Persimpel manajemen utang dagang bisnis Anda
Mulai dari proses pembayaran tagihan hutang dagang, vendor, persetujuan pembayaran, semua bisa diatasi dengan manajemen utang modern dari satu platform.
Dapatkan fitur manajemen utang lengkap Volopay dan kelola pembayaran lebih efisien di satu platform. Miliki kontrol persetujuan multi-level dan ketahui semua transaksi secara real-time dengan account payable software.
Dipercaya oleh tim keuangan para start-up dan perusahaan secara global.
Manejemen utang buat pembayaran lancar
Ajukan, proses pembayaran hingga terima faktur hanya dari satu platform. Sinkronisasikan pembayaran faktur melalui software akuntansi yang digunakan.Â
Dapatkan akses ke teknologi OCR (optical character recognition) dan pengunggah faktur secara massal untuk mempermudah pengajuan pembayaran faktur. Account payable software Volopay terotomatisasi dan memberikan Anda akses pelacakan setiap pembayaran secara instan, lengkap dengan fitur pemisahan item baris.
Lebih efisien kelola hutang vendor
Manajemen utang modern membuat pembayaran vendor ke lebih dari 150 negara semakin efisien dengan biaya lebih murah. Buat daftar vendor, minta vendor untuk mengisi informasi dan jadwalkan pembayaran rutin melalui fitur tagihan account payable software.
Setiap vendor bisa dihubungkan kepada departemen yang tepat. Tunjuk pemilik vendor dan permudah pembagian tanggung jawab atas semua pembayaran vendor. Sejarah pembayaran mudah diakses di dasbor Volopay.
Dapatkan pelacakan pengeluaran real-time
Otomatis lacak dan susun beragam transaksi hingga bukti pembayaran. Buat proses rekonsiliasi bisnis menjadi bebas stres. Ketahui kapan, dimana dan mengapa setiap transaksi terjadi melalui account payable audit software.Â
Hindari kelebihan pembayaran dan tandai transaksi duplikat. Buat proses hutang dagang jadi lebih transparan, mudah dan lancar dengan fitur sinkronisasi buku besar.
Manajemen utang, mudah bayar vendor
Buat pembayaran vendor online menggunakan Volopay. Jadwalkan pembayaran dan otomatisasi pembayaran berulang. Semuanya mudah dilakukan dengan fitur transfer maupun kartu Volopay.
Lacak semua pembayaran Anda dari satu dasbor dan dapatkan notifikasi saat tagihan harus dibayar. Vendor yang terhubung pada suatu departemen atau proyek dijamin menggunakan anggaran yang tepat. Bila perlu, pembayaran yang dilakukan di luar Volopay juga bisa disinkronisasi dengan mudah.
Butuh kartu pembayaran vendor sekali?
Atur persetujuan multi-level hutang dagang
Tetapkan persetujuan penerimaan multi-level sebelum memproses pembayaran dan pilih penyetuju. Buat kebijakan yang tepat untuk setiap departemen dan pembelanjaan untuk mengingkatkan kepatuhan pada manajemen utang.
Fitur mudah digunakan, dilengkapi dengan kustomisasi alur kerja persetujuan yang secara otomatis akan mengikuti rute yang sudah diatur. Anda bisa mengatur persetujuan otomatis untuk transaksi yang sesuai dan mendapatkan notifikasi di setiap level. Dengan fitur komentar, persetujuan pasti mudah.
Biaya foreign exchange (FX) lebih rendah
Bersama dengan Volopay, Anda dapat memperoleh biaya lebih rendah dari yang dibayangkan untuk seluruh transaksi yang berkaitan dengan FX. Kelebihan ini memungkinkan Anda melakukan penghematan transaksi pembayaran lintas negara.
Bayar vendor asing hanya dengan satu accounts payable software dan dapatkan pilihan biaya pembayaran sesuai anggaran Anda.
Otomatisasi akuntansi canggih
Dengan canggihnya, Volopay mensinkronisasi detail transaksi dengan software akuntansi yang sehari-hari Anda gunakan. Pengaturan lanjutan, kategorisasi pengeluaran serta trigger akuntansi otomatis membuat prosesnya lebih lancar.
Semua biaya pengeluaran akan terhubungkan menuju software akuntansi hanya dalam hitungan detik. Memudahkan tutup buku 10x lebih cepat di bisnis Anda!
Finansial stack untuk bisnis
Anda tidak perlu menggunakan berbagai macam akun bank dan alat transaksi untuk mengoperasikan bisnis dengan cerdas. Kami telah menggabungkan software terbaik dengan setiap layanan perbankan yang diperlukan guna menghasilkan platform keuangan tercanggih.
