapai tahap penyelesaian.
Pemberi persetujuan segera memperoleh notifikasi dan permintaan akan diotorisasi, tidak ada lagi pengajuan yang menunggu lama.
Kurangi kesalahan
Expense management software for small business bisa menandai kesalahan entri data, mencegah penginputan ganda dan pembayaran berlebih. Software tersebut bisa mengirimkan pemberitahuan jika terdapat laporan atau pembayaran yang terlambat.
Karyawan bisa mengcapture bukti pembayaran dari ponsel dan melampirkannya menggunakan teknologi OCR yang diaktifkan pada aplikasi.
Rampingkan reimbursement dan setujui pengeluaran melalui kebijakan persetujuan
Kebijakan pra-persetujuan
Bersikaplah proaktif tentang pengeluaran karyawan dan hemat waktu. Tidak ada lagi waktu yang terbuang karena pengajuan permintaan dan persetujuan. Atur kebijakan pra-persetujuan dan setujui pengeluaran bahkan sebelum terjadi.
Hal ini akan mengharuskan karyawan untuk membagikan laporan pengeluaran dengan Anda sebelum melakukan perjalanan dinas bisnis. Selain itu juga mencegah karyawan membuang uang untuk barang yang tidak sesuai.
Kebijakan persetujuan otomatis
Terdapat beberapa pengeluaran yang tidak mensyaratkan persetujuan sama sekali. Adanya kebijakan pra-persetujuan, pembayaran bisa diproses secara langsung tanpa melalui pemberi persetujuan.
Bagi pemula menambahkan kategori, jumlah dana belanja, otorisasi pengeluaran per orang, departemen atau projek atas pengeluaran bisa disetujui secara otomatis.
Kebijakan persetujuan multi-level
Kebijakan yang ideal bagi bisnis berskala kecil menengah yang ingin memeriksa ulang dan memastikan detail sebelum klaim diajukan.
Anda bisa mengatur hingga lima level pemberi persetujuan, tergantung pada jumlah biaya yang akan dikeluarkan. Tidak ada aturan bahwa Anda harus memilih jumlah pemberi persetujuan secara tetap untuk semua pengeluaran.
Kebijakan pembuat pemeriksaan
Sebuah alur kerja persetujuan yang mana akan menjadi pembuat dan pemeriksa pengeluaran. Pihak ini nantinya akan mengajukan permintaan dan memeriksa, selanjutnya meninjau serta memberikan persetujuan.
Jika terdapat kesalahan atau pelanggaran akan diketahui oleh pembuat pemeriksaan dan dikirimkan untuk menyelesaikan atau memproses lebih lanjut.
Kebijakan notifikasi khusus
Ketika transaksi dilakukan, maka secara otomatis baik dari layar ponsel maupun laptop akan muncul notifikasi khusus kepada pihak pemberi persetujuan yang relevan, sesuai kebutuhan perusahaan.
Pilih notifikasi mana saja yang ingin diterima agar terhindar dari notifikasi yang tidak diperlukan dalam proses bisnis.
Pelajari lebih lanjut tentang manajemen biaya
Volopay hadir dengan menyatukan segala macam pembayaran hanya dalam satu platform. Anda dapat mengelola beberapa hal seperti persetujuan penerimaan, kartu transaksi perusahaan, pembayaran rekening, reimbursement dan otomatisasi akuntansi hanya dalam satu platform yang sama.
Penerimaan multi-level
Perbedaan tingkat penerimaan persetujuan memastikan bahwa bukan hanya satu orang yang bertanggungjawab terhadap suatu pengeluaran bisnis dan bahwa semua sistem pembayaran dapat saling dikontrol.
Bersama Volopay, Anda dapat mengajukan sampai dengan 5 level pemberi persetujuan pembayaran, sanksi reimbursement, pelaksanaan kebijakan dan isi ulang kartu.