Berikan karyawan wewenang dengan kartu kredit fisik dan virtual.
Atur dan lacak setiap rupiah yang digunakan oleh bisnis anda.
Buat rekening global anda dengan pembayaran multi-mata uang.
Atur vendor, setujui invoice dan lakukan pembayaran otomatis.
Hemat waktu dan tutup buku yang lebih cepat setiap bulannya.
Integrasikan semua tools dan software yang digunakan setiap hari.Â
Manfaat mengotomatiskan hutang dagang bisnis
Dapatkan beragam manfaat manajemen utang dagang otomatis untuk bisnis berskala kecil maupun besar. Berikut adalah manfaat peralihan otomatisasi hutang dagang bagi bisnis Anda.
Hemat biaya
Pangkas sejumlah biaya bisnis dengan sistem manajemen utang dagang otomatis. Terutama biaya tenaga kerja dan binning produk kantor. Peralihan ke sistem otomatis tanpa kertas dapat menghemat biaya hingga sebesar 60-70%.
Tentu ini dapat berdampak besar bagi pertumbuhan bisnis. Inilah sebabnya otomatisasi hutang dagang bagi usaha kecil dapat memberikan dampak lebih baik atas kinerja bisnis.
Hemat waktu
Tidak bisa dipungkiri, akuntansi manual adalah proses panjang yang memakan waktu, berulang dan penuh tantangan bagi karyawan. Mulai dari faktur hilang, alur persetujuan yang lama, dan permintaan dana yang tertunda.Â
Namun, dengan otomatisasi semua langkah dapat menjadi lebih sederhana sehingga meningkatkan kecepatan serta jam produktivitas. Laporan dapat diproses lebih cepat melalui dasbor.Â
Proses faktur simpel
Kirim, proses, dan setujui faktur dalam satu platform dan sinkronkan faktur berbayar Anda ke software akuntansi.Â
Software AP juga dapat memungkinkan Anda melacak persetujuan setiap pembayaran secara instan.Â
Dengan software AP, Anda juga bisa mengatur alur persetujuan faktur secara lebih rapi sehingga karyawan mendapat informasi jelas atas pengajuan fakturnya.Â
Pengontrolan penuh
Miliki kontrol penuh proses hutang dagang otomatis atas persetujuan dan kebijakan pengeluaran. Ciptakan kartu fisik dan virtual guna membatasi penggunaan kartu dan alokasikan dana secara lebih baik.
Miliki persetujuan real-time atas dana pada kartu dan anggaran serta fleksibilitas akses dari website dan aplikasi seluler (serta integrasi email). Setiap pesanan pembelian atau transaksi dapat terlihat dari account payable audit software.
Akurasi tajam
Tingkatkan ketajaman akurasi data dengan proses otomatis. Tanpa perlu lagi menginput manual invoice karena detail transaksi dapat disaring dan ditransfer secara otomatis ke platform.Â
Eliminasi transaksi ganda saat membayar kepada vendor. Lindungi bisnis Anda dari penipuan atau kesalahan entri hingga kehilangan data.
Audit mudah
Manfaat paling besar dari hutang dagang otomatis adalah sistem integrasi dengan account payable software. Menghilangkan beban pengkodean dan pelabelan transaksi manual.Â
Transfer catatan transaksi dan tanda terima dari sistem Volopay ke software akuntansi seperti Jurnal, Xero, Netsuite, Quickbooks. Membuat proses audit menjadi transparan dan ringan dengan account payable audit software.
Move on ke proses hutang dagang otomatis
7 Langkah otomatisasi manajemen utang dagang
Sebelum mengatur perangkat lunak otomatisasi AP, sebaiknya lakukan perencanaan dan pertimbangan tertentu dalam upaya peralihan proses ke platform digital.
Tinjau proses AP yang ada
Mulai dengan analisis proses AP Anda saat ini dan catat semua kendala yang dihadapi. Termasuk saat menangani, memproses faktur, dan melakukan pembayaran.
Ini akan memberi Anda pemahaman tentang kekurangan Anda dan perbaikan apa yang mungkin diperlukan.
Identifikasi kebutuhan yang tepat
Setelah meninjau sistem AP yang ada dan cara kerjanya, selanjutnya Anda dapat mengidentifikasi kebutuhan seperti apa yang tepat.
Setelah itu Anda dapat menjawabnya dengan mempertimbangkan implementasi software AP.Â
Buat rancangan untuk mengusulkan rencana
Buat proposal yang mencantumkan mengapa anggota tim AP perlu beralih ke platform manajemen utang dagang digital serta bagaimana hal itu akan membantu mereka dan perusahaan.
Libatkan semua stakeholder Anda
Dalam proses pengambilan keputusan untuk menerapkan software AP, pastikan untuk melibatkan pemangku kepentingan, termasuk tim AP, manajer dan departemen lain yang menjadi bagian dari ekosistem baru ini.Â
Pilih penyedia otomatisasi AP
Setelah semua pihak berada di pemahaman yang sama secara internal, sekarang saatnya untuk mulai mencari perusahaan FinTech atau penyedia SaaS yang cocok yang memenuhi kriteria Anda dan pemangku kepentingan merasa nyaman dengan harga sistem otomasi.
Buat rencana implementasi peralihan
Setelah memilih platform SaaS digital untuk menangani AP Anda, buat rencana untuk mengalihkan semua informasi keuangan yang ada ke platform baru sehingga Anda dapat mulai menyederhanakan proses AP lebih mulus.
Pelatihan dan pengujian
Terakhir setelah melibatkan semua karyawan AP ke platform manajemen utang dagang baru, mereka juga memerlukan pelatihan. Pada 2-3 bulan pertama setelah orientasi, akan menjadi fase penguji Anda untuk menentukan apakah semua berjalan lancar atau tidak.
Mengapa sebaiknya memilih otomasi manajemen utang Volopay?
Volopay menjadi salah satu opsi terbaik accounts payable software melalui tahap otomatisasi secara lancar. Rekomendasi solusi ini untuk mempermudah proses pengelolaan keuangan.
Dompet multi-currency
Dompet multi-currency memungkinkan Anda melakukan pembayaran ke vendor atau pemasok di berbagai negara tanpa harus membayar biaya FX berkat infrastruktur kami yang mendukung 60+ mata uang di lebih dari 100 negara.
Alur kerja persetujuan multi-level
Dengan Volopay, Anda dapat menyiapkan kebijakan persetujuan multi-level hingga 5 level pemberi persetujuan untuk pembayaran. Langkah ini akan memastikan bahwa pembayaran dengan volume yang berbeda semuanya melalui proses persetujuan.
Dasbor vendor
Buat dan simpan akun vendor dalam platform manajemen utang dagang untuk memudahkan pembayaran di masa depan. Gunakan dasbor Volopay untuk meminta vendor mengisi informasi lengkap dan buat pembayaran dengan nyaman.
Otomatisasi AP
Terapkan otomatisasi account payable software Volopay. Gunakan anggaran departemen yang tepat, jadwalkan pembayaran otomatis dan atur pembayaran berulang vendor atau pemasok yang memiliki kontrak kerja sama dengan Anda.
Persingkat bayar faktur dan vendor melalui otomatisasi utang dagang
Pelajari lebih lanjut tentang Volopay
Volopay, mengkombinasikan seluruh persetujuan penerimaan, kartu kredit perusahaan, pengeluaran reimbursement dan otomatisasi akuntansi hanya dengan satu platform sederhana saja.
Manajemen faktur
Software pemrosesan faktur secara modern yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola pembayaran faktur bagi para vendor baik di dalam negeri maupun di luar negeri.
Pelajari lebih lanjut.
Pembayaran vendor
Buatlah transfer untuk transaksi domestik dan internasional dengan biaya lebih rendah yang bisa Anda bayangkan.
Mereka menyukai Volopay, begitu juga Anda
Ketahui lebih lanjut tentang hutang dagang
Secara sederhana account payable adalah tagihan yang perlu dibayarkan, termasuk kewajiban lancar dan seringkali melalui pengumpulan data secara manual.
Pengertian account receivable adalah sejumlah dana yang perlu ditagihkan kepada pelanggan karena pembeliannya dilakukan secara mengangsur atau kredit.
Account payable berkaitan dengan kesehatan keuangan perusahaan. Kenali lebih lanjut lewat artikel ini.
Hadirkan Volopay di bisnis Anda,
Dapatkan di sini
FAQs on accounts payable
Sebagai upaya untuk menghemat waktu dan biaya, Anda sebaiknya mencari software otomatisasi hutang dagang yang mampu membantu dalam melakukan penyetelan dan pembayaran otomatis yang terjadwalkan secara rutin. Software yang ideal harus menawarkan pengintegrasian yang baik menggunakan sistem akuntansi terkemuka dengan keamanan terbaik. Anda bisa memilih software utang dagang seperti yang ditawarkan oleh Volopay karena memberikan kemudahan melakukan kustomisasi melalui proses persetujuan yang ada, metode pembayaran dan alur kerja yang baik.
Software utang dagang yang terotomatisasi dimiliki Volopay adalah software all-in-one yang mampu mendigitalisasikan faktur Anda hanya dalam satu platform dan meluruskan proses utang dagang lainnya seperti persetujuan alur kerja dan prosedur pembayaran. Anda bisa melakukan otomatisasi semua prosesnya melalui satu dashboard.