Pemberi persetujuan juga dapat melakukan permintaan informasi atau pemindaian ketika ada inkonsistensi data sebelum diterima. Jadi, tidak ada data yang tertinggal selama proses akuntansi.
Reimbursement karyawan
Karyawan seharusnya tidak lagi merasa ragu untuk mengajukan permintaan dana atau klaim reimbursement dengan cepat. Kami memberikan karyawan Anda fleksibilitas guna melakukan pengajuan reimbursement melalui platform Volopay sehingga proses tersebut dapat terkontrol secara lebih mudah.
Karyawan Anda hanya perlu mengunggah kwitansinya dan melakukan input detail pembayaran - pemberi persetujuan hanya perlu melakukan verifikasi dan menyetujui pencairan pelunasan biaya.
Subscription management
SaaS seharusnya dapat membantu Anda, bukan malah membuat kehidupan semakin sulit.
Kartu virtual kami dapat dibuat untuk setiap vendor jadi Anda bisa mengalokasikan dana secara akurat dan melihat sebuah laporan keuangan terkait siapa saja yang telah mengirimkan dana beserta detail jumlah nominal dana yang dikirimkan. Hal ini memudahkan mengelola transaksi vendor di luar negeri atau menghentikan pembayaran subscription yang sudah terlupakan.
Hanya dengan satu klik bisa menyelesaikan masalah yang terlihat rumit.
Visibilitas secara real-time
Lacak saat terjadi, visibilitas real-time mengizinkan admin, akuntan dan manajer melakukan observasi terhadap berbagai aliran dana perusahaan yang sedang terjadi.
Anda akan selalu memiliki kontrol terhadap bagaimana dana perusahaan digunakan, mengetahui dengan seksama, menerima secara cepat serta dapat melakukan pembekuan dana sebelum terlambat.
Selengkapnya tentang manajemen keuangan usaha
Untuk membuat anggaran dana bisnis, biasanya Anda perlu mengacu pada biaya dan pendapatan. Cari tahu informasi selengkapnya.
1. Komunikasi 2. Penjelasan sederhana 3. Panduan praktis 4. Perbarui aturan 5. Tinjau aturan. Baca selengkapnya soal reimbursement.
Pelajari definisi biaya operasional dan temukan cara Volopay merampingkan serta memberikan visibilitas atas pengeluaran perusahaan.
Hadirkan Volopay di bisnis Anda,
Dapatkan di sini
FAQ manajemen biaya pengeluaran
Laporan pengeluaran merefleksikan segala informasi yang Anda filter. Buku besar memuat informasi siapa yang menginisiasi pembayaran, dari akun mana serta departemen mana. Informasi vendor, faktur dan kwitansi semuanya terhubungkan dalam pembayaran ini. Anda dapat memfilter informasi tergantung jenis laporan pengeluaran seperti apa yang ingin dihasilkan, tetapi Anda juga bisa menampilkan semua informasi ini.
Bisnis kecil (UMKM) dapat mengelola pemasukan dan pengeluaran melalui bantuan keuangan secara cerdas berbentuk aplikasi akuntansi. Anda dapat menggunakan aplikasi hutang dagang yang sudah di kustomisasi untuk menjadwalkan, melacak pembayaran, melakukan transaksi Internasional, menawarkan berbagai jenis kartu, membuat laporan pengeluaran dan masih banyak lagi. Jika anda terus menerus dibombardir oleh permintaan klaim karyawan dan memiliki pertanyaan seperti “bagaimana saya tetap bisa melakukan pelacakan atas pengeluaran karyawan”, pertimbangkan Volopay. Pengeluaran para karyawan seringkali tidak diperhatikan, namun jika ini tidak bisa terlacak maka akan menghabiskan anggaran anda. Gunakan sistem reimbursement dari Volopay agar secara otomatis dapat terhubung dan laporan perampingan biaya bisa anda dapatkan, serta berikan kartu perusahaan untuk setiap karyawan supaya dapat meminimalisir terjadinya stress.