Tentu saja, otomatisasi pembayaran tagihan merupakan ide yang bagus karena bisnis Anda pastinya mempunyai jumlah faktur yang banyak setiap harinya. Volopay dapat menjadi solusi terbaik untuk mengurangi stress yang Anda hadapi dikarenakan mengatur segala faktur pembayaran secara manual. Volopay mampu membantu menjadwalkan pembayaran faktur secara tepat waktu dan lebih cepat. Hal ini mampu memberikan hubungan yang lebih sehat antara Anda dengan para vendor.
Otomatisasi hutang dagang memfasilitasi pengelolaan faktur para vendor secara digital dan menghubungkannya ke dalam database untuk pelacakan yang lebih cepat, pengaturan serta pembayaran kepada pemasok domestik maupun internasional. Software manajemen faktur yang terotomatisasi seperti Volopay menawarkan solusi bagi para perusahaan agar dapat dengan mudah menyusun, menyetujui dan melakukan audit faktur.
Sebagai upaya untuk mempersempit adanya data yang kurang tepat atau penipuan, Volopay memberikan pencocokan dua atau tiga arah dalam sistem verifikasi untuk transaksi utang dagang Anda. Baik faktur maupun tagihan berupa kwitansi atau lainnya, semuanya dapat dilakukan pencocokan atas satu sama lain sehingga memastikan bahwa yang terjadi adalah sesuai permintaan. Jika Anda merasa ini kurang, POs (Point of Sales) bisa menjadi sebuah lampiran dokumen pelengkap untuk tingkat verifikasi keempat.
Volopay mengizinkan Anda untuk membuat setiap proses pembayaran utang dagang cara lebih cepat dan efisien. Anda bisa memperoleh gambaran data faktur, penyetelan pembayaran, pengaturan daftar persetujuan serta laporan pengeluaran yang otomatis. Lebih jauh lagi, penggunaan kartu ini memberikan Anda biaya lebih murah dalam melakukan transaksi FX. Hal ini tidak hanya meningkatkan sistem Anda, namun juga biaya yang lebih efektif. Sistem hutang dagang yang baik akan memberikan hubungan yang lebih baik kepada para vendor.
Volopay diintegrasikan dengan software akuntansi yang terkemuka secara global, seperti Xero, Netsuite, Deskera, Quickbooks, MYOB dan masih banyak lagi. Jika Anda tidak menggunakan software akuntansi ini, maka terdapat pilihan lainnya untuk membuat template yang sesuai dengan persyaratan software yang Anda gunakan dan pengambilan data.
Iya, software Volopay mempunyai OCR (Optical Character Recognition) yang merupakan teknologi pengenalan tulisan pada sebuah gambar menjadi data teks yang terbaca oleh komputer Anda. Segala macam faktur yang diunggah ke dalam sistem yang terotomatisasi mempunyai jalur data yang terhubung dalam sebuah laporan tanpa perlu dilakukan pemindahan data secara manual dari gambar/file tanda terima. Jika Anda menerima faktur secara langsung yang terhubung dengan software akuntansi yang Anda miliki, Anda bisa mengintegrasikannya dengan Volopay sehingga data secara otomatis terhubung dengan software milik Anda. Jika faktur yang Anda terima dalam bentuk lampiran email, maka secara otomatis juga akan terkirim dan terupload ke platform Volopay yang Anda miliki.
Para vendor dapat menerima pembayaran yang Anda lakukan dengan cepat dibandingkan ketika Anda melakukan pembayaran transfer menggunakan perbankan. Pembayaran domestik dan non-SWIFT, diproses hanya dalam beberapa jam. Sedangkan pembayaran internasional yang menggunakan jaringan SWIFT bisa membutuhkan waktu sedikit lebih lama yaitu sampai 2 hari kerja yang juga tergantung dengan negara perbankan vendor berasal. Anda juga bisa mengatur pembayaran dimuka agar bisa menghindari kerepotan pada menit-menit terakhir.
Tentu saja, Anda bisa membuat pembayaran internasional begitu mudah dengan Volopay. Selain itu, Anda juga bisa mempunyai pilihan untuk melakukan aktivasi wallet untuk berbagai mata uang asing sehingga dapat menyimpan dana dalam mata uang asing selain IDR. Sebagai informasi tambahan, kartu kredit perusahaan kami bisa melakukan transfer secara internasional, memberikan biaya FX dan remitansi yang jauh lebih rendah dan Anda dapat melakukan pengiriman dana di lebih dari 130 negara.