Kwitansi perusahaan atau bisnis anda dapat dilacak melalui bantuan sebuah software pelacakan perusahaan. Software manajemen keuangan usaha ini memfasilitasi pembayaran yang keluar untuk bisnis anda dan menyimpan informasi didalamnya. Proses ini dapat terjadi secara langsung setelah pembayaran dikreditkan kepada penerima dan anda dapat mengakses kwitansi (bukti penerimaan) atas pengeluaran yang telah dilakukan oleh perusahaan melalui sistem pelacakan pengeluaran kapanpun. Menariknya, anda juga dapat mendownload dan mengakses bukti pembayaran tersebut secara lokal.
Tentu saja. Ini merupakan praktik pembukuan yang rapi guna menyimpan segala kwitansi sebagai bukti terjadinya suatu proses pembayaran. Perusahaan juga dapat menyimpan faktur, laporan bank maupun pencatatan segala pembayaran yang dapat digunakan sebagai pengisian pajak. Tapi, bagaimanakah bisnis anda tetap bisa melakukan pencatatan dan pelacakan semua kwitansi? Menangani berbagai berkas transaksi setiap hari menjadi tantangan yang banyak dihadapi oleh bisnis menengah. Mengimplementasikan sistem manajemen pengeluaran biaya ini dapat membantu anda. Setelah pembayaran anda diproses dan dikreditkan, sistem dapat langsung mengumpulkan kwitansinya. Anda dapat mengakses semua kwitansi kapanpun dalam sistem dan mendownloadnya untuk kepentingan eksternal.
Reimbursement sebagai bentuk penggantian biaya menggunakan Volopay lebih cepat dibandingkan reimbursement secara konvensional. Karyawan hanya perlu melakukan sebuah permintaan seperti pembayaran langsung maupun pembayaran untuk perjalanan di platform kami. Terdapat opsi untuk menyatakan vendor, tujuan pembayaran dan lampiran kwitansinya. Setelah penerima persetujuan melihat pemberitahuannya, pengeluaran yang diajukan dapat langsung diterima. Selanjutnya, karyawan akan diberitahu secepatnya dan pembayaran bisa terproses dengan baik. Penerima juga dapat meminta informasi lebih lanjut, yang mana karyawan bisa menawarkannya ketika menerima notifikasi daripada melakukan komunikasi berkali-kali dan menunggu selama berminggu-minggu.
Kartu virtual dan kartu fisik dari Volopay dapat digunakan untuk melakukan pembayaran digital dengan memasukkan nomor kartu pada portal penjual. Pada kasus pembayaran berulang, pemegang kartu bisa menyimpan informasi di situs vendor. Jadi, sejauh kartu mempunyai dana, pembayaran dapat terus dilakukan. Kartu virtual mengizinkanmu membuat kartu yang spesifik untuk vendor dengan pembayaran yang dilakukan sekali sehingga rekonsiliasi dan verifikasi dapat berjalan lebih baik. Hal ini juga tetap membantu melacak pembayaran yang terlupakan dan membiarkan anda membekukan kartu vendor untuk pemberhentian subscription.
Implementasi laporan pengeluaran secara otomatis pada platform Volopay terkait dengan kebijakan keuangan untuk membuat kepatuhan dan analisis yang lebih lancar. Fitur pemindaian kwitansi dan faktur memberikan pengelolaan informasi vendor yang lebih baik. Segala pembayaran bisa diatur sebelum dilakukan sebagai upaya menghindari adanya keterlambatan pembayaran dan memperoleh diskon dari pembayaran yang dibuat lebih awal. Adanya bantuan pembuatan laporan hanya dengan one-klik dapat meringankan pekerjaan bagian keuangan dalam melakukan pengumpulan dan entri data. Hal yang menarik yaitu laporan pengeluaran ini tidak memerlukan lagi adanya pekerjaan berulang dan hanya memerlukan aspek manusiawi terkait manajemen keuangan bisnis.